Er komt geen rush naar het kantoor na corona
Na de tweede lockdown zullen we terug naar kantoor willen om collega’s te ontmoeten. Federaal minister van Werk Pierre-Yves Dermagne maakt alvast een opening van een terugkeerdag per week. Bedrijven willen dat ook, om de cohesie van hun teams te versterken. Maar een sprong van 0 naar 100 procent kantoorwerk komt er niet. Experts voorspellen een hybride vorm van werken, met twee of drie dagen telewerk per week.
Het koffieautomaat-syndroom staat nog niet in het Van Dale-woordenboek, maar daar kan verandering in komen. Na de tweede periode van maandenlang verplicht thuiswerk waar het mogelijk is, hunkeren veel werknemers ernaar om terug te keren naar hun kantoor. Voor velen begint de afstand tot het bedrijf en de collega’s te wegen. Ze denken terug aan de babbel aan de koffieautomaat en missen die plek waar vaak ook creatieve ideeën opborrelden.
“Weinig mensen vinden het leuk om vijf dagen per week thuis te werken”, zegt Mario Santy, expert van het advieskantoor BDO. “Ik verwacht een terugkeer naar het kantoor zodra thuiswerk niet langer de norm is. We hebben daar vorige zomer een voorproefje van gehad. Sommige bedrijven kozen voor een A- en een B-ploeg die elkaar niet ontmoetten, maar veel ondernemingen gaven er toch de voorkeur aan dat iedereen elkaar zag.”
Kristel Minten, projectmanager bij de human-resourcesspecialist Acerta, ziet dezelfde drang om opnieuw in professionele teams fysiek samen te komen. “Ik geef dagelijks workshops over telewerk in bedrijven en hoor almaar vaker dat mensen het verplichte thuiswerk beu zijn en behoefte hebben aan contact met collega’s.”
In de bedrijven zijn vergelijkbare signalen te horen. “Ik merk een toenemende vermoeidheid. De veerkracht van de medewerkers komt onder druk”, zegt Marleen Verstraete, hr-verantwoordelijke bij de West-Vlaamse projectontwikkelaar Groep Huyzentruyt en bestuurslid bij HRPro.be, de vereniging van hr-professionals in België. “Met de Antwerp Management School en het VBO hebben we de voorbije maanden enquêtes uitgevoerd bij bedrijfsleiders en hr-professionals. Vier vijfde van de werkgevers maakt zich zorgen over de mentale gezondheid van zijn medewerkers. Het zal goed zijn als de medewerkers opnieuw naar kantoor kunnen, maar we zullen niet direct van 0 naar 100 procent kantoorwerk gaan. Ik denk dat de regels voor thuiswerk bij de laatste versoepelingen zullen zijn. Ik verwacht ook niet dat alles weer wordt zoals het vroeger was.” Bedrijven zoals het informatie- en softwareconcern Wolters Kluwer hebben nu al beslist om personeel stapsgewijs naar kantoor te laten terugkeren (zie kader Terugkeer in fases).
Structureel hybride
Bedrijven die toch kiezen voor een restauratie van de pre-coronasituatie, zullen snel moeten bijsturen. De files zullen opnieuw toenemen. Ze zullen misschien zelfs langer zijn dan vroeger, omdat mensen terughoudender zijn om het openbaar vervoer te nemen. Wanneer werknemers een opdracht moeten uitvoeren die een sterke concentratie vergt, zullen ze terugdenken aan de lockdownperiode. Thuiswerk en het relatieve isolement verhogen de productiviteit wanneer dossiers snel moeten worden afgerond. Dat alles kan ervoor zorgen dat heimwee ontstaat naar de periode waarin telewerk dominant was.
“In september en oktober zullen mensen zeggen: ‘Ik ga bij slecht weer niet weer uren verliezen in ellenlange files naar Brussel, om daar aan een bureau aan Excel-files te werken'”, verwacht Santy. “Vroeger kwamen sommigen nog naar kantoor om documenten te printen en handtekeningen te zetten, maar nu kan dat allemaal digitaal. Ook dat maakt een verschil. Uiterlijk in de herfst zal de vraag naar thuiswerk toenemen, en dan is het goed dat een bedrijf voorbereid is op structureel hybride werken.”
Nooit meer overvol
Hybride werken kan een bedrijf zelf organiseren door alle aspecten van telewerk tegen het licht te houden. BDO heeft een New Way of Work-roadmap ontwikkeld, met aandacht voor een flexibele en slimme werkomgeving, voldoende digitale tools voor thuiswerk en richtlijnen over de taken die het best op kantoor of thuis kunnen worden uitgevoerd. “Goede afspraken zijn belangrijk”, weet Santy. “Als je iedereen maar laat doen, riskeer je toestanden te krijgen waardoor collega’s elkaar nooit meer ontmoeten, omdat ze altijd op een ander tijdstip naar kantoor komen. Een ander risico is dat op dinsdag en donderdag iedereen naar kantoor komt, en de bedrijfsparking en het gebouw overvol zijn. Bedrijven beperken nu hun kantoorruimte met een derde, maar dan moet je wel overleggen wie wanneer komt.”
“Bedrijven maken de oefening”, stelt Minten vast. “Voor brainstorming, overlegmomenten en contacten met klanten is het kantoor de te verkiezen plaats. Voor taken die een sterke focus vergen, blijf je thuiswerken. Die vroegere landschapskantoren zien er misschien aantrekkelijk uit, maar door alle prikkels zijn ze niet echt efficiënt en aangenaam. Medewerkers willen dat niet meer. Er zullen veeleer ruimtes nodig zijn voor coronaproof brainstormsessies. Zelfs de omgeving van de koffieautomaat moet er anders uitzien. Niet iedereen kan daar nog op een zakdoek staan.”
Sommige bedrijven hebben dat vraagstuk al opgelost. Proximus bijvoorbeeld halveert de komende jaren zijn kantooroppervlakte. Bij de stad Leuven wordt twee dagen thuiswerk per week de norm. Santy: “Net zoals bij BDO. En dat verbaast niet. Uit onze telewerkenquête van mei 2020 – die we ook intern hebben afgenomen – bleek dat twee dagen per week thuiswerken de voorkeur geniet.”
Koudwatervrees
Een jaar geleden hadden veel bedrijven koudwatervrees over telewerk. Konden ze hun medewerkers wel vertrouwen? “Het verbaast werkgevers hoe goed het voltijdse thuiswerken verloopt”, stelt Kristel Minten van Acerta vast. “Het vertrouwen van bedrijfsleiders in de thuiswerkers is flink gegroeid.”
“De focus lag vooral op de vraag of werknemers die thuiswerken wel even productief zijn en hoe leidinggevenden het werk kunnen controleren”, herinnert Santy zich. “Maar het moet wel van twee kanten komen. Vaak kwamen leidinggevenden mij zeggen: ‘Mijn medewerkers zitten thuis, ik heb ze een week niet gehoord en ik weet niet wat ze aan het doen zijn.’ Ja zeg, beleg dan een onlinemeeting. Beperk je niet tot wekelijkse operationele meetings. Vraag eens apart aan je mensen of ze zich goed voelen.”
Aan de andere kant waren thuiswerkers de voorbije maanden bang om in de loop van de dag van hun computer weg te gaan, bijvoorbeeld voor een wandelingetje, is te horen bij de hr-adviseurs. “Ze hebben het gevoel dat ze altijd bereikbaar moeten zijn”, verklaart Minten. “Het is belangrijk dat bedrijven een formeel thuiswerkkader opzetten voor werknemers. Maak dat bespreekbaar. Leidinggevenden gaan ervan uit dat mensen op dezelfde manier denken en handelen zoals zij. Op kantoor was er de koffie- en lunchpauze. Bij telewerk is dat niet anders.”
‘Werken met A/B-bubbels’
“Ik hoop dat we zo snel mogelijk het verplichte telewerk kunnen laten vallen en terug kunnen gaan naar een systeem van A- en B-ploegen om medewerkers in kleinere bubbels op een veilige en gecontroleerde manier terug naar werk kunnen laten komen. Dat is goed voor het welzijn, maar ook voor de uitwisseling van ideëen. Telewerk is zeker geschikt voor meer individueel werk zoals een presentatie maken. Maar als je een nieuw design moet aftoetsen of wil brainstormen over nieuwe functionaliteiten, dan gebeurt dat toch het best in een fysieke vergadering. Dan is de samenwerking optimaal. Het kan ook echt veilig, van mei tot oktober hebben we al met die A/B-bubbels gewerkt en hebben we niet één besmetting op het werk gehad.”
“Maar voor alle duidelijkheid, we zijn enkel tegen 100 procent verplicht telewerk. Hybride werken is de toekomst, ook bij ons zal telewerk een blijver zijn na de coronacrisis. Daar hebben we al jaren een heel product-aanbod rond uitgewerkt, met onder meer onze virtual classroom. We hebben die overigens gebruikt om nieuwe medewerkers de voorbije maanden op te leiden. Het volledige telewerk zorgt er nu voor dat je pas aangeworven personeel niet altijd snel genoeg aan je kan binden en ze verleid kunnen worden door headhunters. We proberen de band met al onze medewerkers zo goed mogelijk te onderhouden in deze tijden. Ik communiceer veel meer en organiseer ook elke maand een q&a waar iedereen vragen kan stellen. Maar niks gaat toch boven fysieke bijeenkomsten en toevallige contacten op de werkvloer die nodig zijn om de bedrijfscultuur te versterken en innovatie aan te moedigen.”
‘De klok wordt niet teruggedraaid’
Bij de projectontwikkelaar Groep Huyzentruyt, een klassieke West-Vlaamse kmo in Beveren-Leie (Waregem), was thuiswerken niet aan de orde. De coronapandemie veranderde alles. “Begin maart 2020 hadden we een policy klaar om thuiswerk meer toe te laten. Corona heeft ons in snelheid gepakt”, zegt hr-verantwoordelijke Marleen Verstraete. “Alle bedienden moesten thuiswerken en de werven lagen een paar weken stil, om te zien of we de veiligheid van de aannemers en de werven konden garanderen. We waren telewerk totaal niet gewoon, maar het heeft geen grote problemen veroorzaakt en het was snel ingeburgerd.”
Groep Huyzentruyt had voor corona deelgenomen aan een Great Place to Work-onderzoek van de Vlerick Business School. Met 51 procent was haar score laag. “Te weinig flexibiliteit en thuiswerk, luidde de boodschap. Nu zijn we met 20 procent gestegen.” In september 2020 hoopte de onderneming op een normalisering van de toestand, maar de tweede golf gooide roet in het eten. Wat gebeurt er als thuiswerk niet langer de norm is? “Voor de tweede golf konden onze medewerkers al twee dagen per week thuiswerken. We zijn bereid dat uit te breiden. De klok wordt niet teruggedraaid. Het wordt een mix tussen thuiswerken en werken op kantoor. De sociale rol van het bedrijf blijft belangrijk. We hebben een heel mooie werkruimte, een fitnesszaal, een pooltafel, een bar, en dat blijft zo.”
‘Terugkeer in fases’
“Voor corona bestond al een thuiswerkpolicy van twee dagen per week”, zegt Ellen Diepers, senior hr-businesspartner bij Wolters Kluwer. “Met de eerste lockdown bleef iedereen thuis, en op een paar uitzonderingen na zijn we niet naar kantoor teruggekeerd, ook niet vorige zomer. We volgden algemene richtlijnen die bepaald werden door de evolutie van de pandemie. Als we terug naar kantoor gaan, zal dat in fases gebeuren. In een eerste fase komt maximaal een kwart van de medewerkers één of twee dagen per week naar kantoor. Dat blijft vier weken onveranderd. In de tweede fase is dat de helft, en daarna iedereen. De terugkeer zal niet van vandaag op morgen gebeuren. Een datum ligt niet vast. Het is vermoeiend als je mensen verwachtingen geeft, die je niet kunt nakomen.”
Ellen Diepers zat het voorbije jaar in een specifieke situatie: ze ging tijdens de eerste lockdown bij Wolters Kluwer aan de slag. “Ik heb mijn kantoor nog niet eens gezien. Het is een uitdaging om de bedrijfscultuur mee te geven aan nieuwe medewerkers. Toen de besmettingscijfers laag waren, was er een periode dat nieuwkomers enkele dagen aanwezig konden zijn, maar dat heeft niet lang geduurd. We onderhouden de groepsgeest met remote fun events, zoals een quiz of een Start 2 Run op afstand.”
‘Telewerk heeft van mij een betere CEO gemaakt’
“Showpad heeft nog voor de lockdown van maart volledig telewerken ingevoerd. We waren daar al voor uitgerust, maar het was best wel een uitdagende periode”, getuigt Pieterjan Bouten, de CEO van het softwarebedrijf. “Bovendien hebben we in de eerste maanden van de lockdown een reorganisatie doorgevoerd. Ondertussen hebben we weer 50 mensen aangeworven, omdat de economie veel minder verslechterde dan verwacht. Een tiende van onze medewerkers heeft nog nooit een collega in levenden lijve gezien.”
Tijdens de eerste lockdown heeft Showpad zes weken lang de werkweek beperkt tot vier dagen, om iedereen meer ademruimte te geven. “Telewerk heeft van mij een betere CEO gemaakt. Het heeft me gedwongen mijn interne communicatie te verbeteren. Ik ben me er nu meer van bewust dat ik mijn aandacht niet disproportioneel mag laten gaan naar de 150 medewerkers in onze Gentse hoofdzetel, maar ook naar de overige 300. Natuurlijk mis ik de menselijke interactie, maar ik probeer dat op te vangen door met medewerkers te gaan wandelen, in plaats van te zoomen. Louis Jonckheere (de medeoprichter die samen met Bouten het bedrijf leidt, nvdr) zie ik ook bijna elke dag. We wonen in elkaars buurt. Ik zal na de coronacrisis nooit meer hele dagen op kantoor zitten. Ik kan een veel efficiëntere CEO zijn.”
Showpad zal ook een virtual first-bedrijf worden. Tot eind september blijft het volledig telewerken, daarna zullen de meeste functies wellicht een regime van één of twee dagen kantoorwerk volgen. Maar als mensen volledig op kantoor willen werken, zal ik ze niet tegenhouden.”
2 dagen per week thuiswerken geniet de voorkeur, blijkt uit een enquête van BDO.
‘We zullen niet allemaal schermverslaafden worden’
Gert Pauwels, de algemeen directeur van Accenture Interactive, meent dat telewerk een blijver is. Hij verwijst naar Fjord Trends 2021, een rapport over de ontwikkelingen in business, technologie en design dat Accenture volgende week presenteert. “De pandemie heeft een collectieve gedragswijziging veroorzaakt”, zegt hij. “Mensen hebben in sneltempo leren werken met instrumenten en apps voor teleconferenties en videobellen. En ze hebben daarvan de voordelen ervaren. Dat zie ik niet meteen verdwijnen.”
Werken op kantoor komt wel terug, maar zal het telewerk niet verdringen, zegt Pauwels: “De mens is een sociaal wezen. Interactie blijft een basisbehoefte. Een pandemie zal die behoefte niet wegvagen en van ons allemaal schermverslaafden maken. Een groot stuk van onze communicatie verloopt non-verbaal en informeel. In vergaderapplicaties is daar weinig ruimte voor. Met Accenture Interactive zijn we daarvoor iets aan het ontwikkelen. De behoefte aan zo’n toepassing bestond ook al voor corona. Ons team van 800 mensen zit verspreid over acht kantoren in vier landen. Zo’n tool kan werknemers die geografisch niet bij elkaar zitten, toch laten samenwerken als een team.”
De app voorziet als het ware in een uitbouw voor de bestaande apps, met daarin een virtuele cafetaria, een chatroom aan de waterkoeler, een eigen radiostation en een plek om Tetris met elkaar te spelen. “We virtualiseren de informele aspecten van het kantoorleven”, zegt Pauwels.
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier