Het koffieautomaat-syndroom staat nog niet in het Van Dale-woordenboek, maar daar kan verandering in komen. Na de tweede periode van maandenlang verplicht thuiswerk waar het mogelijk is, hunkeren veel werknemers ernaar om terug te keren naar hun kantoor. Voor velen begint de afstand tot het bedrijf en de collega's te wegen. Ze denken terug aan de babbel aan de koffieautomaat en missen die plek waar vaak ook creatieve ideeën opborrelden.
...

Het koffieautomaat-syndroom staat nog niet in het Van Dale-woordenboek, maar daar kan verandering in komen. Na de tweede periode van maandenlang verplicht thuiswerk waar het mogelijk is, hunkeren veel werknemers ernaar om terug te keren naar hun kantoor. Voor velen begint de afstand tot het bedrijf en de collega's te wegen. Ze denken terug aan de babbel aan de koffieautomaat en missen die plek waar vaak ook creatieve ideeën opborrelden. "Weinig mensen vinden het leuk om vijf dagen per week thuis te werken", zegt Mario Santy, expert van het advieskantoor BDO. "Ik verwacht een terugkeer naar het kantoor zodra thuiswerk niet langer de norm is. We hebben daar vorige zomer een voorproefje van gehad. Sommige bedrijven kozen voor een A- en een B-ploeg die elkaar niet ontmoetten, maar veel ondernemingen gaven er toch de voorkeur aan dat iedereen elkaar zag." Kristel Minten, projectmanager bij de human-resourcesspecialist Acerta, ziet dezelfde drang om opnieuw in professionele teams fysiek samen te komen. "Ik geef dagelijks workshops over telewerk in bedrijven en hoor almaar vaker dat mensen het verplichte thuiswerk beu zijn en behoefte hebben aan contact met collega's." In de bedrijven zijn vergelijkbare signalen te horen. "Ik merk een toenemende vermoeidheid. De veerkracht van de medewerkers komt onder druk", zegt Marleen Verstraete, hr-verantwoordelijke bij de West-Vlaamse projectontwikkelaar Groep Huyzentruyt en bestuurslid bij HRPro.be, de vereniging van hr-professionals in België. "Met de Antwerp Management School en het VBO hebben we de voorbije maanden enquêtes uitgevoerd bij bedrijfsleiders en hr-professionals. Vier vijfde van de werkgevers maakt zich zorgen over de mentale gezondheid van zijn medewerkers. Het zal goed zijn als de medewerkers opnieuw naar kantoor kunnen, maar we zullen niet direct van 0 naar 100 procent kantoorwerk gaan. Ik denk dat de regels voor thuiswerk bij de laatste versoepelingen zullen zijn. Ik verwacht ook niet dat alles weer wordt zoals het vroeger was." Bedrijven zoals het informatie- en softwareconcern Wolters Kluwer hebben nu al beslist om personeel stapsgewijs naar kantoor te laten terugkeren (zie kader Terugkeer in fases). Bedrijven die toch kiezen voor een restauratie van de pre-coronasituatie, zullen snel moeten bijsturen. De files zullen opnieuw toenemen. Ze zullen misschien zelfs langer zijn dan vroeger, omdat mensen terughoudender zijn om het openbaar vervoer te nemen. Wanneer werknemers een opdracht moeten uitvoeren die een sterke concentratie vergt, zullen ze terugdenken aan de lockdownperiode. Thuiswerk en het relatieve isolement verhogen de productiviteit wanneer dossiers snel moeten worden afgerond. Dat alles kan ervoor zorgen dat heimwee ontstaat naar de periode waarin telewerk dominant was. "In september en oktober zullen mensen zeggen: 'Ik ga bij slecht weer niet weer uren verliezen in ellenlange files naar Brussel, om daar aan een bureau aan Excel-files te werken'", verwacht Santy. "Vroeger kwamen sommigen nog naar kantoor om documenten te printen en handtekeningen te zetten, maar nu kan dat allemaal digitaal. Ook dat maakt een verschil. Uiterlijk in de herfst zal de vraag naar thuiswerk toenemen, en dan is het goed dat een bedrijf voorbereid is op structureel hybride werken." Hybride werken kan een bedrijf zelf organiseren door alle aspecten van telewerk tegen het licht te houden. BDO heeft een New Way of Work-roadmap ontwikkeld, met aandacht voor een flexibele en slimme werkomgeving, voldoende digitale tools voor thuiswerk en richtlijnen over de taken die het best op kantoor of thuis kunnen worden uitgevoerd. "Goede afspraken zijn belangrijk", weet Santy. "Als je iedereen maar laat doen, riskeer je toestanden te krijgen waardoor collega's elkaar nooit meer ontmoeten, omdat ze altijd op een ander tijdstip naar kantoor komen. Een ander risico is dat op dinsdag en donderdag iedereen naar kantoor komt, en de bedrijfsparking en het gebouw overvol zijn. Bedrijven beperken nu hun kantoorruimte met een derde, maar dan moet je wel overleggen wie wanneer komt." "Bedrijven maken de oefening", stelt Minten vast. "Voor brainstorming, overlegmomenten en contacten met klanten is het kantoor de te verkiezen plaats. Voor taken die een sterke focus vergen, blijf je thuiswerken. Die vroegere landschapskantoren zien er misschien aantrekkelijk uit, maar door alle prikkels zijn ze niet echt efficiënt en aangenaam. Medewerkers willen dat niet meer. Er zullen veeleer ruimtes nodig zijn voor coronaproof brainstormsessies. Zelfs de omgeving van de koffieautomaat moet er anders uitzien. Niet iedereen kan daar nog op een zakdoek staan." Sommige bedrijven hebben dat vraagstuk al opgelost. Proximus bijvoorbeeld halveert de komende jaren zijn kantooroppervlakte. Bij de stad Leuven wordt twee dagen thuiswerk per week de norm. Santy: "Net zoals bij BDO. En dat verbaast niet. Uit onze telewerkenquête van mei 2020 - die we ook intern hebben afgenomen - bleek dat twee dagen per week thuiswerken de voorkeur geniet." Een jaar geleden hadden veel bedrijven koudwatervrees over telewerk. Konden ze hun medewerkers wel vertrouwen? "Het verbaast werkgevers hoe goed het voltijdse thuiswerken verloopt", stelt Kristel Minten van Acerta vast. "Het vertrouwen van bedrijfsleiders in de thuiswerkers is flink gegroeid." "De focus lag vooral op de vraag of werknemers die thuiswerken wel even productief zijn en hoe leidinggevenden het werk kunnen controleren", herinnert Santy zich. "Maar het moet wel van twee kanten komen. Vaak kwamen leidinggevenden mij zeggen: 'Mijn medewerkers zitten thuis, ik heb ze een week niet gehoord en ik weet niet wat ze aan het doen zijn.' Ja zeg, beleg dan een onlinemeeting. Beperk je niet tot wekelijkse operationele meetings. Vraag eens apart aan je mensen of ze zich goed voelen." Aan de andere kant waren thuiswerkers de voorbije maanden bang om in de loop van de dag van hun computer weg te gaan, bijvoorbeeld voor een wandelingetje, is te horen bij de hr-adviseurs. "Ze hebben het gevoel dat ze altijd bereikbaar moeten zijn", verklaart Minten. "Het is belangrijk dat bedrijven een formeel thuiswerkkader opzetten voor werknemers. Maak dat bespreekbaar. Leidinggevenden gaan ervan uit dat mensen op dezelfde manier denken en handelen zoals zij. Op kantoor was er de koffie- en lunchpauze. Bij telewerk is dat niet anders."