Meetings verlopen soms stroef omdat deelnemers slecht voorbereid zijn. CupSpace, een nieuwe webtool van eigen bodem, wil daar verandering in brengen.
Met het instrument kunnen participanten voor, tijdens en na vergaderingen notities nemen en delen met de anderen. Daardoor krijgt iedereen een duidelijk en uniform overzicht van besproken of nog te behandelen onderwerpen. Het is ook mogelijk bepaalde acties — zoals taken — te organiseren, toe te wijzen aan bepaalde personen en op te volgen.
De ontwikkelaars Frank Cleynen en Wim Deboel zijn Belgische ondernemers met een stevige consultancyervaring in het internationale bedrijfsleven. Als IT-consultants komen ze in uiteenlopende bedrijven. “Daar constateren we vaak dat vergaderingen niet altijd efficiënt verlopen”, zegt Frank Cleynen. “Meestal kunnen ze veel beter worden georganiseerd. Met CupSpace willen we aan de deelnemers toegang bieden tot alle beslissingen en acties die voortkomen uit zulke meetings.”
“Gebruikers kunnen op een intuïtieve manier alle notities tijdens een vergadering registreren”, vult Wim Deboel aan. “Met een klik op de knop kunnen ze vanuit een nota taken, beslissingen, ideeën en eventuele risico’s aanmaken. Die worden dan via een opvallend symbooltje in de notities weergegeven. Elke deelnemer krijgt via een persoonlijk dashboard een overzicht van alle aantekeningen, open taken en andere recente activiteiten.”
CupSpace werd afgelopen zomer op het grote publiek losgelaten via een freemiummodel. In de maanden vooraf werd de onlineapplicatie uitgebreid getest in grotere Belgische ondernemingen. “Zowel projectmanagers, teamleaders als directors hebben de mogelijkheden grondig uitgeprobeerd”, zegt Cleynen. De ontwikkeling en de lancering van CupSpace werd tot op heden gefinancierd met eigen middelen, maar in de toekomst wordt mogelijk extern kapitaal uitgetrokken om extra features uit te werken.
