‘Begin met het verhaal’ en 5 andere tips om met meer impact te presenteren

In het boek ‘The Corporate Wellbeing Coach’ behandelt schrijver Serge Haubourdin veelbesproken thema’s als burn-outpreventie en persoonlijke coaching. Hij laat er ook specialisten aan het woord, waaronder Sylvie Verleye over hoe je succesvol presenteert. Trends Style biedt u een fragment uit het boek aan.

In mijn werk als coach vraag ik altijd aan de deelnemers wat ze met de opleiding willen bereiken. In al die jaren zijn de verwachtingen zo goed als dezelfde gebleven. Velen willen advies over hoe ze de aandacht van het publiek kunnen trekken en behouden. Heel vaak willen ze ook leren hoe ze met podiumstress kunnen omgaan. Ten slotte staat lichaamstaal hoog op de verlanglijst.

Uit mijn ervaringen als coach van nieuwsankers bleek dat hoe meer ik hen coachte op lichaamstaal – zoals bijvoorbeeld hoe voor een camera te zitten – hoe onnatuurlijker het leek. Dus ging ik hen meer coachen op het lezen van de tekst. Ze moesten voelen wat ze vertelden, en niet zomaar iets aflezen van de autocue. Hoe beter ze daarin slaagden, hoe natuurlijker ze overkwamen. Bij presentatie werkt deze techniek ook. Hoe vroeger je als spreker echt in jouw verhaal komt, hoe enthousiaster en natuurlijker het klinkt.

Als je met een vriend praat, vraag je jezelf ook niet af hoe je moet staan of wat je met je armen moet doen. Wanneer je echter voor een publiek staat, dan weet je vaak niet meer hoe je jezelf natuurlijk moet gedragen. Daarom is het zo belangrijk om een duidelijk verhaal te hebben. Doorheen de jaren heb ik mijn jobtitel zelfs veranderd van presentatiecoach naar storytellingcoach, omdat presenteren vooral rond het verhaal draait. Als het verhaal goed zit en je kent de trucs om je zenuwen de baas te blijven, dan volgt je lichaamstaal op een natuurlijke manier.

Als middel om je presentatie te geven, denk je bijna automatisch aan PowerPoint. Je gaat er van uit dat dit verwacht wordt. Ik ging dit in de praktijk na aan de hand van een interviewreeks waarbij ik heel wat topmensen van grote bedrijven betrok, voornamelijk mannen, maar ook dertig vrouwen. De rode draad doorheen alle interviews was de verwachting om een helder verhaal te horen tijdens een presentatie, liefst zo kort mogelijk en niet noodzakelijk ondersteund door PowerPoint. Je kan dit dus gebruiken als middel om je verhaal te brengen, maar het is zeker geen verplichting. PowerPoint is geen doel op zich, je verhaal wel.

‘Presenteren met impact’ betekent dat je een bewuste spreker bent. Je hebt een verhaal met een duidelijke boodschap, je bent je bewust van jouw eigen stijl en je gebruikt PowerPoint op een heel overtuigende manier. De vraag is natuurlijk: hoe doe je dat? Ik geef je hieronder vijftien tips, die een combinatie zijn van mijn eigen ervaring als spreker en coach, de boeken die ik heb gelezen en de kennis die ik heb verworven via de vele interviews. Hiermee wil ik jou helpen om op elk moment en waar ook een toppresentatie te kunnen opbouwen.

Tip 1: Begin met het verhaal

De meeste sprekers die ik begeleid openen eerst PowerPoint, beginnen slides te maken en bekijken in laatste instantie wat ze gaan vertellen bij elke slide. Die laatste stap gebeurt soms pas minuten voor de presentatie. Ze werken eigenlijk omgekeerd, want je kan maar goede ondersteunende slides maken als je eerst een duidelijk verhaal hebt. Het belangrijkste is dus dat je zelf met je verhaal start. Maar hoe begin je daaraan?

Elk verhaal heeft een duidelijke structuur nodig en daar loopt het vaak al fout. Meestal gebruik je nog altijd de structuur die je jarenlang werd geadviseerd: geef eerst een overzicht van wat je gaat vertellen, breng vervolgens het verhaal en geef dan een samenvatting van wat je hebt verteld. Op deze manier zit je vast in een rigide structuur. Als je bijvoorbeeld op een bepaald moment je presentatie moet inkorten door tijdsgebrek, geraak je in de problemen. Je gaat sneller over je slides, of je slaat een aantal slides over, waardoor het geheel rommelig en onsamenhangend wordt. Ik stel je daarom een meer flexibele structuur voor, waarbij je de conclusies van je presentatie gebruikt als rode draad. Hoe je dat doet, lees je in tip 2.

Tip 2: Jouw basisverhaal is een pitch

Ongeacht hoeveel tijd je krijgt om je presentatie te geven, ga altijd uit van een basisverhaal van vier à vijf minuten. Dat is net de tijd die je nodig hebt voor een zacht gekookt ei. Denk even na wat je publiek moet kunnen navertellen. Dit zijn geen woorden, maar wel zinnen. Ze vormen de conclusies van jouw verhaal. Het is hierbij belangrijk dat je het publiek niet overschat. Het zal zeker niet alles kunnen navertellen, maar onderschat het ook niet. Zoek naar kernzinnen die zo concreet mogelijk zijn en blijven plakken. Deze zinnen vormen de rode draad van je verhaal.

Om van deze kernzinnen echt een rode draad te maken die je makkelijk kan onthouden, moet je deze een gemeenschappelijke noemer geven. Dit kunnen drie oplossingen, tips, ideeën, redenen of voordelen zijn. Het hoeft ook niet altijd drie te zijn, maar drie is wel een magisch getal. Het publiek onthoudt vaak in termen van drie. Dit betekent niet dat al je presentaties een rode draad van drie moeten hebben. Misschien heb je maar twee kernzinnen, of mogelijk heb je er ook vier of vijf. Dat is geen probleem. Maar als je er meer dan vijf heb, raad ik je aan om te gaan clusteren zodat je een eenvoudigere structuur kan maken.

Deze kernzinnen kan je vergelijken met drie ‘kasten’. Elke kast heeft verschillende laden en die laden zijn de uitleg die je geeft. Je kan laden hebben met feiten en cijfers, of laden met voorbeelden, laden met grafieken, enzovoort. Deze laden vormen de flexibiliteit van het model. Kan je veertig minuten spreken, dan kan je heel wat laden opentrekken. Is jouw spreektijd ingekort, dan moet je een aantal laden gesloten houden.

Tip 3: Leer van TED Talks

Je weet nu hoe je kan werken met het idee van kasten en laden. Voor velen is dit vernieuwend, maar tegelijk ook heel verwarrend. Want dit betekent dat je niet eindigt met een grote apotheose, namelijk de conclusies, zoals je nu meestal wel doet in je presentaties. Eindigen met een grote climax lijkt interessant, maar het vraagt veel van je publiek. Ze moeten heel aandachtig je hele redenering volgen om op het einde de eindconclusie te kunnen begrijpen.

Het is echter normaal dat hun gedachten al eens afdwalen tijdens een presentatie. Bovendien word je als spreker ook vaak onderbroken tijdens je presentatie en kom je dan helemaal niet aan die grote apotheose toe. Daarom ben ik een groot voorstander van de vijfminutenpresentatie. Het komt erop neer dat je het belangrijkste kan vertellen op vijf minuten om dan verder te gaan met een waardevolle inhoud (je laden).

Op de website TED.com zie je tal van goede voorbeelden van zo’n korte vijfminutenpresentaties. Je kan hier veel van leren door te letten op hun opbouw. Mijn favoriet is de presentatie van Ric Elias omdat hij de kasten-en-ladenstructuur gebruikt. Elias is een zakenman die een vliegtuigramp overleefde en hij vertelt in een korte presentatie wat dat met hem heeft gedaan. Hij doet dit zonder Power-Point. Vijf minuten lijkt niet lang, maar je kan toch veel vertellen op die tijd als je maar een heel duidelijke rode draad hebt om je verhaal te vertellen.

Van zodra Ric Elias zijn verhaal begint, duik je meteen met hem in de problematiek: ‘Imagine a plane going clack, clack, clack …’. Hij bouwt die inleiding verder op tot hij zijn rode draad letterlijk duidelijk maakt aan zijn publiek. Hij zegt: ‘There are three things I learned from this experience’. De rode draad zin in zijn geval is: ‘Things I learned from this experience’.

Zijn eerste kast maakt hij duidelijk met de zin: ‘First thing I learned: it all changes in an instant’. En dan licht hij verder toe wat dat concreet betekent. Op dat moment begint hij dus met het opentrekken van zijn laden. Hij maakt vervolgens letterlijk de overstap naar zijn tweede kast met de zin: ‘Second thing I learned: I eliminate negative energy from my life’. Hij legt hierbij opnieuw uit wat dat betekent. Tenslotte maakt hij de overstap naar zijn derde kast met de zin: ‘Third thing I learned: I just want to be a good dad’. Opnieuw vertelt hij wat hij hiermee bedoelt.

Als je deze drie zinnen duidelijk in je hoofd hebt en je weet met welke zin je de overstap maakt van de ene ‘kast’ naar de andere, dan hoef je niet de hele presentatie letterlijk uit je hoofd te leren.

Tip 4: Storytelling trekt en houdt de aandacht

Een van de moeilijkste dingen wanneer je presenteert, is de aandacht van het publiek trekken en behouden. Als je goed luistert naar de TED Talks, dan zal je horen dat de meeste beginnen met een verhaal. Omdat deze TED Talks inspirerende verhalen zijn, denk je misschien dat het dan makkelijker is om met een persoonlijk verhaal te beginnen. Ik heb het echter niet over een persoonlijk verhaal. Er zijn zoveel verhalen in je bedrijf maar ze worden helaas zelden verteld. Zo kan je vertellen over leerrijke ervaringen die je hebt met klanten, over successen of mislukkingen bij een project, over gesprekken met collega’s of het management, enzovoort. Het zijn allemaal goede bronnen waarmee je een sterk verhaal neerzet en de aandacht van je publiek trekt.

Een goede tip hierbij is dat je jouw presentatie op een tijdslijn plaatst. Met deze presentatie heb je natuurlijk ook een doel, je wil er iets mee bekomen. Ga na welk aanknopingspunt in het verleden je kan gebruiken om naar dat doel te werken. De inleiding gebruik je om een probleem duidelijk te maken. Het kan er een zijn waarvan het publiek al op de hoogte is of het kan een probleem zijn dat je in hun hoofd wil planten. Of het nu een gekend probleem is of niet, je maak dit het beste duidelijk met een anekdote. Deze anekdote begin je met een tijdsaanduiding zoals: gisteren, twee weken geleden, enzovoort. Het is hierbij geen verplichting dat je jouw verhaal spannend maakt. Het moet vooral een anekdote zijn die helpt om zo snel mogelijk tot de essentie van jouw presentatie te komen. En dat zijn jouw kernzinnen.

Storytelling gebruik je niet alleen om je presentatie aan te vangen, maar kan je ook doorheen de presentatie gebruiken in de laden. Hoe langer je spreekt, hoe moeilijker het is om de aandacht van het publiek te behouden. Het publiek haakt sneller af dan je denkt. Als je twintig minuten spreekt, dan heb je variatie nodig. Ik heb al aangeraden om met een ladensysteem te werken. Maar als je alle laden vult met feiten en cijfers, dan wieg je het publiek zachtjes in slaap. Vijf minuten feiten en cijfers kan perfect, maar twintig minuten van hetzelfde is te veel. Je zal dus ook laden moeten vullen met voorbeelden uit je werk of privé-omgeving. Om weer de vergelijking met het ei te gebruiken: vijf minuten volstaat voor een zacht gekookt ei, op twintig minuten kan je beter een omelet maken met verschillende ingrediënten en kleuren.

Een van de vrouwen die ik interviewde, heeft dat heel goed begrepen. Marcia De Wachter is erevicegouverneur van de Nationale Bank van België en een dame die bijzonder goed kan presenteren. Tijdens het interview toonde ze mij een boekje dat ze altijd in haar handtas heeft. Gebeurt er iets dat ze wil onthouden, dan noteert ze dat. Als het boekje vol is, geeft ze het aan haar secretaresse die de tekst uittikt. Zij heeft dus een database vol persoonlijke verhalen. Als Marcia De Wachter een presentatie voorbereidt, kijkt ze in die database welk verhaal ze kan gebruiken als ‘starter’. Maar ze gebruikt deze verhalen ook doorheen haar presentatie in haar laden met voorbeelden. Dat is voor haar de kers op de taart!

Tip 5: Wees kritisch voor je presentatie en maak het verschil

Veel presentaties lijken op elkaar. Niet omdat die presentaties zo goed zijn, maar eerder omdat mensen denken dat het zo moet en geen alternatieven kennen. Zeker bedrijfspresentaties zien er bijna altijd hetzelfde uit. Ze bestaan uit slides die meestal gestructureerd zijn rond een agenda. De agenda behandelt dan typische topics zoals historiek, missie, visie, locaties, structuur, om te eindigen met het belangrijkste: de producten of diensten. Deze slides zijn eerder een brochure die je kan achterlaten. Maar wat is het verhaal erachter?

Deze manier van presenteren beperkt zich tot het becommentariëren van alle slides. Zonder slides raak je hierbij als spreker echter snel de draad kwijt. Om het verhaal te vinden achter de bedrijfspresentatie, ga je het best na wat je bedrijf uniek maakt. Hoe onderscheid je je van de concurrentie? Dit vormt de rode draad en daarrond bouw je het hele verhaal op. Met kasten en laden.

Nu denk je misschien: ik doe een heel ander soort presentatie. Ik geef maandelijks een update van de cijfers. Dus ik wil niet overtuigen, ik geef alleen maar info. Een presentatie is echter nooit zomaar wat info geven. Er zit een verhaal achter elke presentatie en het is jouw taak om dat verhaal te vertellen. Wat zijn bijvoorbeeld de belangrijke cijfers die deze maand aandacht verdienen? Die cijfers vormen dan jouw rode draad. Of wat zijn de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van vorige maand? Dan vormen de wijzigingen jouw rode draad. Of misschien wil je vooral aandacht vestigen op dat ene cijfer dat niet goed is en acties voorstellen die belangrijk zijn in de komende maand. Jouw rode draad zijn dan de acties. Op deze manier maak je met elke presentatie een verschil en kan je de echte doelstellingen achter de presentatie bereiken

.

Tip 6: Maak oogconnectie in plaats van oogcontact

Connecteren bij een presentatie betekent voor mij bewust aandacht hebben voor jouw publiek. Wanneer je presenteert, ben je vaak zenuwachtig. Onbewust heb je dan de reflex jezelf te beschermen door gericht te zijn op jezelf. ‘Fake’ zelfvertrouwen en zoek bewust contact met je publiek, want dan heb je een krachtige uitstraling. Je vindt hierover een fantastisch TED-filmpje van lichaamstaalexperte Amy Cuddy.

Zelfbewust presenteren voor een publiek en oogconnectie maken betekent dat je:

• Zo dicht mogelijk bij het publiek gaat staan.
• Een bewuste basishouding aanneemt waarbij je vlot kan bewegen vanuit de schouders.
• Eventueel een steekkaart of afstandsbediening vasthoudt, als dat helpt. Bekijk presentatoren op televisie en ontdek welke basishouding zij hebben.
• Het publiek bekijkt als individuen en hen individuele aandacht schenkt. Kijk naar iemand alsof je die een glas wijn zou inschenken. Het voordeel is dat je dan bewust naar die persoon zal draaien en hem lang genoeg blijft aankijken. Veel sprekers schenken slechts ‘druppels wijn’ aan het publiek of laten glazen leeg. Geef iedereen voldoende aandacht.
• Als het over een groot publiek gaat, kan je uiteraard niet iedereen aankijken. Probeer het publiek wel die indruk te geven. Dit doe je door het publiek te verdelen in vier kwadranten en een W-vorm te visualiseren. Draai je naar de verschillende punten van de W-vorm of stap naar de punten van de W-vorm en kijk dan naar een tweetal personen in die richting alsof je hen een glas wijn inschenkt.

Denk vooral niet dat ervaren sprekers geen zenuwen meer hebben. Ik heb al met heel veel ervaren sprekers over dit onderwerp gepraat. Personen die echt geen last meer hebben van zenuwen, zijn op één hand te tellen. Je mag zenuwachtig zijn, maar als je een krachtige houding aanneemt en rustig oogcontact maakt, straal je ook kracht en rust uit.