‘Hoe een evaluatiegesprek echt een cadeau wordt’

De auteur is professor leadership en partner van de Vlerick Business School

Cadeautjestijd is ook de tijd van de jaarlijkse evaluatiegesprekken. Voor sommigen een zegen, voor anderen een verplicht deel van de job dat niet snel genoeg voorbij kan zijn. Tijd om even stil te staan bij de basisregels voor het geven van feedback. Feedback is het cadeau bij uitstek om mensen te laten groeien. Maar sommige cadeautjes zijn natuurlijk net iets leuker om te ontvangen dan andere. Neem daarom toch even de tijd om goed na te denken welk cadeau je wilt geven en hoe je dat cadeau wilt verpakken. Of je nu een team leidt, een project bespreekt met collega’s, of aan je favoriete restaurant wilt vertellen dat het deze keer toch wat tegenviel, het blijft altijd een uitdaging om de juiste woorden te vinden.

Alles begint bij de setting van een evaluatiegesprek. Feedback geef je altijd in een persoonlijk gesprek en liever niet op papier. Zo zorg je ervoor dat je goede intenties niet verloren gaan. Want zelfs wanneer je feedback eigenlijk positief bedoeld is, blijft er vaak op papier weinig over van die goede bedoelingen. Vergeet niet dat voor de ontvanger feedback krijgen toch altijd een tikkeltje een kwetsbare situatie is, zelfs wanneer jij niet het gevoel hebt dat je feedback gevoelig zou kunnen liggen. Probeer tijdens je gesprek ook zo specifiek mogelijk te zijn en minstens enkele concrete voorbeelden te geven van wat je precies wilt benoemen. Geen raadselachtige aanwijzingen of algemeenheden, wees gewoon specifiek. Probeer bovendien ook even specifiek te zijn over de positieve punten. Feedback geven met te weinig of veel te vage positieve punten is een beetje als naar een prachtige film kijken met een triest einde. Door ook heel concreet te erkennen wat er goed gaat, toon je aan dat je moeite hebt gedaan om ook specifiek te zijn over de zaken die je echt apprecieert. Want zonder licht is er natuurlijk ook geen schaduw.

Een gouden vuistregel is bovendien dat je voor elke negatieve boodschap die je in een evaluatiegesprek brengt, het liefst ook een drietal positieve zaken kunt benoemen. In crossculturele situaties mag je de positieve feedback zelfs nog wat uitbreiden, want wanneer je over culturen heen communiceert, gaan positieve bedoelingen soms nog meer verloren. Die 3-op-1-vuistregel geldt blijkbaar ook in romantische relaties: voor elke negatieve ervaring, moeten er ook minstens een drietal positieve ervaringen zijn om de relatie gezond te houden.

Feedback is ook niet mogelijk zonder een veilige grond. Stel je voor: je geeft goedbedoelde feedback, maar de ander kijkt je aan alsof je net zijn pasgeboren baby hebt beledigd. Dat wil je allicht voorkomen. Zorg er daarom voor dat de ander zich eveneens gehoord voelt. Empathie speelt daarin een grote rol. Probeer je in te leven in de positie van de ander en denk goed na over het proces. Een manier om veiligheid te creëren is feedback op te vatten als een dialoog, waarbij je ook zelf toont dat je open staat voor de reactie van de ander.

Zelfs als je de leidinggevende bent, kun je dus het best ook feedback vragen in een evaluatiegesprek. Anders blijft feedback eenrichtingsverkeer in plaats van een dialoog. Zo maak je het gesprek meteen veel gelijkwaardiger en laat je ten minste zien dat je ook zelf niet perfect bent en openstaat voor verbetering. Misschien ontdek je wel dat jij ook wel het een en ander zou kunnen doen om de samenwerking nog beter te maken. Ook het ontvangen van feedback is een kunst, maar die leer je het beste door het goede voorbeeld te geven en evenzeer feedback te vragen. Het is niet voor niets dat Microsoft en Patagonia trainingen organiseren voor leidinggevenden om feedback te leren vragen en ontvangen.

Wanneer je deze basisregels in acht neemt, creëer je een cultuur van open communicatie en wederzijds respect, wat leidt tot een meer samenwerkende en productieve omgeving. En dat is pas het echte cadeau.