Voor een vlotte overgang naar een flexkantoor

Steeds meer bedrijven gaan over op flexibele werkplekken en werktijden. Dat heeft voor velen als minpunt dat de eigen werkplek moet worden ingeleverd. Met deze tips maakt u uw werkplek helemaal hybride.

Kasten. Afhankelijk van uw kantooromgeving behoudt u een geringe hoeveelheid ruimte voor uw spullen. Vaak is dat een plank in een kast en een kluisje voor persoonlijke spullen. Wellicht hebt u het geluk een kastje op wieltjes of iets dergelijks te krijgen voor uw kantoorspullen. Mocht dat niet het geval zijn, stop dan een paar pennen in uw tas en lever de overige kantoorartikelen in bij het secretariaat of magazijn. Uw nietmachine, perforator, Tipp-ex, plakband en paperclips gebruikt u waarschijnlijk amper meer. Ook stapels kladblokken, insteekhoesjes en lege mappen kunt u inleveren.

Personalia. Neem foto’s en andere persoonlijke zaken mee naar huis. Daarvoor in de plaats kunt u zorgen voor enkele digitale foto’s op uw pc.

Bakjes. Verdeel uw documenten over de volgende bakjes. Deze stapel postbakjes kunt u aan het einde van de werkdag op uw boekenplank zetten.

IN: nieuwe post.
ACTIE: alle zaken waar u iets mee moet doen, dus ook notities, aantekeningen, lijstjes…
WACHTEN: papieren waar u nu niet mee verder kunt, omdat u wacht op een reactie of aanvulling van een ander.
ARCHIVEREN: afgehandelde post die u moet opbergen. Wacht tot u een klein stapeltje hebt en berg alles in één keer op.
UIT: bijvoorbeeld voor te versturen post.

Centraal archief. Overleg met collega’s of er een centrale plek kan komen voor naslagwerken zoals catalogi, (hand)boeken en gebruiksaanwijzingen. Zo hoeft niet ieder voor zich deze spullen te bewaren.

Digitaal archief. Bewaar zoveel mogelijk documenten digitaal en print (bijna) niets meer uit. Stukken die je ooit uitprintte om te kunnen lezen, kun je nu weggooien. Denk aan notulen, rapporten, artikelen…

Takenlijst. Wellicht zit uw beeldscherm onder de Post-its of is uw werkplek bezaaid met notities. Gebruik vanaf nu één duidelijk systeem, bij voorkeur digitaal zodat u uw takenlijst altijd overal paraat hebt.

Tijdschriften. Gooi stapels oude tijdschriften weg. Steeds meer vaktijdschriften zijn digitaal te raadplegen.

Bron: Lifehacking.nl