Verlies geen tijd met de foute informatie en communicatie

Door te inventariseren hoe u informatie verzamelt en communiceert, kunt u vermijden dat u overbelast raakt door informatie of dat u te veel tijd besteedt aan irrelevante of inefficiënte communicatie.

Houd minimaal twee dagen lang een overzicht bij van uw informatieverzameling en communicatie.

Informatie
• Door op te schrijven wat voor informatie u nodig hebt, kunt u zien welke informatiebronnen vaak terugkeren en hoeveel informatie uit die bronnen u werkelijk gebruikt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de bron wel goed is, maar dat u veel te veel informatie tot u neemt. Zeker als er informatie bij zit waar u niet echt naar op zoek was.

• Door op te schrijven met wie u informatie uitwisselt, komt u erachter dat u altijd met dezelfde personen communiceert. U komt nooit toe aan verandering of vernieuwing van uw netwerk. Lunch bijvoorbeeld een keer per week met andere collega’s.

• Door op te schrijven waarom u informatie nodig hebt, kunt u bijvoorbeeld ontdekken dat u juist informatie zoekt uit onzekerheid of omdat u zich weer eens moet verantwoorden.

Communicatie
Noteer hoeveel tijd u besteedt aan elke informatiebron, zowel zakelijk als privé:

• aantal ontvangen en verstuurde mails per dag
• aantal instantmessages, telefoongesprekken, voicemails en conferencecalls per dag
• uren per dag besteed aan mail, telefoon en voicemail
• uren per week besteed aan kranten, tijdschriften, artikelen en boeken
• uren per week besteed aan radio, tv en internet
• uren per week besteed aan andere informatiebronnen, zoals wiki’s, blogs, muziek, cd, dvd
• uren per dag besteed aan (het leren van) technologieën om informatie te verwerken.

Aan welke informatie of communicatie besteedt u de meeste tijd? Klopt dat wel met uw taken of functie, en is het wel waaraan u de meeste tijd wilt besteden?

Bron: Martijn Aslander e.a., ‘175 lifehackingtips’, Van Duuren Management, 2011