De uitnodigingen voor webinars stromen vlot de mailboxen binnen. Veel bedrijven gebruiken zo’n onlinepresentatie als alternatief voor een klassiek evenement. Zo’n webinar neem je het best niet te lichtzinnig op.
1 Kies een van de twee types.
Michel Assink, collaboration lead bij de IT-specialist Cisco, organiseert sinds de coronacrisis in ons land dagelijks webinars in het Nederlands en het Frans via zijn Webex-platform. Hij adviseert inhoudelijk goed voorbereid te zijn en op voorhand bij de klanten te peilen waar ze het over willen hebben: “Grofweg kun je twee categorieën van webinars creëren. De ene richt zich specifiek op een doelgroep. De andere treedt inhoudelijk minder in detail en is bestemd voor een ruimer publiek.”
“In beide gevallen moet je meten hoe goed de inhoud aansloeg bij het publiek”, raadt Assink aan. “Dat doe je bijvoorbeeld met een korte online-enquête achteraf. Laat daarbij ook ruimte voor suggesties. Zo leer je wat kijkers de volgende keer aan bod willen zien komen.”
2 Hou de deelnemers betrokken.
Een meerwaarde van een live webinar, in vergelijking met een videopresentatie, is de interactiviteit. “Wij houden onze webinars doelbewust kort”, zegt Stefanie Broes van Moonbird, dat een toestelletje maakte waarmee mensen hun ademhaling kunnen regelen om stress tegen te gaan. De start-up, die onder meer wordt begeleid door imec.istart en Start it@KBC, organiseert webinars om mensen te helpen hun mentale welzijn te verbeteren. “We mikken doorgaans op vijftien minuten. Vooraf houden we een inleidend en informeel gesprek. Daarmee maken we het webinar heel toegankelijk. Vaak benaderen we een onderwerp ook dieper met externe specialisten en gastsprekers. Nadien kunnen de deelnemers gerichte vragen stellen. We beëindigen de sessie door die vragen te beantwoorden.”
3 Vergeet de generale repetitie niet.
Een rolverdeling afspreken tussen collega’s die een webinar organiseren is nuttig. De een kan bijvoorbeeld als spreker de inhoud naar het publiek vertalen. De ander kan de vragen van de deelnemers opvolgen en live onder de aandacht brengen. Michel Assink: “Oefen voor je live gaat achter de schermen zorgvuldig alle stappen en overloop de inhoud. Dat verkleint de kans op fouten tijdens de uitzending. Ook kan het zinvol zijn het webinar op te nemen. Zo heb je een referentie voor later, kun je analyseren waar het beter kan, of kan je een soort bibliotheek aanleggen.”
4 Marketing is belangrijk.
Een inhoudelijk sterk webinar bereikt pas helemaal zijn doel als het het juiste publiek aantrekt. “Mensen stromen niet vanzelf toe om op een bepaald tijdstip je presentaties online te volgen. Daar is reclame voor nodig”, weet Stefanie Broes. “Wij lanceren voor onze webinars bijvoorbeeld een persbericht, kondigen ze aan op verschillende socialemediakanalen en starten onderwerpen op internetfora. Mensen rechtstreeks aanspreken is ook een optie. We vragen onze medewerkers ook om zich als ambassadeurs op te stellen en in hun netwerk de webinars aan te kondigen. Tot slot leggen we een mailinglijst met alle deelnemers aan. Een halfuur voor de webinar start, ontvangen zij een herinnering. Nadien krijgen die mensen updates over de volgende sessies.”
