Moeite met het schrijven van rapporten?

Als u moeite hebt met schrijven, bent u misschien te veel gefocust op het schrijfproces. Maar u hoeft niet over te komen als een artiest. U hebt een doel en beoogt een resultaat. Dat volstaat.

Begin met het doel. Wilt u informeren, overtuigen, verkopen, banden smeden? Het doel van uw tekst beïnvloedt al uw keuzes.

Organiseer in bullets. Verdeel uw doelstelling in bullets. Stelt u een project voor, geef dan de vier belangrijkste voordelen. Knoopt u een relatie aan, biedt dan drie dingen aan. Gebruik geen lijstjes als u bijvoorbeeld wilt bedanken of feliciteren.

Schrap wat de lezer al weet. Houd intro’s kort en kom zo snel mogelijk ter zake.

Dring uzelf geen stijl op. Schrijf zoals u spreekt. Een persoonlijke stijl is niet persoonlijk als u erover moet nadenken.

Wees direct. Daarvoor gebruikt u best werkwoorden en zelfstandige naamwoorden. Lange zinnen horen hier niet thuis.

Schrap een derde. U denkt terwijl u schrijft en maakt op die manier uw tekst te lang. Als de eerste versie klaar is, begint u te schrappen. Probeer compacter en krachtiger te formuleren.

Weet de lezer wat u wilt? Alles draait om resultaat. De lezer moet weten wat u wilt: een beslissing nemen, een antwoord krijgen… Als er geen duidelijk bedoeling is, hoeft u ook niet te schrijven.

Bron: Inc.com

Tips over het schrijven van effectieve rapporten staan in Trends van 23 februari.