Wat als al uw e-mails beantwoorden te tijdrovend wordt? De broers John en Bert Jacobs, de oprichters van het Amerikaanse kledingbedrijf Life is Good, botsten op dat probleem.
Sinds de begindagen midden jaren negentig stond het duo erop alle klantenmails persoonlijk te behandelen. Maar inmiddels is het bedrijf 100 miljoen euro waard en telt het meer dan 250 werknemers. Het werd na verloop van tijd een onbegonnen zaak elke klant persoonlijk van antwoord te dienen. Tijd voor actie, vonden de broers.
Ze besloten de verwerking van hun e-mails volledig uit te besteden aan hun naaste medewerkers. Dat bleek goud waard te zijn. Het duo kon opnieuw focussen op het creatieve aspect van hun baan. Bovendien kregen ze opnieuw de controle over de belangrijke beslissingen en het dagelijkse beleid. Om de twee weken worden de broers in een briefing op de hoogte gehouden van de belangrijkste mails. Dat blijkt perfect te werken.
Hoewel de mailbox een belangrijk communicatiemiddel blijft, is het niet onverstandig die tijdrovende taak zo veel mogelijk te beperken of zelfs uit te besteden. Als dat laatste geen optie is, plant u het beste mailmomenten in. Maak gebruik van filters en sluit uw mailbox het grootste deel van de dag.
Tim Christiaens, timemanager bij The Time Management Company
