Gunther Valkenborg (Loyens & Loeff) over de kostenvergoeding voor thuiswerk: ‘Nu is er duidelijkheid’

Gezien de toestand van de coronapandemie is een afbouw van telewerk niet meteen in zicht. Een nieuwe rondzendbrief van de federale overheidsdienst Financiën brengt duidelijkheid over de kostenvergoedingen en het beschikbaar stellen van materiaal voor thuiswerk. Die komt niets te laat, zegt advocaat arbeidsrecht Gunther Valkenborg (Loyens & Loeff).

Verandert die rondzendbrief iets aan de huidige regeling?

GUNTHER VALKENBORG. “De bedragen van de vergoedingen voor thuiswerk kunnen omhoog. De forfaitaire kantoorvergoeding voor thuiswerk van 129,48 euro per maand en voor de periode april tot eind juni 2021 worden opgetrokken tot maximaal 144,31 euro. De werkgever kan bijkomend een vergoeding van maximaal 20 euro per maand toekennen voor het professionele gebruik van een privé-internetaansluiting. Voorts is een vergoeding van maximaal 10 euro per maand mogelijk voor het professionele gebruik van bijvoorbeeld een eigen tweede computerscherm.

“Maar wat vooral belangrijk is, is dat er nu meer duidelijkheid is over het cumuleren van tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk. Daar was veel rechtsonzekerheid over. Op basis van deze rondzendbrief kan één bedrijf én een kostenvergoeding toekennen én een bureaustoel of ander kantoormeubilair ter beschikking bestellen “om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren”, zoals dat heet.

“We krijgen vragen als: is dit materiaal ter beschikking stellen belastbaar of niet? De rondzendbrief brengt duidelijkheid. Zo’n bureaustoel gaat een tiental jaar mee. Het is niet de bedoeling dat die jaarlijks vervangen wordt, dus moet de werkgever die kosten niet jaarlijks betalen.”

Zijn er grenzen aan wat een werkgever aan een werknemer ter beschikking kan stellen? Er bestaan tenslotte dure kantoorbenodigdheden.

VALKENBORG. “Jazeker. De terbeschikkingstelling van goederen die de behoeften van thuiswerk op een onredelijke wijze overstijgen, bijvoorbeeld een dure designbureaulamp, geeft wel aanleiding tot een belastbaar voordeel van alle aard, staat in de rondzendbrief. Dat is niet moeilijk te bepalen: je vergelijkt het met kantoormeubilair en informaticamateriaal dat de werkgever in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer.”

Waarom moet dat zo in detail geregeld worden?

VALKENBORG. “Dat heeft alles te maken met de fiscale behandeling van zulke vergoedingen. Het is een fiscaal voordelig systeem, want ze zijn belastingvrij. Op die 129,48 euro kostenvergoeding hoef je bijvoorbeeld geen sociale bijdragen te betalen. Bureau- en informaticamateriaal geven geen aanleiding tot het belasten van een voordeel van alle aard. De fiscus stelt dat dit onder de noemer ‘ernstige norm’ valt: je hoeft wat je aan een werknemer toekent niet onderbouwen met bewijsstukken. Pas als je boven het maximumbedrag gaat, moet dat wel en word je erop belast.

“Het is nog niet duidelijk of het hogere bedrag van 144,31 euro ook volledig belastingvrij is. Daar moet de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid nog zijn licht op laten schijnen. Want de rondzendbrief van de FOD Financiën is zuiver fiscaal, maar de sociale zekerheid is iets anders. Het is goed dat sommige zaken uit de grijze zone zijn gehaald. Voor corona was thuiswerk vaak iets occasioneels voor wie bijvoorbeeld in een periode van zwaar winterweer een tijd aan telewerken deed. Nu is de situatie volledig gewijzigd.”