11 tips voor een lege mailbox

Haast elke kenniswerker ziet iedere dag een constante stroom e-mails zijn inbox binnendruppelen. Door de manier waarop onze hersenen werken, leidt dat tot een waterval van problemen, zegt Johan D’Haeseleer van managementadviesbureau ExtraTijd. Hij geeft deze tips.

1 Maak uw inbox leeg door lijstjes te maken in uw notitieboekje. “Ik heb vijf lijstjes. Eén: een ‘agenda’ met wat ik die week moet doen. Twee: een ‘actielijst’ met taken die aan het eind van de week leeg moet zijn. Drie: een lijstje ‘wachten op’ voor mailtjes die ik zelf stuur en waar ik een antwoord op verwacht. Vier: een masterlijst met zaken waar ik aan begonnen ben, maar die nog niet klaar zijn. En vijf: een incubatielijst met zaken waar ik misschien later iets mee moet doen.”

2 Werk met een beperkt aantal folders in uw mailbox die automatisch gevuld worden door regels. Dat zijn mails die nooit in mijn inbox terechtkomen. “Mails die niet belangrijk zijn gaan bij mij in een folder die ik een keer per week bekijk. Ik heb een leesfolder en een snoozefolder, meestal voor berichten waar ik in cc sta. Daarnaast heb ik een takenfolder. Die bekijk ik een keer per dag. Je kunt in die folder subfolders maken voor zaken als het goedkeuren van de verlofaanvragen van je medewerkers of de bestellingen boven de 100.000 euro die je moet goedkeuren.”

3 Verwerk uw mails een paar keer per dag. “Wanneer ik een mail krijg, doe ik twee dingen: ik voeg hem toe aan een van mijn vijf lijsten en voeg de mail toe aan mijn archieffolder. Als het om een kleine actie gaat, voer ik die meteen uit.”

4 Deel een taak op in concrete acties. “Wanneer een mail een taak bevat, plaatst ik die, zoals gezegd, op het lijstje met mijn acties van de week. Doe dat wel op de juiste manier. Heel wat mensen zetten bijvoorbeeld ‘verslag maken’ op hun agenda, maar wanneer ze er dan aan beginnen, blijkt dat ze eerst nog iemand moeten bellen of naar informatie moeten zoeken. Maak daar aparte acties van.”

5 Koppel uw acties aan de beschikbare tijd. “Het heeft geen zin eindeloze lijsten te maken van wat je op een dag gaat doen. Ik deel mijn week (in zijn papieren notitieboekje, nvdr.) op in kwartieren. Daar trek ik de tijd af die ik nodig heb voor afspraken en trainingen. De overblijvende kwartieren gaan naar ad-hoctijd. Zo bouw ik tijd in voor onverwachte taken of om te socializen. Stel dat er dan nog twaalf kwartieren overblijven, dan boek ik die vol met acties die op mijn lijstjes staan.”

6 Zeg uw medewerkers hoe snel ze een mail moeten beantwoorden. “Je hebt altijd drie partijen: de werknemer die zijn mailbox leest, zijn bedrijf en de persoon die een antwoord verwacht. Schep duidelijkheid over hoe snel je medewerkers mails dienen te beantwoorden, bijvoorbeeld twee dagen voor interne en een dag voor externe mails. Geef als manager zelf het goede voorbeeld. Als je zelf ‘s avonds laat mails verstuurt, geef je het signaal dat je dat van je medewerkers ook verwacht.”

7 Gebruik mentale bladwijzers. “Als je om een of andere reden onderbroken wordt bij je werk, schrijf dan gauw even neer waar je zat in een rapport of wat je aan het doen was. Dat is een beetje zoals een bladwijzer steken in het boek dat je leest. Wanneer we worden afgeleid, verlegt ons brein zijn aandacht naar iets nieuws. Daardoor weten we soms even niet meer wat we voor de onderbreking aan het doen waren.”

8 Spreek een bibliotheekuur af met je team. “Je kunt beslissen elkaar op dinsdagvoormiddag niet te onderbreken.”

9 Reageer proactief op concentratieverlies. “Als je je concentratie voelt wegebben, is dat een teken dat je brein energie wil behouden door iets te doen dat minder energie vraagt. Het beste is dan een fysieke activiteit te doen, zoals vijf minuten buiten gaan wandelen. Daardoor laat je je mentale energie weer stijgen en als kenniswerker moet je het per slot van rekening van je concentratie hebben.”

10 Gebruik trucjes om zo weinig mogelijk naar uw mailbox te gaan. “De kunst bestaat erin nieuwe mails maar een of twee keer per dag te lezen. Ik gebruik een short cut om vanuit mijn kalender direct naar een nieuwe mail te gaan, zodat ik mijn inbox niet zie. Ik gebruik ook een zero-inbox-filter, waardoor mijn inbox er leeg uitziet, zelfs als hij dat niet is.”

11 Lees geen mails op uw smartphone. “Als je dat doet, kun je alleen met ja of neen antwoorden of hoogstens met een kort antwoord sturen. Dat betekent dat je later op je pc nog eens dezelfde mail moet openen om er de taken uit te halen.”

Nog meer tips leest u in het e-maildossier in de nieuwe Trends.