Zoek de verspiller

Swingen de telefoon- of autorekeningen van uw bedrijf de pan uit? Misschien maken sommige werknemers misbruik. Misschien moet u de contracten met leveranciers hernegotiëren. ImpacTec ontwikkelde software die de kosten haarfijn uitvlooit en de pijnpunten meteen blootlegt.

Hun oplossing om communicatiekosten te analyseren, heet ImpacTelecom. “Wij vertrekken van de elektronische facturen van de diverse providers: Belgacom, Telenet, KPN, Mobistar, de kosten van een eigen PABX-telefooncentrale enzovoort,” legt zaakvoerder Yves De Gloire uit. “Al die verschillende factuurgegevens komen door toedoen van onze software in een database.” De databank vormt het pompende hart van het systeem. De gebruiker kan hier zelf makkelijk bedrijfsgegevens aan toevoegen. De gsm-facturen van bedrijven bijvoorbeeld bevatten geen namen. De klant kan de database verrijken door die interne gegevens eraan te koppelen.

Het systeem maakt een analyse van de gegevens. Enkele ogenblikken nadat de diverse vaste en mobiele telefoonrekeningen elektronisch zijn ingebracht, spuit het systeem een gedetailleerd overzicht van de telecomuitgaven voor de desbetreffende periode. Hoeveel spenderen de verschillende afdelingen? Wie voert heel frequent internationale gesprekken? Wie maakt zelden gebruik van zijn mobieltje? Met een druk op een toets verschijnt telkens het antwoord. Uit de centrale database haalt een bedrijf informatie die op een conventionele manier nauwelijks te achterhalen is. Met de analyse in de hand is misbruik opsporen snel gebeurd.

De analyse kan ook dienen om bij de provider een passende formule te negotiëren. Ook de boekhoudkundige verwerking ondervindt baat bij een intelligente factuur, die meteen de kost per afdeling opbiecht. Vooral hier zit een terugverdieneffect, stipt De Gloire aan. “En omdat communicatie steeds belangrijker en duurder wordt, is een kostenanalyse ook een instrument om budgetten nauwkeuriger vast te leggen.”

ImpacTelecom is een kant-en-klare applicatie die geen bijkomende investeringen of langdurige begeleiding vergt, aldus de zaakvoerder. Bovendien kan de software in bestaande rapporterings- en boekhoudsystemen worden geïntegreerd. En hoeveel moet dat kosten? “De minimumprijs bedraagt 7500 euro. De prijs is sterk afhankelijk van de doelstellingen van de klant.”

De analyse rendeert natuurlijk pas in bedrijven met een zekere omvang. “Al bij een honderdtal gsm’s en enkele tientallen vaste lijnen, zeker wanneer daar verschillende providers aan verbonden zijn, brengt de investering op,” oordeelt De Gloire. “Binnen twee kwartalen is de investering terugverdiend.”

Medezaakvoerder Peter Cuppens merkt op dat de keuze van ImpacTec om op het terrein van de telefonie te werken niet toevallig is. “Uit de praktijk blijkt dat misbruiken frequent gebeuren.” Voor het product ImpacTelecom heeft het bedrijf momenteel een 25-tal prospects lopen. De Regionale Uitgeversgroep hapte al toe.

Transportkosten

In dezelfde softwarestijl is ImpacTransport opgetrokken. Aan de ene kant stop je elektronische benzinefacturen, tankkaarten, facturen van leasefirma’s, verzekeringsfirma’s en dergelijke kosten in het systeem. Aan de andere komen weerom de rapporten met de gewenste details eruit. Helemaal interessant wordt het wanneer je de twee applicaties linkt, want dat is waar ImpacTec precies heen wil: een volledig kostenprofiel schetsen.

“We willen voor andere domeinen gelijkaardige tools ontwikkelen,” blikt Yves De Gloire vooruit. “Bijvoorbeeld voor het gebruik van kredietkaarten kunnen we eenzelfde stramien gebruiken. Ook daar kunnen kosten worden bespaard door misbruik te detecteren of door te rationaliseren.”

Philip Hanssens

Al bij een honderdtal gsm’s en enkele tientallen vaste lijnen brengt de investering op.