Zo zet u een slot op uw documenten

Menig e-mailbericht eindigt met een opgestoken vingertje: ‘strikt confidentieel’, ‘niet doorsturen’, ‘vernietigen als u niet de bestemmeling bent’. Duidelijke regels, dat wel, maar wie houdt zich eraan? Als het van Microsoft afhangt: iedereen.

Volgende week: digitale dicteerapparaten. Reacties: e-trends@trends.be

Confidentiële bestanden plaatst u natuurlijk niet open en bloot op een bedrijfsnetwerk, laat staan op een publieke website. Het risico dat ze in foute handen vallen, is te groot. Nee, u zet ze op een afgeschermd stukje netwerk, afgeschermd met een wachtwoord. Zo bent u zeker dat alleen bevoegde personen de informatie kunnen bekijken en afprinten, doorsturen, kopiëren of veranderen. Zodra het bestand bij hen is geopend, vallen immers alle restricties weg. En achter een lek hoeven niet altijd slechte bedoelingen te zitten, ook een misverstand kan immers nare gevolgen hebben.

Met het nieuwe concept Windows Rights Management ( WRM) van Microsoft gaat voortaan het document zelf op slot. Auteurs kunnen bepalen wie het bestand kan openen, of er kan geprint worden en zelfs hoelang het zichtbaar blijft. Die toegekende rechten zitten in het bestand ingebakken en reizen dus mee, via e-mail, websites of diskettes.

Probeert iemand een beschermd document te openen, dan legt de software contact met een server op het internet die de identiteit van de lezer controleert en hem al dan niet bepaalde rechten toekent. Wie bijvoorbeeld met de laptop op stap gaat, heeft dus een internetverbinding nodig, tenzij de auteur hem toelaat zijn rechten ‘mee te nemen’.

Gebruikers die niet expliciet toegang gekregen hebben, zien niets – buiten een mededeling die hen uitlegt wat er met het document aan de hand is en het e-mailadres van de ‘rechtenverlener’. Die kan indien nodig alsnog de poort openen. Hij of zij kan binnen het eigen bedrijf ook met groepen werken, aangeven dat bepaalde informatie alleen kan worden ingekeken door de boekhoudafdeling bijvoorbeeld. De invulling van die groep kan wijzigen – bijvoorbeeld door een personeelswissel – maar de rechten blijven in essentie gelijk. Het opgeven van een vervaldatum heeft vooral zin bij documenten die geregeld worden aangepast. Zo kunt u er zeker van zijn dat niemand per vergissing een verouderde versie raadpleegt.

In Word, Excel, Outlook…

De mogelijkheden van WRM zitten vandaag al ingebouwd in Microsoft Office 2003. Wie een tekst schrijft in Word of een rekenblad opstelt in Excel, kan bij het bewaren meteen ook rechten toekennen. Aan de andere kant van de lijn worden beschermde documenten automatisch verwerkt. Ook de nieuwe versie van Outlook is met WRM uitgerust: verzenders kunnen bijvoorbeeld bepalen dat hun bericht niet mag worden afgedrukt of doorgestuurd en dat ook knippen en plakken uit den boze is. Ook andere softwarehuizen kunnen hun programmapakketten met WRM uitrusten.

Toch blijft Microsoft steeds present, want wie documenten wil beschermen, heeft sowieso een eigen server nodig die draait op Windows Server 2003, het meest recente besturingssysteem van de Amerikaanse groep. De eenvoudigste versie volstaat, maar kost al snel – voor 5 gebruikers – 1200 euro. Per vijf extra gebruikers betaalt u zo’n 140 euro.

Microsoft speelt daarnaast met de idee om een vereenvoudigde versie van de dienst aan te bieden aan het grote publiek, gekoppeld aan Passport, het identificatiesysteem dat ook bij Hotmail in gebruik is.

Auteurs moeten ook investeren in Microsoft Office 2003 Professional, want alleen die versie – met een prijskaartje van om en bij de 600 euro – ondersteunt de aanmaak van beschermde documenten. Goedkopere uitvoeringen volstaan om WRM-bestanden te kunnen lezen. Wie helemaal niet over Office 2003 beschikt, kan terecht op de site van Microsoft voor een gratis stukje software dat beschermde documenten opent in Internet Explorer.

Mac-gebruikers kunnen voorlopig geen met WRM beschermde documenten bekijken of aanmaken, al heeft Microsoft de intentie om daar in een volgende versie van Office for Mac aan te verhelpen.

Raphael Cockx