Zakencentra. A la carte

Een zakencentrum biedt de zakenman meer diensten aan dan een hotel. Is de som echter meer waard dan de afzonderlijke delen ?

Zakencentra bieden binnen- en buitenlandse zakenmensen of beginnende bedrijven een uitvalsbasis of een commerciële vestiging aan. De klant kiest één of meer diensten uit het totale pakket dat ter beschikking wordt gesteld : postadres, gemeubeld kantoor, sekretariaatsservice, vertaaldiensten, beantwoorden van de telefoon, tekstverwerking, gebruik van vergaderzalen, bijstand bij het oprichten van een vennootschap, enz…

PROEF OP DE SOM.

Om het koncept te toetsen aan de realiteit, gingen we na of het aanbod van een zakencentrum beter is dan de som van de onderdelen. We nemen als voorbeeld een eenmansbedrijf dat af en toe gebruik wil maken van allerlei diensten, over een kantoor wil beschikken en soms een vergaderzaal wil afhuren. De zoektocht van de zakenman begint in de meeste gevallen in de telefoongids. Daar wacht hem een ruim aanbod : zakencentra, hotels, sekretariaatsdiensten, telefoonantwoorddiensten, etc.

In de Gouden Gids vinden we een advertentie van een Brussels bedrijf, dat zorgt voor rond-de-klok telefoonantwoordservice. De bellers worden door het bedrijf doorgeschakeld via een doorschakelapparaat, als de doelpersoon van het telefoongesprek te kennen heeft gegeven dat hij aanwezig is. Zegt hij echter dat hij op bepaalde tijdstippen van de dag niet bereikbaar is, dan worden de boodschappen genoteerd door een personeelslid van de telefoonantwoorddienst. Later worden die boodschappen doorgegeven. De beller krijgt altijd iemand aan de telefoon die zijn taal machtig is (hier spreekt men Nederlands, Frans, Engels, Duits, Spaans of Italiaans).

Ook faxboodschappen worden door het bedrijf voor de klant ontvangen, eventueel gegroepeerd en doorgestuurd op het gewenste tijdstip. Post ontvangen kan eveneens.

TOEGEVOEGDE WAARDE.

De zakenman uit ons voorbeeld wil nagaan of hij kan besparen op zijn verblijfkosten. Daarom kijkt hij uit naar een studio in Antwerpen, waar hij ‘s avonds en overdag bereikbaar kan blijven en beschikt over een telefoon, een fax en een computer. Zijn oog valt op de advertentie van “ShortTime Rent”. Een moderne studio met bed, kitchenette en badkamer kost hier 1450 frank per dag, als men voor een maand huurt. Een rechtstreekse telefoonlijn met een eigen nummer, een antwoordapparaat en kleurentelevisie zitten in dit basispakket vervat. Tot de à la carte-diensten behoort onder meer het ter beschikking stellen van een sekretaresse of typiste. Wil de zakenman een computer huren, dan moet hij daarvoor echter 1000 frank per dag neertellen. Gezien de hoge huurprijs van de computer, kan hij zich waarschijnlijk beter meteen een goedkoop model aanschaffen.

Wil de klant meer geld spenderen en verblijven in een hotel met allerlei faciliteiten, dan moet hij daar minimaal 10.000 frank per dag voor uittrekken. Hij beschikt dan wel over meer ruimte, kan regelmatig een vergaderruimte afhuren, maar zit nog altijd niet in een volwaardige kantoorruimte.

Onze zakenman wil af en toe een beroep doen op de diensten van een sekretaresse die moeilijke teksten aankan, en offertes kan maken op een tekstverwerker. De zakenman belt een zelfstandig opererende sekretaresse, die zowel aan huis als in haar eigen kantoor op de computer allerlei sekretariaatswerk uitvoert : offertes en balansen opmaken, administratieve formaliteiten uitvoeren, enz… Tikwerk kost bij een sekretaresse algauw 600 à 700 frank per uur wanneer het werk wordt uitgevoerd bij de klant. Mag ze het in haar kantoor doen, dan kost het typen van brieven 90 frank per pagina. Een doorlopende tekst tikken, kost 120 frank per pagina. De meeste klanten kiezen voor de makkelijkste oplossing en bezorgen haar een bandje, met daarop de te verwerken tekst.

Toch schiet dit hele dienstenpakket op meerdere punten tekort. Vaak gehoorde klachten zijn het gemis aan vergaderruimte, aan een efficiënte werkorganizatie, en aan een echt kantoor, waar klanten onaangekondigd kunnen langskomen en op een gepaste manier worden ontvangen.

Precies de toegevoegde waarde die het zakencentrum wil bieden. Wie op zoek is naar een ruimte waarin klanten kunnen worden opgevangen, stoot normaliter op allerlei administratieve en praktische problemen. Een huurkontrakt aangaan voor korte tijd is bijvoorbeeld allesbehalve makkelijk en biedt niet genoeg flexibiliteit aan startende ondernemers. Voorts rest nog het probleem van de inrichting en de tijd die daaraan moet worden besteed of verspild.

GAT IN DE MARKT.

Als de tijd van de (zelfstandige) zakenman uit ons voorbeeld 2000 frank per uur waard is, heeft het geen zin dat hij die tijd investeert in het zoeken naar allerlei aanbieders van diverse diensten. Stel dat hij vijf lange werkdagen zoet is met telefoneren, het bestuderen van offertes en het vergelijken van prijzen. Vijf dagen van tien uur kosten hem dan 100.000 frank. Bovendien dient hij nog rekening te houden met het opportuniteitsverlies voor zijn firma. Terwijl hij zich inleeft in de rol van pientere aankoper, moet hij zijn werk verwaarlozen en spendeert het bedrijf geld aan telefoonkosten, autohuur en hotelrekeningen. Als we de kostenfaktor aan toegevoegde waarde en verblijfskosten op nog eens 150.000 frank schatten, komen we op een totaal kostenbedrag van 250.000 frank. Zelfs al vallen deze bedragen nog maar half zo hoog uit, dan nog is het betrekken van diensten op verschillende plaatsen een dure zaak. Het heeft immers geen zin om een marginaal prijsvoordeel van een paar tienduizenden franken op zak te steken, als men daarvoor eerst honderdduizenden franken moet uitgeven of verspillen.

Het zakencentrum vult een gat in de markt. Zoveel is duidelijk. We polsten naar de mogelijkheden en namen kontakt op met het Welcome and Business Center Burotel, dat zich middels grote advertenties in vier talen profileert als aanbieder in dit marktsegment. In dit zakencentrum ondertekent de klant die een kantoor wil huren een huurkontrakt. Een kantoor dat plaats biedt aan één persoon, beslaat hier 20 vierkante meter. Een dergelijk volledig gemeubeld kantoor met telefoon, kost de klant 22.000 frank per maand. Huren per dag of per week kan ook, voor respektievelijk 2500 en 10.000 frank.

Faxtoestellen en computers staan centraal ter beschikking van de klanten. Vaak brengen die hun eigen laptop mee. De ervaring in dit centrum leert dat de meesten echter niet kiezen voor een kantoor. De meesten opteren namelijk voor een gewoon postadres (2000 frank per maand). Of ze doen een beroep op de dienst “telefoonpermanentie”, die van 9 u tot 18.00 u doorlopend bemand blijft. De gewone permanentie (3500 frank per maand) is iets goedkoper dan de VIP-permanentie (5000 frank per maand). Bij deze laatste service wordt de telefoon beantwoord met vermelding van de bedrijfsnaam van de klant.

Wat vaak voorkomt, is dat buitenlandse firma’s die in België aanwezig willen zijn, hun maatschappelijke zetel vestigen in het zakencentrum. Daarvoor betalen ze per maand 4000 frank, een prijs waarin ook de dienst postadres en de gewone telefoonpermanentie vervat zitten. Hoewel een zakencentrum voor buitenstaanders een tijdelijke oplossing lijkt, maken sommigen er permanent gebruik van. Het gebeurt bijvoorbeeld dat een klant tien jaar lang een kantoor huurt in het centrum. Bij Burotel worden sekretariaatsdiensten apart gefaktureerd, normaal tegen 1000 frank per uur. Vertalingen laten maken met een keuze uit zes talen kost iets meer : 1200 frank per uur.

ONDERHANDELEN KAN.

Een ander zakencentrum, het Brusselse Acte, biedt voor 16.000 frank per maand een kleine, maar funktionele kantoorruimte met telefoon aan op de Louizalaan, een lokatie die normaal buiten het bereik ligt van iemand met beperkte middelen. Verwarmingskosten en elektriciteit zijn inbegrepen in de prijs. Een klein kantoor huren voor één dag komt op 2000 frank, één uur kost 250 frank. De direkteur van Acte legt er de nadruk op dat de prijzen van de aangeboden diensten “met de klant besproken kunnen worden”.

Voor de diensten van de sekretaresse die in het gemeenschappelijk sekretariaat ter beschikking staat van de klanten, wordt een tarief van zowat 150 frank per pagina aangerekend. Vertalingskosten belopen ongeveer 35 frank per regel, maar variëren naargelang van de moeilijkheidsgraad en de gekozen talen. Vanuit het sekretariaat worden de telefoongesprekken doorgeschakeld naar de klant en verdeelt men de post. Voor ontvangst en verzending van faxberichten hanteert Acte degressieve tarieven. Die beginnen bij 30 frank per pagina. Degressieve tarieven zijn ook van toepassing op de huurprijs van de grote vergaderzaal, die normaliter 3000 frank per halve dag en 5000 frank per dag kost.

In dit centrum beschikt de klant ter plaatse over een boekhoudkundig en fiskaal kantoor. Veel buitenlandse zakenmensen die de Belgische markt komen aftasten, maken van die diensten gebruik. Vennootschappen oprichten en de maatschappelijke zetel onderbrengen in het zakencentrum, zijn slechts twee van de vaakst gebruikte diensten. Een commercieel adres op de Louizalaan, waar de post wordt ontvangen, kost slechts 2500 frank. Wie ook wil dat de telefoon wordt opgenomen en prijs stelt op extra diensten als faxen en het afstempelen van brieven, betaalt 5500 frank per maand. Op aanvraag worden kantoormachines verhuurd aan de klant, voor minimum een halve dag.

SELEKTEER.

Bij de selektie van een zakencentrum zullen veel praktische criteria van doorslaggevend belang zijn : lokatie, bereikbaarheid, parkeermogelijkheid, enz… Afgezien van het komfortniveau, zullen de meeste klanten de nadruk leggen op de kwaliteit van de dienstverlening. Dit bepaalt het sukses van het zakencentrum. Op dit punt moet de klant streng selekteren. Als de kwaliteit van de tekstverwerking hem bijvoorbeeld niet bevalt, staat het hem vrij om een beroep te doen op de diensten van een zelfstandige sekretaresse.

De markt aftasten doet u het best per telefoon. Zo merkt u onmiddellijk of het zakencentrum u te woord kan staan in uw eigen taal. Kan de persoon die u aan de lijn krijgt geen informatie geven over de gehanteerde tarieven, dan ontbreekt het dit centrum aan commerciële ingesteldheid of aan personeel. We kregen meermaals te horen dat men ons wel zou terugbellen met meer informatie, zonder dat die belofte werd ingelost.

De klant kan beter vooraf sluitende afspraken proberen te maken over het faktureren en betalen van de kosten. Vergeet niet om zelfs voor de kleinste kostenposten vooraf een prijs af te spreken.

Frank Vuga

ZAKENCENTRA Hotels bieden de zakenman veel, maar vrij dure, faciliteiten.