Wissen e-mails kan u vele dollars kosten

Als er een dagvaarding uit de VS binnenvalt, belt u best eerst met uw informaticus en dan pas met uw advocaat. Sinds december 2006 geldt in de VS immers een nieuwe wetgeving die het bewaren van sommige elektronische bestanden verplicht.

Bedrijven riskeren zware boetes als ze zomaar bestanden wissen die noodzakelijk zijn tijdens een proces,” meldt John Jennings van het advocatenkantoor Lawfort over de nog jonge wetswijziging in de VS. Dat geldt ook voor Belgische bedrijven met een afdeling in de VS.

Een amendement op de Federal Rules of Civil Procedure regelt of ondernemingen in de VS elektronische informatie mogen vernietigen. Veel meer dan bij ons, kan een onderneming ook tijdens een burgerlijke procedure verplicht worden alle noodzakelijke informatie vrij te geven, zelfs als die de eigen belangen schaadt. Wie informatie vernietigt, terwijl hij behoort te weten dat er een proces op til is, begaat ook een inbreuk. De nieuwe wet vervangt de rechtspraak die deze materie regelt.

Dat de rechtbanken deze regels ernstig nemen, mocht Arthur Andersen al ondervinden. Toen het consultancybedrijf vernam dat klant Enron gedagvaard zou worden, beval het zijn medewerkers alle informatie over speciale investeringsvehikels van de energiegigant te wissen. De consultant ging ten onder aan dit schandaal (en werd later om formele redenen overigens vrijgesproken).

In een andere rechtszaak, tegen UBS, kon een voormalige werkneemster bewijzen dat er e-mails gewist waren, nadat het bedrijf gedagvaard werd in verband met ongewenste seksuele intimiteiten. Zij beweerde dat de e-mails informatie (bezoeken aan stripclubs) bevatten, waaruit afgeleid kan worden dat ze was uitgesloten van informeel contact met klanten. Daardoor kon zij haar werk niet meer naar behoren uitvoeren. Volgens de rechtbank was het wissen op zich al een bewijs dat er een fout werd begaan. UBS kon 29 miljoen dollar neerleggen.

Jennings waarschuwt ook Belgische bedrijven die actief zijn in de VS: “Hun bedrijfsjurist moet controleren of elektronische en andere documenten niet noodzakelijk zijn om een procedure te voeren. Ik begrijp de huiver van een Belgische ondernemer dat hij tijdens een rechtsgeschil informatie moet overleveren aan de tegenpartij én dat hij die info met het oog op een proces moet bewaren. De wet schrijft overigens ook voor dat men voor te goeder trouw gewiste gegevens niet gestraft kan worden.”

De wet leidt ook tot een verplichting om de op dat moment beschikbare informatie te bevriezen, de litigation hold. Dit kan zeer ver gaan. Nadat het bedrijf een dagvaarding heeft ontvangen, moet het IT-departement gewaarschuwd worden dat gestopt moet worden met het overschrijven van bestaande bestanden, om eventueel zelfs al gewiste informatie te recupereren. “Desnoods op kosten van het bedrijf zelf, als de klager over weinig middelen beschikt,” zegt Jennings.

Hoe moet een Belgisch bedrijf reageren als er plots een brief in de bus valt met een Amerikaanse dagvaarding van een klant of leverancier? Jennings: “De overweging maken of hij in de VS actief wil blijven. De Amerikaanse belangen kunnen zo klein zijn, dat je er beter een kruis over maakt. Maar wie er business wil doen, bereidt zich best voor op de nieuwe wet.”

Jos Dumortier, professor ICT-recht aan de KU Leuven en advocaat bij Lawfort, raadt aan de interne regels over het IT-beleid alvast te controleren. “En, neen, het is niet zinvol om dan maar continu alle informatie over de VS te dumpen. Misschien kunnen die documenten ooit in het voordeel van het bedrijf spelen bij een rechtsgeschil.”

H.B.