Werkstroom voor zelfstandigen

Het programma Optisend van Winking is een van die gadgets waarmee een bedrijf veel tijd kan besparen. Optisend is een intelligent afdrukprogramma dat hetzelfde document tegelijk kan printen, e-mailen en faxen.

Het begon allemaal toen de oprichter van de onderneming, Gerdi Staelens, offertes opstelde. Winking uit Koekelare is een kleine onderneming met vijf medewerkers, sinds 1992 actief als producent van boekhoudprogramma’s en aanverwante taken. “Offertes sturen is erg repetitief werk,” weet Gerdi Staelens. “Documenten opstellen, afdrukken, versturen per e-mail, herinneringen inschrijven in de Outlookagenda.” Staelens begon zich af te vragen of een programma die job niet kon automatiseren. Zo ontstond de intelligente printerdriver Optisend, die in februari 2006 werd gelanceerd.

Intelligente printknop

Een voorbeeld: als een onderneming een document wil versturen naar haar klanten, vormt Optisend het document eerst om tot een pdf-bestand en verstuurt het vervolgens per e-mail of fax. Tegelijkertijd kan een afdruk worden gemaakt om het document met de post te versturen. De gebruiker kan er ook voor zorgen dat het document opgeslagen wordt in een specifieke map op de server en zelfs dat er voor de komende dagen een taak ingeschreven wordt in de agenda van Outlook – om opnieuw contact op te nemen met de prospect binnen vijf dagen, bijvoorbeeld. Al die opdrachten worden automatisch en bijna tegelijkertijd uitgevoerd. De Optisendsoftware zoekt de e-mailadressen of faxnummers op de documenten. De gebruiker hoeft slechts één keer de opeenvolging van de te automatiseren taken te programmeren, daarna verschijnt de functie in de lijst van printerdrivers.

“Er is absoluut geen verband met het administratieve programma Winking,” merkt Staelens op. “Optisend is volkomen zelfstandige software die draait onder de meeste courante programma’s.” Gemikt wordt in de eerste plaats op kleine ondernemingen zoals Ghekiere Industries uit Kuurne, de fabrikant van de Joli Collection-designmeubelen. “Ik gebruik het vooral voor het versturen van aankondigingen naar designwinkels en tuincentra, onze klanten,” zegt John Ghekiere. Enkele garagisten sturen sinds kort via Optisend hun kilometerstanden door naar Car-Pass, de vzw die de kilometerstand van voertuigen registreert. “Het is een interessante oplossing voor kleine garages die niet gebruikmaken van dure beheersoftware,” stipt Staelens aan.

Vooralsnog wordt het programma vooral in Vlaanderen gecommercialiseerd. De markt is echter veel ruimer. Concurrenten zijn onder meer Fineprint (VS) en Streamserve (Nederland). Het Optisendtarief voor de eerste pc bedraagt 125 tot 550 euro. Voor elke bijkomende computer komt daar een bedrag bij dat niet hoger ligt dan 75 euro. Het geheel werd geprogrammeerd met Visual Studio.Net van Microsoft voor een totale investering van ongeveer een manjaar.

De fijne kneepjes

Hoe krachtig het programma werkt, hangt af van de wijze waarop en de zorgvuldigheid waarmee de parameters worden ingesteld. Die instellingen kunnen heel subtiel zijn: zo bestaat de mogelijkheid om in cascade de verzendingswijze te kiezen op basis van het goedkoopste beschikbare communicatiemiddel. Het programma verstuurt een e-mail als het een adres ontdekt op het document. Indien niet, zoekt het naar een faxnummer. Als er niets gevonden wordt, wordt het document afgedrukt om het per post te versturen. Het programma kan uiteraard ook eenvoudiger taken aan, zoals het gelijktijdig afdrukken van een factuur op mooi papier voor de klant en een kopie op minder luxueus papier voor het archief op een andere printer.

Robert van Apeldoorn