WAT DOET EUROPA VOOR DE E-FACTUUR?

Tegen 1 januari 2004 moeten alle lidstaten van de Europese Unie de nieuwe richtlijn over facturen (goedgekeurd op 20 december 2001) hebben omgezet in hun nationale wetgeving. In ons land wil regeringscommissaris Alain Zenner die omzetting al tegen eind dit jaar rond hebben.

“De nieuwe richtlijn brengt broodnodige harmonisering in wat de verschillende lidstaten totnogtoe als factuur definieerden en ze opent de weg voor nieuwe technologieën inzake factureren en het archiveren van facturen,” stelt Ine Lejeune, partner bij PricewaterhouseCoopers ( PwC) en voorzitter van de European E-business Tax Group, een drukkingsgroep van bedrijven. Als verantwoordelijke voor “e-business tax & legal services” bij PwC heeft ze veel voorbereidend werk geleverd voor de totstandkoming van de nieuwe richtlijn.

De richtlijn heeft drie hoofdlijnen. Primo: een uniformisering van de inhoud van een factuur, wat ook op Belgisch niveau een aantal vereenvoudigingen meebrengt. Secundo: duidelijkheid over wie de factuur moet/mag uitschrijven. Ook zelffacturatie (door de klant) en het uitbesteden van de facturatie aan een derde partij zijn toegelaten. Tertio: afspraken over welke vormen van elektronisch factureren als “bewijskrachtig” aanvaard zullen worden, zodat geen papieren versie meer vereist is. “De nieuwe richtlijn is wel een compromis, waardoor de eisen die aan elektronisch factureren (en de bewaringstermijn voor facturen) worden gesteld, nog van land tot land kunnen verschillen. Maar het is toch een grote stap voorwaarts,” zegt Lejeunes collega Marc Joostens. Voor België betekent de richtlijn onder meer dat de voorafgaande vergunningsaanvraag bij het ministerie van Financiën niet meer nodig zal zijn. De richtlijn stelt als voorwaarde dat de integriteit en de authenticiteit van de inhoud en van de herkomst van de elektronische factuur gegarandeerd moeten zijn. Dat kan op twee manieren: ofwel een via electronic data interchange (EDI) verstuurd bericht, ofwel een bericht met een geavanceerde elektronische handtekening.

Naast die mogelijkheden zal in sommige lidstaten zelfs een bijlage aan een e-mail als geldige factuur worden aanvaard. Andere landen kunnen strengere voorwaarden opleggen, zoals Duitsland, dat bij elektronisch factureren een “gecertifieerde” elektronische handtekening eist.

Dat het Brugse Tectrade, waarvoor PwC consultingwerk verrichte, voor zijn Greenpark-platform (outsourcingmodel, en niet op EDI maar op XML gebaseerd) de goedkeuring kreeg van het ministerie van Financiën, ziet men bij PwC als een gunstig teken dat de Belgische overheid zich al aan de nieuwe richtlijn aanpast.

“In Nederland is men overigens nog sneller geweest,” zegt Lejeune. “Daar heeft men al in mei 2001 regels uitgevaardigd die grotendeels overeenstemmen met de pas later goedgekeurde richtlijn. De Nederlanders hopen er allicht een concurrentievoordeel mee te hebben dat kan helpen om grote factureerders naar Nederland te lokken.”