Een presentatie kan een vakkundig middel zijn om collega’s te informeren, beslissingen voor te bereiden of plannen te maken. Maar niet zelden gaan ze de mist in, blijkt uit een studie.
U kunt zich hiernaast abonneren op de nieuwsbrief Bizz By Mail en zich uitschrijven door hierboven te klikken op de tab ‘registreren’ of ‘registratie wijzigen’.
Werknemers zijn gemiddeld ruim negen uur per week bezig met presentaties geven, volgen of voorbereiden. Bij de managers is 9,8 procent er zelfs meer dan twintig uur per week aan kwijt. Toch beweren de toehoorders in 47 procent van de gevallen weinig of niets van de presentatie geleerd te hebben. 17 procent van de werkweek wordt besteed aan presentaties die totaal geen (8%) of weinig effect (9%) hebben. De return on investment is met andere woorden bepaald mager.
Dat blijkt uit een onderzoek van Edouard Gruwez, algemeen directeur van Ogilvy Internal Communications en stichter van het presentatiebedrijf To The Point, en Kaat Vanseer van marktonderzoekscoach De Cijferij. Zij evalueerden 780 presentaties door 273 respondenten in grotere organisaties.
Het grote probleem blijkt te liggen bij de selectie van de informatie en hoe die gestructureerd is. Drie sleutelelementen bepalen de kwaliteit van een presentatie: de inhoud, de slides en de spreker. “Uit dit onderzoek blijkt dat de hoeveelheid informatie allesbepalend is voor het succes van een presentatie”, zegt Edouard Gruwez, die net To the point uitbracht, een boek over overtuigend presenteren. “Bondige presentaties zijn gemakkelijker te onthouden dan uitgebreide.” Helaas blijkt 45 procent van de presentaties is te lang tot veel te lang, en 51 procent bevat overbodige informatie.
Een van de redenen is de ‘vloek van de kennis’. Hoe meer iemand over een onderwerp afweet, hoe moeilijker het is er met een publiek over te praten. De informatie die de spreker wil doorgeven, is meestal ingewikkelder dan hij zelf denkt en meer dan zijn publiek aankan.
Een goede structuur kan hier een oplossing bieden. Gruwez denkt daarbij niet aan een mindmap. “Het probleem daarmee is dat je geneigd bent almaar meer informatie toe te voegen.” Hij vindt het piramidemodel van Barbara Minto beter geschikt. Volgens dat model begint de spreker met de kernboodschap. “Nadat je de kernboodschap bepaald hebt, denk je na over de vragen die het publiek zal stellen”, verklaart Gruwez. “Elk antwoord of argument is het begin van een tak onder de hoofdconclusie.” Zo kun je de presentatie van boven naar onderen uittekenen, terwijl de inhoud steeds gedetailleerder wordt.
Hans Hermans
