Toon uw chauffeurs de beste route

Het regionale koerierbedrijf Day by Day wordt volwassen. Om de groei en de verdere professionalisering te ondersteunen, trekt de KMO resoluut de kaart van de mobiele technologie.

In 1984 startte Dirk Vanhaeren een koerierbedrijf, dat vandaag 34 personeelsleden telt, naast een groot aantal zelfstandige koeriers. Day by Day is een belangrijke speler geworden in de Benelux met 3500 leveringen per dag. Voor de sneldiensten (zelfde dag) en de Nextday-leveringen (dag nadien), kunnen de klanten in vier categorieën ingedeeld worden: de IT- en telecomsector (leveringen, herstellingen), de dienstensector (publiciteitsmateriaal, sociaal secretariaat), de industrie en sinds kort e-commerce (Day by Day werkt voor een grote on-linebloemenwinkel).

Actie 1: werk met aanraakscherm

De aanvragen gebeuren al voor 60 % via internet. Via gestandaardiseerde sms-berichten geven de chauffeurs op afstand aan waar en wanneer ze de pakjes ophalen of leveren. Dankzij GPRS (verbinding) en GPS (lokalisering) is een nieuwe stap gezet. Veertig chauffeurs ontvangen binnenkort een waterdichte, gepantserde zakcomputer (zeg maar pda) van Panasonic – hetzelfde type wordt door het Amerikaanse leger in Irak gebruikt – die hen een aangepaste routebeschrijving geeft via real-timeverkeersinfo en een permanente verbinding met de dispatching. “Wij maken het verschil met minder lokaal verankerde koerierbedrijven als DHL, TNT of FedEx door de kwaliteit en de personalisering van onze service,” verklaart kwaliteitsverantwoordelijke Lucie Evers.

Evers wijst ook op de noodzaak tot opleiding en sensibilisatie bij zo’n project: “Men vergeet vaak dat er achter de techniek ook mensen schuilgaan.” Ze introduceert de technologie in het dagelijks leven van de (freelance) chauffeurs. Gedaan met de sms’jes. Vanaf nu worden de details voor levering en afhaling via een touchscreen of aanraakscherm ingebracht. Via een draadloze Bluetooth-verbinding tussen pda en printer worden de bonnen meteen uitgeprint in de wagen en op de pakjes gekleefd. ‘s Avonds worden ze ingescand in het sorteercentrum, wat minder arbeidsintensief is.

Actie 2: volg alle pakjes

Zo weten ook de klanten via het web wanneer de pakjes precies werden opgehaald of geleverd worden. Voor de merchandising (het installeren van commerciële displays in winkels) kunnen de chauffeurs zelfs een foto van hun levering maken en die meteen opsturen naar de klant. Op de dispatching weet men steeds waar de voertuigen zich bevinden en kan men zo de routes optimaliseren. Komt er een nieuwe opdracht binnen, krijgt de chauffeur meteen een signaal en kan hij zijn route aanpassen. “Met dit systeem volgen we onze chauffeurs op een landkaart van België in twee kleuren: geleverd en nog niet geleverd. Wanneer we om 14 uur zien dat een chauffeur nog 30 leveringen moet doen, grijpen we in,” aldus Dirk Vanhaeren, die het familiebedrijf samen met zijn zuster leidt.

Hoe beter de route, hoe winstgevender. Het project betekent een investering van 3000 euro per chauffeur, inclusief het installeren van de toestellen door PeopleWare. Zo worden de wagens permanent gevolgd via het track and tracé-systeem. “Het was niet gemakkelijk om de chauffeurs te overtuigen, tot ze zelf doorhadden dat ze er beter bij varen,” geeft Lucie Evers toe.

Hugo Poliart