Samen slimmer worden

Belfius, bpost, Colruyt, stad Gent en Möbius stellen vandaag een leanmanagementapp voor die ze samen hebben ontwikkeld. Elk van de partners had de app net zo goed op eigen houtje kunnen ontwikkelen, maar het vijftal koos bewust voor cocreatie.

Verspilling is aanwezig in elk bedrijf. Elke organisatie kampt met processen waarbij ze tijd, arbeid of materiaal inefficiënt gebruikt, waardoor ze minder waarde creëert voor de klant. De managementtechniek die verspilling wil reduceren, heet lean management (ook wel werkvereenvoudiging genoemd). ‘Lean’ maakt al enkele decennia gestaag opgang. Het helpt ondernemingen de omstandigheden die tot verspilling leiden, weg te werken en enkel processen over te houden die wel toegevoegde waarde opleveren. Vertrekkend vanuit de stijgende verspreiding van de smartphone beslisten Belfius Insurance, bpost, Colruyt Group en stad Gent mee te stappen in een project om werkvereenvoudiging via een mobiele app te vergemakkelijken. Het initiatief kwam van het consultancybedrijf Möbius, dat de andere partners overtuigde hun kennis van lean management te delen en te integreren. Het resultaat is de app Eyelean, die werknemers toelaat concrete mogelijkheden tot verbetering vast te stellen en via de app te delen met collega’s. De interactie kan leiden tot een concrete planning en taakverdeling om het probleem op te lossen en de organisatie een stukje efficiënter te maken. De partners hebben de app al in hun werking geïntegreerd, maar ook andere bedrijven, inclusief concurrenten, kunnen de app aankopen en toepassen.

Co-creatie

In hun antwoord op de vraag waarom ze in het Eyelean-project stapten, wijzen de betrokken partners unaniem naar de digitale opportuniteit. Lean was in de organisaties al aanwezig. Werknemers kregen al langer kansen om bij te dragen tot de verbetering van werkprocessen, maar een app vonden alle partijen een kans om lean management het digitale tijdperk in te trekken. “Deze app maakt werkvereenvoudiging, zoals wij lean al jaren noemen, zeer sexy”, zegt Hilde Cerstelotte, afdelingshoofd Coaching werkvereenvoudiging bij Colruyt Group.

Het is opvallend dat de app is ontsproten uit de samenwerking van partners die elk afzonderlijk voldoende slagkracht hebben om een dergelijke app te ontwikkelen. “Het was zeer nuttig om te leren van de andere partijen”, beaamt Fabian Barbé, front office operations manager bpost. “Onze divisie leunt bijvoorbeeld meer aan bij retail dan bij de typische mailactiviteiten. Van daaruit was het interessant om te zien hoe de andere partners over lean denken.”

“Op ons eentje hadden we dit wellicht zelfs nooit gedaan”, bekent Michel Vanhaeren, operationeel directeur van Belfius Insurance. “Onze prioriteiten liggen nu eerder bij het commerciële. Het implementeren van lean is heel belangrijk, maar het is niet onze kernactiviteit.” Als concreet voorbeeld van de kruisbestuiving wijzen de partners op het idee de app te verbreden door ook best cases een plaats te geven en dus niet enkel te focussen op het wegfilteren van verspilling.

Stapsgewijs invoeren

Bij de partners lopen de eerste proefprojecten die moeten aantonen hoe ze een lean app het best kunnen uitrollen in de organisatie. Belfius Insurance implementeerde de app in de dienst die schadegevallen door brand behandelt. “Dat betekent dat een dertigtal mensen de app gebruiken, en zij reageren positief”, zegt Michel Vanhaeren. “We leren op die manier bij over lean en over hoe we dit verder kunnen toepassen. Op termijn ambiëren we 300 tot 400 gebruikers.”

Bpost integreerde de app in de afdeling die kantoren en merchandising uitrolt. Merkt een veldmedewerker een slecht opgehangen winkelpaneel op, dan kan hij dat naar het verbeterbord sturen en de fout laten corrigeren. “Dit voorbeeld sluit dan wel niet volledig aan bij de leanfilosofie van het detecteren van verspilling”, zegt Fabian Barbé. “Maar het helpt ons toch om efficiënter te werken. Dit project moet nog groeien. Nog niet iedereen beschikt trouwens over een smartphone. We werken stapsgewijs: eerst het roll-outteam, vervolgens het leanteam, enzovoort. In het eerste jaar zullen om en bij twintig mensen dit gebruiken.”

Ook Colruyt denkt in stappen. Omdat het om een smartphone-app gaat, richt het zich in eerste instantie op departementen als hr, IT of financiën. “We willen dit echter niet meteen aan alle mogelijke gebruikers opleggen”, zegt Hilde Cerstelotte. “We willen de teams zelf laten aangeven wanneer ze dit wensen op te pikken. Maar in onze ideale wereld zou het toch om 2000 tot 3000 mensen kunnen gaan.”

Ook bij de concurrentie

De laatste opvallende vaststelling die de openheid van dit project illustreert, is de niet-exclusieve aanpak. Möbius zal deze app vermarkten. De kennis die de partners hebben samengevoegd, kan morgen dus ook bij concurrerende retailers of verzekeraars terechtkomen. Michel Vanhaeren relativeert: “Ik vind het jammer dat in deze wereld te vaak vanuit concurrentie en te weinig vanuit samenwerking wordt gedacht. Er zijn veel domeinen waar je samen aan kunt werken. Het draait niet enkel om de app zelf, maar ook om de toepassing en om de creatie van een cultuur waarin iedereen belang hecht aan lean.”

Ook bpost en Colruyt nuanceren in dezelfde zin: een app is een sexy cover met de interessante filosofie van een verbeterbord erachter. Het middel is open en hoe meer bedrijven het gebruiken, hoe beter, klinkt de ongewoon open visie. Finaal gooit niemand alles zomaar op de keien. “Het middel mag open zijn. Hoe we het concreet benutten om in de praktijk efficiënter te werken, hangen we niet aan de grote klok”, besluit Cerstelotte.

WOUTER TEMMERMAN