Relatiebureau

Versie 3.0 van de contactbeheerder Act ! is, net als een verkoopteam, erg groepswerkgericht.

Symantec was niet snel om zijn contactbeheerder Act ! aan de Windows 95- of NT-omgeving aan te passen, maar versie 3.0, die nu enkele maanden op de markt is, loont de moeite van de (overigens goedkope) upgrade. Vooral de groepswerkfeatures zijn versterkt en uiteraard is het pakket klaar voor communicatie via het Internet.

Act ! gebruikt u vanuit het contactscherm, uw gegevensbank van personen, bedrijven en alle contacten die u met hen hebt opgebouwd. Het programma wordt geleverd met meer dan 70 gepredefinieerde velden en 10 dito layouts, maar als u de moeite wil doen, kan u het ook helemaal aanpassen aan uw behoeften. Programmeurs kunnen aan de velden zelfs “triggers” toevoegen, zodat u taken automatisch kan laten afwerken.

Uw contacten kan u volgens allerlei combinaties van criteria (bedrijf, stad) sorteren en heel gemakkelijk opzoeken. Een knop onderaan het scherm maakt het bijvoorbeeld mogelijk alleen die contacten te tonen die tot een bepaalde categorie behoren. Men kan de categorieën gemakkelijk zelf definiëren : privé, beroep enzovoort.

Het aanmaken van een nieuw contact is heel eenvoudig : u klikt op een knop van de werkbalk of kiest de ingang “New” op het menu “Files” voorlopig is er geen Nederlandstalige versie beschikbaar , waarna u een nieuw contact kunt invoeren. U krijgt dan een maagdelijk formulier op het scherm waarvan u de verschillende velden invult. Die velden zijn talrijk en bestrijken een groot aantal domeinen, met inbegrip van een zone voor persoonlijke notities. Contacten kunnen afzonderlijk worden ingevoerd (één nieuwe naam toevoegen) of opeenvolgend (verscheidene contacten na elkaar), zonder elke keer een nieuw formulier te moeten oproepen.

U hoeft de gegevens uit uw vroegere databases of persoonlijke informatiebeheerders niet overboord te gooien, omdat u ze in Act ! kan importeren tenminste voor zover zij naar een dbf-, Ascii- of Q&A-formaat kunnen worden omgezet of uit een MicrosoftSchedule+ of Organiser-pakket komen.

Act ! werkt samen met modems of apparaten die de Telephone API (TAPI)-interface ondersteunen en kan dan als uw telefoonverbinding die faciliteit toelaat automatisch het nummer van de oproeper capteren.

SYNCHRONISEREN.

Naast het invoergemak is er nog de synchronisatie (nieuw !), die netwerkgebruikers in staat stelt om hun contacten in te voeren bijvoorbeeld vanaf een draagbare computer in een gemeenschappelijke database en hun eigen gegevens te actualiseren. U kan daarbij uw privé-gegevens nog als privé markeren en ze toch in uw éne database bewaren. Zij zijn dan niet toegankelijk voor anderen. Het is zelfs mogelijk om contacten en (gedeeltelijke of gehele) databases via e-mail naar uw mobiele correspondenten of thuiswerkers op te sturen, zodat zij hun eigen Act !-databases kunnen bijwerken. Het pakket logt alle activiteiten en geeft ze een datum- en tijdstempel mee.

TEKSTVERWERKER.

Vertrekkend van een contact krijgt men toegang tot andere functies van het programma. Als u dat wil, kan Act telkens automatisch uw Word of WordPerfect (naar keuze) opstarten, maar waarschijnlijk kan u met de tekstverwerker van Act ! zelf volstaan : hij beschikt over voldoende functies en laat toe om standaardzinnen op te slaan en om modellen op maat te creëren het aanmaken verloopt erg eenvoudig. Het programma is compatibel met de belangrijkste e-mailprogramma’s, waaronder uiteraard Exchange.

RAPPORTEN EN GROEPSWERK.

Act ! kan niet alleen modellen van brieven produceren, maar ook etiketten, enveloppen of rapporten. Het levert rapporten op basis van uw databank van contactpersonen, die u op verschillende manieren kunt afdrukken. De productie van standaardrapporten (adressenlijsten, telefoonlijsten) is kinderspel.

Dit programma is zelfs meer dan een krachtige contactmanager. Het kan afspraken met contacten vastleggen, taken noteren die verband houden met het contact, u herinneren aan telefoontjes die u moet maken enzovoort. U kunt een alarm instellen dat u voor afspraken waarschuwt. Nieuw is ook dat u nu, zoals het in een echte groupware past, via het lokale netwerk afspraken kan maken voor anderen in hun kalender en verschillende kalenders kan vergelijken op zoek naar een lege plek. Het is ook mogelijk automatisch een e-mail of een taak naar uw contactpersoon te sturen.

Voor sommige mensen zal deze manier van werken misschien als een zwak punt van het programma overkomen. Alle afspraken en taken moeten immers gekoppeld zijn aan een bestaand contact. U kunt dus in de afsprakenlijst geen kattebelletje opnemen om u eraan te herinneren dat u nog boodschappen moet doen (maar u kunt wel een afspraak met uzelf maken of dat item toevoegen aan uw “to do”-lijst…). Act ! wil duidelijk op de eerste plaats een contactmanager zijn. En die taak vervult het onberispelijk.

FC/BNL

De Act ! 3.0 upgrade kost 4550 frank, BTW inclusief. U kan een testversie van Act ! 3.0 ophalen op http://www.symantec.com/act/index demos.html. Act bestaat ook voor handcomputers en Macintosh.

ACT ! 3.0 VAN SYMANTEC Contactbeheer met gevoel voor groepswerk.