Pay-back bovenal

Grootdistributeur GB ziet in een Intranet vooral de troeven van een snelle communicatie en een verlaging van de werkingskosten.

Een Intranet is een formidabel werktuig dat niet alleen de kwaliteit van de communicatie verbetert maar ook de kosten die verbonden zijn aan de verspreiding van informatie naar beneden haalt. Niet verwonderlijk dus dat Michel S’Jongers, verantwoordelijk voor de informatica bij GIB, zo enthousiast doet over het onderwerp. In de grootdistributie, waar de marges bijzonder smal zijn, is het namelijk zo dat hoe groter de pay-back van een project is, hoe meer kans het maakt om ook het levenslicht te zien. En een Intranet biedt een enorme pay-back… Dat was voldoende reden om het binnen de groep op te bouwen.

Zoals bij zoveel bedrijven begon het Intranet-avontuur van GIB langs het Internet om. Aanvankelijk waren er twee websites, een voor de groep zelf (http://www.gib.be), de andere voor een van de belangrijkste dochterbedrijven, met name GB (http://www.MaxiGB.be). De eerste biedt informatie over de groep zelf, zijn filialen, adressen enzovoorts. De tweede is meer commercieel gericht, met aanbiedingen, en zelfs de mogelijkheid om bestellingen te plaatsen.

NORMALE EVOLUTIE.

Eens aangesloten op het Internet, was het mogelijk om via dat netwerk ook de hele elektronische post voor de groep te organiseren, een dienst waarvan steeds meer gebruik gemaakt wordt en die op dit ogenblik 1300 gebruikers telt. En tenslotte kregen ook een aantal gemachtigde personen de mogelijkheid om op het Web te surfen op zoek naar inlichtingen, maar dan wel uitsluitend in verband met hun beroepsactiviteit. Van het Internet naar het Intranet was dan bij manier van spreken nog maar een stap.

Het eerste Intranet van GIB werd ontwikkeld door het informaticadepartement en ook enkel door die mensen gebruikt. Het bevat alle documenten die nuttig zijn voor de dienst, met onder meer informatie over de systemen, in essentie technische informatie dus. Het voordeel van een verspreiding van Intranet is dat documenten onmiddellijk verdeeld en ter beschikking gesteld worden tegen een lagere kostprijs (fotokopies nemen is niet meer nodig bijvoorbeeld).

Michel S’Jongers : “Dat eerste experiment bood de informatica-afdeling de gelegenheid om haar knowhow op te krikken. Dat leidde tot de creatie van een Intranet-demonstratieproduct bestemd voor de vestigingen van de groep. Een realisatie die overigens met veel succes ‘verkocht’ wordt binnen de groep.”

Het product wordt op dit ogenblik geïnstalleerd en elk filiaal van de groep zal er naar eigen noden en wensen gebruik van kunnen maken. De voordelen van dit communicatiemiddel liggen overigens voor de hand. In het geval van GB, bijvoorbeeld, kan de zetel administratieve documenten, promotiegegevens enzovoorts overmaken aan de winkels zonder dat er een aanzienlijke tijd overheen gaat en tegen een lagere kostprijs documenten hoeven niet meer gefaxt of op de post gedaan te worden. Dat Intranet is nog niet helemaal operationeel omdat men momenteel nog de nodige communicatiestructuur aan het opzetten is.

HET BESTAANDE VERBETEREN.

De communicatie tussen de filialen van GIB is wel al goed ingeburgerd. Dat vormde trouwens een prioriteit voor de groep : het inrichten van een bedrijfsnetwerk gebaseerd op ISDN- of gehuurde lijnen.

Maar de gegevensoverdracht tussen de centrale zetel en de winkels gebeurt via het gewone telefoonnet. Die oplossing is aanvaardbaar, zo legt Michel S’Jongers uit, zolang er geen grote hoeveelheden gegevens moeten worden doorgestuurd. Men stelt echter vast dat het volume alsmaar toeneemt. Met een Intranet dat gebruikt zal worden voor het doorsturen van een groot aantal documenten, zal de stroom gegevens vanuit de hoofdzetel uiteraard aangroeien. Maar ook het omgekeerde is waar : er worden steeds meer inlichtingen gevraagd van de winkels, bijvoorbeeld om een beter idee te krijgen van het klantenpubliek. Er is dus een voortdurende feedback die trouwens steeds grotere afmetingen aanneemt. Op dit ogenblik gebeurt de gegevensuitwisseling ‘s nachts, om de verbindingskosten zoveel mogelijk te drukken. Maar aangezien de kostprijs voor andere dragers (gehuurde lijnen, ISDN) steeds interessanter wordt, zal men onvermijdelijk overstappen naar een meer geavanceerde technologie.

Waar het echter, zoals gezegd, het meest op aankomt, is de pay-back. Dat verklaart meteen waarom de ontwikkeling van een groepsnieuwsserver of van een hulpmiddel zoals Lotus Notes blijft steken en slechts een van de mogelijkheden is tussen vele andere. Daarmee zouden nochtans de zaakvoerders van de winkels ervaringen kunnen uitwisselen of elkaar om raad vragen. Maar het rendement van een dergelijke investering is op dit ogenblik moeilijk te evalueren. De mogelijkheid wordt niet uitgesloten maar blijft voorlopig toch in de lade.

Want, zoals Michel S’Jongers terecht zegt, “je moet leren stappen vóór je wil lopen”. En op het vlak van Intranet heeft GIB zopas zijn eerste pasjes gezet.

F.C.

Zoals bij zoveel bedrijven begon het Intranet-avontuur van GIB langs het Internet om.