‘Open kantoren zijn een ramp voor ons brein’

Neuropsychiater en consultant Theo Compernolle leert ons hoe we onze hersenen efficiënter kunnen gebruiken. Tijd nemen om te pauzeren en anders omgaan met smartphones en de continue e-mailstroom maakt ons gemiddeld vijftig procent efficiënter.

Verbazend hoe weinig mensen weten over hun brein”, steekt professor Theo Compernolle van wal. “Terwijl het brein voor de meeste professionals — ik noem hen breinwerkers — het belangrijkste werkinstrument is.” De neuropsychiater wijdt zijn carrière aan het uitzoeken wat stress met ons doet en hoe we onze hersenen efficiënter kunnen gebruiken. Als hoofdspreker, executive teamcoach en onafhankelijke internationale consultant bij bedrijven als BNP Paribas, Cargill, Philips, L’Oréal en heel wat Nederlandse ministeries verspreidt Compernolle zijn kennis. In zijn jongste boek Ontketen je brein legt hij in mensentaal uit hoe hyperconnectiviteit en multitasking je hersenen gijzelen en hoe je eraan kunt ontsnappen. “Ik heb tegenwoordig echte fanclubs. Niet alleen aan de top van bedrijven, maar vooral veiligheidsmanagers van fabrieken zijn enthousiast. Ze zien meteen wat in hun eigen fabriek kan verbeteren.”

1 Vergeet multitaksen

Om ons brein beter te gebruiken, moeten we eerst weten hoe het werkt. Want we hebben eigenlijk drie breinen: een denkend brein waarmee we abstract kunnen nadenken; een reflexbrein dat razendsnel is en onvermoeibaar routines, gewoontes stuurt; en een archiverend brein dat al onze kennis opslaat.

“De essentie is dat het denkend brein niet kan multitasken”, stelt Compernolle. “We kunnen onmogelijk over twee dingen tegelijk nadenken. Ik liet een journalist ooit eens het woord ‘multitasking’ en daaronder de cijfers 1 tot 12 schrijven. Daarna vroeg ik hem om de twee zaken beurtelings te schrijven, dus ‘m-1-u-2-l-3’. Hij deed dubbel zo lang over de tweede taak. Bovendien maakte hij een fout en was hij gespannen. Dat is het effect van multitasken. Het duurt langer, het kost meer energie en je maakt meer fouten. Dat geldt zowel voor simpele als complexe taken. Let wel, voor gewoontes en taken die we zo goed kunnen dat we er niet moeten over nadenken, ligt dat anders. We kunnen bijvoorbeeld fietsen en praten omdat we ons concentreren op het gesprek en het fietsen overlaten aan de automatische piloot van het reflexbrein.”

2 Ontkoppel van het internet

Multitasken is dus onmogelijk voor het denkend brein. De huidige technologie, met zijn smartphones en voortdurende stroom e-mails, maakt het ons echter heel moeilijk om niét te multitasken.

“Het denkend brein is in onderdrukking geraakt door hoe we technologie gebruiken. Continue verbonden zijn, is onze grootste fout. Onze aandacht wordt voortdurend naar het internet gezogen, waardoor we als consument irrelevante informatie opslorpen en ongewild informatie vrijgeven. Het is een schitterende technologie, maar bedoeld om consumenten vast te houden. Het eerste wat je moet doen om efficiënter te werken, is ontkoppelen van het internet.”

3 Roei wisselingen uit

Multitasken is zo inefficiënt door het constante wisselen tussen de taken. Compernolle: “Bij elke wissel moet het brein razendsnel van de ene taak naar de andere schakelen. Stel, je bent geconcentreerd bezig met een opdracht. De hele context van die opdracht zit dan in je ‘werkgeheugen’ opgeslagen. Terwijl je aan het werk bent, verschijnt er een pop-up van een nieuwe e-mail. Gewoon door naar die pop-up te kijken, raakt je concentratie twee minuten in een dipje. Het eerste wat iedereen trouwens zou moeten doen, is die pop-ups uitschakelen. Beslis je de mail te beantwoorden, dan zet het brein de hele context van de vorige opdracht in een tijdelijk geheugen, wist het je werkgeheugen, haalt het de nodige informatie voor de e-mail uit je langetermijngeheugen en bouwt het je concentratie weer op. Deze wissels kosten niet alleen energie en tijd, maar heel wat informatie gaat gewoon verloren en we maken meer fouten. Denk maar aan het testje met de journalist. Schakel de wissels zo veel mogelijk uit. De winst in productiviteit, creativiteit en efficiëntie is enorm.”

4 Verdeel uw dag in blokken

Een CEO stuurde zijn hr-directeur naar Compernolle wegens dreigende burn-out. Hij kreeg de raad aan zogenoemde batchprocessing te doen. “Hij boekte een enorme tijdswinst en heeft voor het eerst sinds jaren tijd voor alles en hij slaapt voldoende. Je verdeelt je werk in tijdsblokken en houdt je telkens ongestoord met één taak bezig. Maak ook een blok om e-mails te verwerken en op het internet te surfen, maar programmeer die nadat je eerst het blok met belangrijk denkwerk hebt afgerond. Beperk het blok van e-mails en internet tot vier keer per dag. Mensen die daarin slagen, ontdekken dat het ook in drie keer kan. Dat lijkt moeilijk, maar zodra je beseft hoeveel efficiënter je bent en hoe sneller je dingen kan afwerken, kost het geen wilskracht meer.”

“Waarom het belangrijkste denkwerk eerst? Tijdens de nacht wordt de informatie van de voorbije dag netjes opgeborgen in het archiverend brein. In het laatste deel van de nacht bereidt dit brein ons voor op de volgende dag. Voordat je naar bed gaat in drie regels opschrijven wat je belangrijkste taken van de volgende dag zijn, versterkt dit proces. Door je dag met andere zaken zoals e-mails of surfen op je smartphone te beginnen, raak je dit voordeel kwijt.”

“Ik raad mensen ook aan rotklusjes bijeen te brengen. Vaak stellen we ze uit tot het moment dat ze erg dringend worden en dan is het nog frustrerender om ze te klaren. Gooi alle rotklusjes op een stapel en ruim ze elke vrijdag om 16 uur op. Hierdoor stel je de klusjes niet uit en zet je met een opgelucht gevoel het weekend in.”

5 Neem tijd voor pauzes en slaap voldoende

“Je archiverend brein slaat kennis op”, gaat Compernolle voort. “Dit brein kan echter niet op hetzelfde moment actief zijn als het denkend brein. Het gebruikt dus elke pauze die we nemen. Als je ook tijdens je pauzes bezig bent met je smartphone, heeft dit brein onvoldoende tijd om zaken op te bergen en vergeet je veel meer. De belangrijkste pauze is onze slaap. Mensen beseffen de negatieve invloed van te weinig slaap op de kwaliteit van ons brein niet. Ook al denk je het fysiek aan te kunnen, een brein na een nachtje doorgaan is vergelijkbaar met het brein van iemand met 1,5 promille alcohol in zijn bloed. Een professional werkt dan op het niveau van een ongeschoolde, niet erg verstandige arbeider. Geen wonder dat wetten en compromissen bekokstoofd in nachtelijk overleg zo slecht zijn.”

6 Ga de discussie over open kantoren aan

“Je kan er als werknemer zelf weinig aan doen, maar open kantoren zijn een ramp voor ons brein. Ik heb het dan over de kantoren zonder afgesloten ruimtes om te werken, te vergaderen of te telefoneren. Uit onderzoek weten we dat mensen in zulke kantoren om de drie minuten een interruptie hebben. Dit betekent een wisseling van aandacht. Daar is ons arme brein niet voor gemaakt. In een open kantoor kost het je veel meer energie om je te concentreren en aan het einde van de dag ben je uitgeput.”

JULIE DE JONGHE

‘Multitasken duurt langer, kost meer energie en je maakt meer fouten’

‘Continu verbonden zijn, is onze grootste fout’

‘Schakel de pop-ups voor nieuwe e-mail uit’

‘Doe het belangrijkste denkwerk eerst’

‘Geen wonder dat wetten en compromissen bekokstoofd in nachtelijk overleg zo slecht zijn’

‘In een open kantoor heb je om de drie minuten een interruptie’