Op een wolk in uw thuiskantoor

Voor thuiswerkers die grote bestanden versturen en betrouwbare informatie veilig willen opslaan, is een persoonlijke cloud een interessante oplossing.

Computerbestanden groter dan 10 megabyte verstuurt u niet via e-mail. Dat kan de mailbox van de ontvanger overbelasten en dan is het niet zeker of het bestand ter bestemming raakt. Een manier om snel en veilig grote bestanden uit te wisselen, is een beroep te doen op een zogenoemde filetransferdienst. Er bestaan uitstekende gratis versies zoals Infinit, Hightail (het vroegere YouSendIt) en het Nederlandse WeTransfer. Dat gaat snel en efficiënt. Een nadeel is wel dat de bestanden na een aantal dagen automatisch worden gewist. Een collega of een klant die na een afwezigheid uw bestanden wil downloaden, kan dan merken dat de downloadlink vervallen is. Een abonnement op zulke diensten omzeilt dat euvel en biedt de mogelijkheid nog grotere bestanden te versturen, maar als u ook een back-upsysteem nodig hebt voor uw thuiskantoor, kiest u het beste een andere oplossing.

Google Drive, OneDrive van Microsoft, iCloud van Apple en Dropbox zijn een virtuele harde schijf, waarop u eender waar kunt inloggen met uw pc, laptop, tablet of smartphone. Met de meeste van die diensten kunt u een onderscheid maken tussen (back-up)bestanden die u alleen kunt zien, openen en downloaden, en bestanden die anderen kunnen bekijken. Pingpongt u met klanten of collega’s vaak met rekentabellen, tekst- of databasebestanden? Dan is het wellicht nuttiger die online te bewaren, zodat alle betrokken partijen altijd inzage en toegang krijgen tot de laatste versie van de bestanden. Oplossingen als Google Docs, Microsoft Office Online en Open Office Online stellen daarvoor zelfs software ter beschikking in de cloud. Die valt te omschrijven als het netwerk van computers via het internet. Bestanden of software worden in die wolk opgeslagen, zodat u die niet hoeft te bewaren op uw harde schijf.

Handig maar beperkt

Sinds vorig jaar is daarnaast het personal-cloudsysteem in opmars. Dat werkt via wat in het Engels een network-attached storage (NAS) genoemd wordt. De bestanden hoeven niet eerst naar een externe dienst te worden opgeladen, maar blijven onder het dak van uw kantoor. De Personal Cloud van Seagate, de CloudBox van Lacie en My Cloud van Western Digital zijn zowat de bekendste NAS-toestellen op de markt. De voordelen zijn legio. Er zijn geen maandelijkse kosten, het systeem is handig om video en audio mee te bekijken of te beluisteren via een tv-scherm of een laptop met projector – handig tijdens presentaties en demonstraties – en zulke systemen zijn meestal perfect te synchroniseren of te verbinden met externe clouddiensten als Google Drive en Dropbox. Ook buiten de muren van uw kantoor kunt u verbinding maken met uw NAS-toestel, via een bijbehorende app op uw smartphone. U kunt ook bepalen wie tot welke bestanden toegang krijgt.

Het nadeel van een NAS is dan weer dat defecten of stroompannes de lokaal opgeslagen bestanden ontoegankelijk kunnen maken. Er zijn dus nog altijd extra back-ups nodig. Bovendien is de opslagcapaciteit niet oneindig. Al bieden sommige NAS-fabrikanten wel gratis opslagruimte in de cloud aan, om die laatste twee mogelijke problemen tegen te gaan. Zo is de cloudcirkel helemaal rond.

Dimitri Dewever

Er zijn nog altijd extra back-ups nodig. Bovendien is de opslagcapaciteit niet oneindig.