Microsoft BelgiË maakt alle medewerkers mobiel

Bij Microsoft mag het personeel in het kantoor in Zaventem gaan werken. Of gewoon ook niet, en midden in de namiddag even boodschappen doen in de supermarkt. Omdat prestaties niet langer in tijd worden gemeten, maar in resultaat. En dat komt dan weer omdat multimediale mobiliteit onze manier van werken verandert. Almaar ingrijpender, zelfs.

Phillip Vandervoort spint bijna van genot als hij door zijn nieuwe kantoren struint, bij Microsoft Belgium. De infrastructuur is immers precies op maat van zijn stokpaardje: “Onze almaar grotere mobiliteit zal de wereld nu wel heel snel veranderen”, zegt de general manager. “Meer zelfs, het is al bezig. Daarvoor zorgen systemen die het mogelijk maken om overal perfect te blijven functioneren”, en hij legt uit hoe Microsoft dat denken meteen heeft doorgetrokken naar de inrichting van de nieuwe kantoren.

Met pakweg 370 zielen werken ze bij Microsoft België, maar in Zaventem zijn er niet meer dan 230 work spaces. De overige ruimte wordt ingenomen door koffiehoekjes, ook dat wel, en knusse stoelen waarin het gezellig bijpraten is, maar vooral door vergaderzalen. “Het personeel moét hier niet meer zijn”, legt hij uit. “Dat maakt het leven veel gemakkelijker: wil je om half vier de kinderen aan de schoolpoort oppikken, dan is dat voor ons geen probleem. Het resultaat aan het einde van het jaar, dat is het enige wat telt. Hoe je dat haalt, helemaal niet. In de nieuwe economie worden de prestaties van een personeelslid niet meer gemeten in tijd, maar in resultaat.”

‘Nu niet storen’

Systemen die het mogelijk maken om overal te blijven communiceren, om het even waar ter wereld, ze zijn niet nieuw. Er is nu al een generatie die nooit een universum zonder gsm heeft gekend. En telefoneren langs het internet, het zogenaamde voipen, ook dat doen we al een poos. Een laptop is geen werktuig meer, of een gadget, maar bijna even vertrouwd als een polshorloge. En het internet reikte ons een breed kanaal aan waarin het allemaal samenvloeit. Voor de modale burger op een bijwijlen chaotische manier, maar bij Microsoft opvallend harmonieus: de softwarereus heeft inderdaad geen nieuwe toverformule uitge-vonden, maar heeft alle beschikbare communicatietechnologieën en hardware op een zeer gestructureerde manier met elkaar gecombineerd en geoptimaliseerd.

Het resultaat is het softwarepakket Office Communicator, een platform dat de 370 werknemers van het Belgische filiaal bijna onlosmakelijk met elkaar verbindt. Waar iemand zich ook moge bevinden. “Apple maakt ook leuke dingen, maar dat is allemaal standalone”, laat Vandervoort de kans niet liggen om ‘ de andere kant’ neer te sabelen. “Wij reiken een compleet platform aan.”

Toegegeven: voip, gsm, 3G, Outlook, een soortement messenger, teleconferencing en nog veel meer, het klikt allemaal naadloos in elkaar. We kijken even mee naar het platform op de laptop van pr-verantwoordelijke Edward Claessens, als we in Zaventem aankomen, en zien op zijn scherm met welke status andere werknemers van Microsoft België online zitten. Van ‘ in meeting’ tot ‘ nu niet storen’, of zo, of gewoon ‘ beschikbaar’. Iedereen kan iedereen contacteren via het communicatiekanaal dat op dat moment openstaat, telefoon, internet of gsm. In real time. En al die communicatiestromen vloeien samen in de laptop, zelfs wat je met een beetje verbeeldingskracht nog kunt beschouwen als de ‘ vaste telefoonlijn’. Staat de laptop uit, dan verschuift het hele gebeuren naar de gsm, sorry, smartphone, die uiteraard ook op een besturingssysteem van Windows draait.

Vergadervideofoon

De enige homp hardware die Microsoft ontwikkelde om het concept in gang te duwen, is de zogenaamde Round-Table, ze noemen hem bij Microsoft onze vergadervideofoon: een combinatie van een microfoon met tal van piepkleine cameraatjes, eentje per persoon rond de tafel, om van op verschillende locaties samen te kunnen vergaderen. Best leuk: de werknemer die thuis zit, krijgt op zijn scherm alle aanwezigen op zijn scherm te zien, keurig op een rij, als postzegels. De collega die spreekt, springt dan naar de voorgrond van het scherm. Of hoe vergaderen nu ook kan tijdens het wachten op boarding. En willen ze op kantoor de collega op de luchthaven zien, dan zetten ze het door zijn webcam doorgestuurde beeld op een groot scherm in het zaaltje.

Kwestie van generaties

Natuurlijk is dit een concept dat Microsoft maar wat graag aan grote bedrijven wil slijten, maar er zit tegelijk een visie achter. En die verwoordt Vandervoort met passie. “Als ik ergens voor een publiek ga spreken, of tijdens gesprekken met bedrijfsleiders, dan merk ik hoe ze allemaal denken: inderdaad.”Maar niet iedereen hapt toe. Vandervoort wil het niet letterlijk gezegd, maar we lezen het tussen de regels: vooral oudere bedrijfsleiders geven hem misschien wel gelijk, maar bedanken nog even, ‘ heel nuttig maar niet voor ons’. Begrijpbaar, in die zin dat mobiliteit en multimediale uitrusting ook een kwestie van generaties zijn. Vandervoort hoort het graag gezegd: “Ons concept wordt een belangrijk wapen in de strijd om de beste werknemer”, en hij tovert een grafiek boven die toont hoe de actieve bevolking serieus is afgeslankt en dat ook zal blijven doen. “De generatie die nu op de arbeidsmarkt komt, werd geboren in 1984. Die mensen zijn opgegroeid met een pc, met internet en gsm. Noem ze gerust digital natives. Ze communiceren en functioneren op een heel andere manier dan vorige generaties, ze mailen minder en chatten meer. Dat willen ze doortrekken naar de werkvloer. Wij veertigers denken bij de term document nog altijd aan een A4-blad. Onze kinderen beschouwen een document als een geheel van dingen.” Etcetera.

Slotsom: “Grote bedrijven die de war for talent willen winnen, zullen een performante multimediale omkadering moeten aanbieden. Zo is het: het Belgische bedrijfsleven zal zich moeten spoeden om klaar te zijn voor de digital natives“, voorspelt Vandervoort.

Zoals in de muziekbranche

Er is natuurlijk meer aan de hand. Niet alleen de work space van Microsoft België is tot ver buiten de muren van het kantoor gaan uitdeinen. De hele wereld is een grote werkplaats geworden. De wereld als markt voor iedereen. Wie in Rumst een idee heeft, kan het laten ontwerpen in Milaan, fabriceren in Sjanghai, transporteren naar een verdeelcentrum in Leipzig en verkopen in heel Europa. Allemaal gecoördineerd met een paar drukken op de knop, die evengoed op een laptop als op een gsm kan zitten. Mobiliteit is essentie geworden, locatie is niet langer een beperkende factor. “De wereld als grote work space“, zegt Vandervoort, en hij verwijst graag naar de muziekmarkt die de voorbije jaren een aardverschuiving meemaakte, of geeft het voorbeeld van een Chinees die een boek schrijft en daar vandaag de hele wereld mee kan bereiken.

Anderhalf uur in de file

“In de migratie van oud naar nieuw speelt technologie een gigantisch grote rol. Dat begint zich nu te manifesteren, en het zal almaar sneller gaan.” Net zoals de kennis van de mens. “Iedere nieuwe generatie weet veel meer dan de vorige. Tegelijk is er een almaar groter verschil tussen wat we weten en wat we zouden kunnen weten, want het internet reikt over alles en nog wat kennis aan. Het succes van bedrijven zal zich in snel groeiende mate laten bepalen door de manier waarop die beschikbare kennis wordt gebruikt.”

En zowel kennis opdoen als communiceren, zowel privé als professioneel, dat hoeft niet langer gepaard te gaan met fysieke verplaatsing, “of anderhalf uur in de file staan”, zegt Vandervoort. Daarin past het communicatieconcept van Microsoft dan weer naadloos. “We hebben geen telefoon meer, maar een laptop.” Die de werknemer overal volgt. “Heb je een vraag voor een collega, dan stel je die gewoon. Nu. Meteen. En je krijgt direct antwoord”, zegt de general manager van Microsoft België.

Big Brother?

En of we daar niet even de schaduw van Big Brother zagen? Vandervoort relativeert. “In de generatie van de digital natives ligt de gevoeligheid rond privacy helemaal anders dan bij ons. Trouwens, in onze Office Communicator kun je je aanwezigheidsindicator uitschakelen. Alleen merken we dat niemand dat hier doet.” Voor de veel mobielere generatie van de digital natives verandert deze aardverschuiving ook de manier waarop met het begrip ‘ werk’ wordt omgegaan. Werk en privé vloeien immers almaar sterker in elkaar: wie in de namiddag naar de supermarkt gaat, zit ‘s avonds evengoed tot tien uur voor de laptop. (T)

Door Jo Bossuyt/Foto Pat Verbruggen