De tijd dat ‘de patron’ zijn personeel in zijn eigen café uitbetaalde, is godzijdank al lang voorbij. Hoewel, steeds meer werkgevers bieden hun werknemers nu een zogenoemd cafetariaplan aan. Gelukkig profiteert ook de werknemer daar deze keer van. Trends legt uit waar u op moet letten.
Veel werknemers krijgen in deze periode van het jaar een cafetariaplan voorgeschoteld. Daarin kunnen ze ervoor kiezen bepaalde delen van hun loonpakket om te ruilen in andere voordelen, zoals een fiets, een laptop, extra vakantiedagen of andere zaken.
Optimalisatie en individualisering
De grondgedachte is altijd dat werknemers de keuze krijgen een deel van hun loonpakket om te zetten in een budget waarmee ze kunnen kiezen uit het aanbod. Bij sommige werkgevers is dat het variabele gedeelte van het loon, zoals een prestatiebonus. Bij anderen gaat het om vaste delen van het loon, zoals de eindejaarspremie of een deel van het gewone maandloon.
“Vaak wordt ervoor gekozen de eindejaarspremie om te zetten in andere voordelen via een cafetariaplan. Al is dat niet in alle sectoren toegestaan”, zegt Ellen Roelants, expert verloning bij de hr-dienstverlener Acerta. “Variabel loon, zoals een bonus, kan ook worden omgezet.”
“Men associeert cafetariaplannen vaak met loonoptimalisatie – minder belastingen en sociale bijdragen betalen – en loonindividualisering. Dat laatste klopt, maar dat eerste is veel minder het geval. Het kan dat je dankzij een cafetariaplan minder belastingen en socialezekerheidsbijdragen betaalt, maar dat is niet altijd het doel”, zegt Yves Stevens, hoogleraar sociaal recht aan de KU Leuven. De opties waaruit de werknemers kunnen kiezen, zijn wel vaak financieel voordeliger dan gewoon loon omdat er geen of lagere sociale bijdragen en belastingen op betaald moeten worden (zie kader De keuze tussen 1.270 of 405 euro).
De angel is dat er geen eenvormig fiscaal kader is voor cafetariaplannen. “Voor elk afzonderlijk onderdeel in een cafetariaplan moet je kijken wat de fiscale en parafiscale behandeling is”, zegt Yves Stevens. “De regels zijn zeer uiteenlopend voor de verschillende opties in een cafetariaplan. Er bestaat geen geharmoniseerd kader, waardoor je voor al die opties terugvalt op de algemene wettelijke regels rond de inkomstenbelasting en sociale zekerheid”, zegt Bart Van den Bussche, director Reward Services bij het adviesbureau PwC.
Vuistregels en aandachtspunten
Werknemers die uit een cafetariaplan kunnen kiezen, letten het beste op enkele vuistregels en aandachtspunten.
Het is niet verplicht
Werkgevers zijn niet verplicht een cafetariaplan op te stellen, en werknemers zijn niet verplicht eraan deel te nemen.
“Werknemers kunnen er extralegale voordelen uithalen op basis van hun eigen situatie en winnen zo vaak aan nettokoopkracht. Maar de werkgever beslist welke voordelen beschikbaar zijn”, zegt Tine Vinck, manager Reward bij de hr-dienstverlener SD Worx. “Het uitoefenen van het keuzerecht is facultatief. Beslist de werknemer niet in te stappen in het cafetariaplan, dan blijft alles bij het oude. Zijn loonpakket blijft hetzelfde”, voegt ze toe.
Weet wat u inruilt
“Het is belangrijk stil te staan bij wat u inruilt en wat daarvan de impact kan zijn op uw wettelijk pensioen”, zegt Bart Van den Bussche.
In sommige cafetariaplannen kunnen werknemers variabel loon, zoals een prestatiebonus, omzetten in iets anders. In andere plannen gaat het om vaste delen van het loon, zoals de eindejaarspremie of het gewone loon. “Uw grote salariswagen inruilen voor eentje in een lagere categorie en zo budget vrijmaken, dat is een veilige keuze. Maar basisloon inleveren voor een ander voordeel, kan effect hebben op uw pensioenberekening”, zegt hij.
Dat laatste hangt af van de vraag of het jaarloon van een werknemer onder of boven het zogenoemde loonplafond zit. Dat is momenteel 77.924,46 euro per jaar (update 0/11/2024). “Je bouwt maar pensioen op tot dat bedrag. Verdien je meer, dan heeft dat geen invloed op je pensioen en zijn er geen gevolgen als je loon boven die drempel omzet in andere voordelen”, zegt Ellen Roelants. Als het jaarloon lager is dan dat plafond, zal het stukje loon dat in een cafetariaplanbudget wordt omgezet niet meetellen voor het pensioen.
Stel, u hebt een brutojaarloon van 65.000 euro en uw werkgever geeft u in een cafetariaplan een budget van 5.000 euro. Dan moet u kiezen, of die 5.000 euro in loon laten uitbetalen en zo meer pensioenrechten opbouwen, of die 5.000 euro deels of helemaal omzetten in voordelen uit het cafetariaplan.
De impact op het pensioen hangt ook af van welk voordeel de werknemer kiest. “Alleen als hij een voordeel kiest waarop minder of geen socialezekerheidsbijdragen betaald worden, heeft dat een impact op het wettelijke pensioen”, zegt Tine Vinck.
Hebt u het nodig?
Voor u als werknemer een keuze maakt, is het belangrijk eerst uzelf een paar vragen te stellen, raadt Ellen Roelants aan. “U moet zich vooral afvragen of u een fiets of een smartphone echt nodig hebt. En of u bijvoorbeeld een aanvullende verzekering niet al via een andere weg hebt, zoals in de hospitalisatieverzekering van uw partner”, zegt Ellen Roelants. “U moet het niet alleen doen voor de optimalisatie.”
Ook Yves Stevens benadrukt dat de keuze van werknemers in een cafetariaplan het beste ingegeven wordt door hun individuele of gezinssituatie. “De bedoeling van zulke plannen is dat mensen er vanuit hun individuele insteek een keuze uit maken. Dat is heel persoonlijk. Een dertiger met twee jonge kinderen heeft heel andere noden dan iemand van zestig, wier kinderen het huis al uit zijn”, zegt hij. “Een overlijdensdekking is fiscaal zeer gunstig, maar voor alleenstaande werknemers is dat veel minder relevant dan voor werknemers met partners en kinderen.”
Keuzes hebben gevolgen
Werknemers die niet deelnemen aan een cafetariaplan, genieten niet van bepaalde fiscale en andere voordelen. Maar sommige keuzes in een cafetariaplan hebben ook gevolgen waar ze beter even bij stilstaan.
“Als u voor een leasefiets kiest, dan engageert u zich voor de termijn van de leaseperiode. U moet ervoor zorgen dat u drie jaar voldoende budget hebt om die leasing te financieren”, zegt Ellen Roelants. “Als u van plan zou zijn uit dienst te gaan in die periode, kiest u beter niets.”
Daarnaast is het ook aan werkgevers om in hun cafetariaplan regels op te stellen voor de gevallen waarin werknemers ontslagen worden of zelf uit dienst treden.
Enkele opties
Bedrijven kunnen hun cafetariaplannen met heel wat voordelen invullen. Hieronder geven we de opties die het vaakst voorkomen, met hun voordelen en aandachtspunten.
Fiets
Financieel is een fiets de meest voordelige keuze. De werkgever leaset dan een fiets voor drie jaar en stelt die ter beschikking van de werknemer. Aan het einde van de termijn heeft de werknemer vaak de keuze om de fiets voor een bepaalde restwaarde over te kopen.
Zowel de werkgever als de werknemer betaalt daar geen sociale bijdragen op, en er wordt ook geen bedrijfsvoorheffing en personenbelasting afgehouden.
“De fiets moet wel regelmatig voor woon-werkverkeer gebruikt worden om vrijgesteld te worden van die sociale en fiscale bijdragen”, zegt Bart Van den Bussche van PwC. Werknemers die een fiets kiezen, gaan daarover impliciet of expliciet een verklaring op eer aan.
Voordelen:
• Geen werkgever-RSZ
• Geen werknemer-RSZ
• Geen bedrijfsvoorheffing
Aandachtspunten:
• Moet worden gebruikt voor woon-werkverkeer
• Regeling nodig bij uitdiensttreding of ontslag
Multimedia
Werkgevers kunnen ook IT-materiaal, zoals laptops en smartphones, in een cafetariaplan aanbieden. Ook dan zijn de fiscale en RSZ-voordelen aanzienlijk.
“De fiscus kleeft op de laptop of de smartphone een soort forfaitaire waardering, die veel lager is dan de werkelijke waarde. De waardering is een inschatting van het privédeel van het ter beschikking gestelde toestel door de werkgever. Op die lagere waardering wordt u belast en betaalt de werkgever en de werknemer sociale bijdragen”, legt Bart Van den Bussche uit.
Laptops krijgen jaarlijks een waarde van 72 euro opgekleefd, of 6 euro per maand. Voor is dat smartphones 36 euro per jaar of 3 euro per maand. Die bedragen komen als ‘voordeel alle aard’ op de loonbrief van werknemers, waar zij vervolgens op belast worden en sociale bijdragen op moeten betalen.
Stel dat u een laptop van 2.000 euro kiest, dan betaalt u gedurende de looptijd van de leaseperiode bedrijfsvoorheffing en sociale bijdragen op de forfaitaire waarde van 72 euro.
Voordelen:
• Verlaagde basis werknemer-RSZ
• Verlaagde basis werkgever-RSZ
• Verlaagde basis bedrijfsvoorheffing
Aandachtspunten:
• Regeling nodig bij uitdiensttreding of ontslag
• Opletten met dubbel voordeel als niet langer een privécomputer gebruikt wordt voor beroepsdoeleinden
Pensioensparen
Het is mogelijk dat werknemers hun derde pensioenpijler financieren via hun cafetariaplan. De werkgever betaalt dan het pensioenspaarbedrag van het vorige jaar terug aan de werknemer.
“Daar zit geen fiscaal voordeel aan, dat wordt hetzelfde belast als loon. Maar de werknemers moeten er geen RSZ op betalen en de werkgevers moeten er slechts een bijzonder werkgeversbijdrage van 8,86 procent op betalen”, zegt Bart Van den Bussche.
Voordelen:
• Geen werknemers-RSZ
• Bijzondere werkgeversbijdrage van 8,86 procent
Aandachtspunten:
• Wel bedrijfsvoorheffing
• Administratie: de werknemer moet een bewijs van betaling van het pensioensparen aanleveren aan de werkgever
Warrants
Steeds meer cafetariaplannen bieden warrants – beursgenoteerde opties – aan. Dat zijn financiële producten, beleggingen zeg maar, waarvan de waarde samenhangt met een korf aandelen die op de beurs noteert. In plaats van gewoon loon te krijgen, ontvangen de werknemers dan beursgenoteerde opties op een korf aandelen. De meesten verkopen die meteen de dag nadien om zo toch cash te ontvangen.
“Bij warrants hoeven werknemers en werkgevers geen sociale bijdragen te betalen, maar die laatsten hebben wel bijkomende kosten aan de financiële instelling waarmee ze die warrants aanbieden”, zegt Bart Van den Bussche. “De werknemer betaalt bedrijfsvoorheffing en personenbelasting op de waarde van de warrants 60 dagen na de toekenning. Hij moet ook een beurstaks van 0,35 procent betalen als hij de warrants verkoopt.”
De vrijstelling van sociale bijdragen geldt alleen als variabel loon of de eindejaarspremie wordt uitbetaald in warrants. Werkgevers mogen ook maar maximaal 20 procent van de som van het brutojaarloon en de variabele brutobezoldiging uitkeren in warrants.
Voordelen:
• Geen werknemer-RSZ
• Geen werkgever-RSZ
Aandachtspunten:
• Wel bedrijfsvoorheffing
• Enkel voor variabel loon en eindejaarspremie in bepaalde sectoren
• Extra kosten voor werkgever en werknemer
Verzekeringen
Werkgevers kunnen op de collectieve hospitalisatieverzekeringen, die veel van hen al aanbieden, uitbreidingen aanbieden via een cafetariaplan. “De werkgever betaalt daar dan een extra verzekeringspremie voor. Daar moet de werknemer geen personenbelasting op betalen, en in de meeste gevallen is er ook geen sociale bijdrage op verschuldigd als het beschouwd wordt als een aanvulling op de sociale zekerheid”, zegt Bart Van den Bussche. Werkgevers moeten op de premies wel een verzekeringstaks en een bijzondere sociale bijdrage betalen.
Voordelen:
• Geen bedrijfsvoorheffing als het een collectief aanbod is
• In sommige gevallen geen werknemer-RSZ
• In sommige gevallen geen werkgever-RSZ
Aandachtspunten:
• Verzekeringstaks
• Bijzondere sociale bijdrage
• Niet-aftrekbare kosten voor de werkgever
Vakantiedagen
Via sommige cafetariaplannen kunnen werkgevers extra vakantiedagen kopen. Dan wisselen ze budget in voor vakantie, tegen de normale loonkostprijs. “Daar gaan geen fiscale of RSZ-voordelen mee gepaard. Die optie is er vooral om werknemers meer keuzes te geven om werk en privé beter te combineren”, zegt Bart Van den Bussche. “Financieel gezien zijn extra vakantiedagen een nuloperatie”, zegt ook Ellen Roelants van Acerta.
Voordelen:
• Gericht op een beter evenwicht werk-privé
Aandachtspunten:
• Geen fiscale of RSZ-voordelen
De keuze tussen 1.270 of 405 euro
Op veel van de opties in cafetariaplannen worden minder RSZ-bijdragen en belastingen betaald. Een voorbeeld maakt duidelijk wat daarvan de gevolgen zijn.
Een werkgever die zijn werknemer 1.000 euro brutoloon wil geven, moet daar gemiddeld 27 procent sociale bijdragen op betalen. De loonkosten voor de werkgever bedragen dus 1.270 euro. Maar op sommige opties in een cafetariaplan is die RSZ van 27 procent niet verschuldigd. Dat geeft werkgevers de keuze hun werknemer een ruimer budget in een cafetariaplan te geven dan dat brutoloon.
In dit voorbeeld kan de werkgever zijn medewerkers de volle 1.270 euro in een cafetariaplan bieden. Of hij kan zijn RSZ-besparing delen met zijn werknemers door ze een budget van 1.135 euro toe te kennen. Of hij kan de volledige besparing in eigen zak steken, en slechts 1.000 euro budget aanbieden.
“In de meeste gevallen laten de werkgevers zo veel mogelijk van de financiële voordelen doorstromen naar de werknemers. Dan kunnen ze met dezelfde loonkosten meer aan hun werknemers geven dan wanneer ze gewoon loon uitbetalen”, zegt Ellen Roelants van Acerta.
Daarnaast moeten werknemers op hun gewone loon ook 13,07 procent sociale bijdragen afstaan. Ook dat vervalt voor sommige opties in een cafetariaplan. In het voorbeeld van 1.000 euro brutoloon, is dat 130 euro. Die besparing is altijd volledig voor de werknemer.
Daarna gaat er in een normale loonsituatie ook bedrijfsvoorheffing af – een soort voorafbetaling op de personenbelasting – om uiteindelijk tot een nettoloon te komen. Ook die bedrijfsvoorheffing valt weg voor sommige opties in een cafetariaplan.
In het meest ideale scenario (zie tabel), waarin werkgevers en werknemers geen socialezekerheidsbijdragen of bedrijfsvoorheffing moeten betalen, kan een werknemer in een cafetariaplan het volledige budget van 1.270 euro besteden. Mocht hij toch in gewoon loon uitbetaald worden, dan zou hij slechts 405 euro op zijn loonbrief zien verschijnen.
Troeven en aandachtspunten voor werkgevers
Werkgevers kunnen cafetariaplannen uitspelen als een troef om werknemers aan te trekken. “Wanneer hun loonpakket is afgestemd op hun behoeften, zijn medewerkers meer tevreden over hun verloning. Dat waardevollere loonpakket en de keuzevrijheid zijn bijzonder sterke troeven om het engagement bij je medewerkers hoog te houden en gemakkelijker talent aan boord te halen”, zegt Tine Vinck.
Al zijn er ook voor werkgevers aandachtspunten en bijkomende lasten. “Een cafetariaplan invoeren vraagt aandacht en tijd”, voegt ze toe. “Het huidige verloningspakket moet in kaart gebracht worden. U moet een sluitende bijlage aan het arbeidscontract opstellen, in samenspraak met de werknemers het budget en de voordelen kiezen, de keuzes van de werknemer opvolgen en ook alles correct op de loonbrief verwerken.”
Daarom heeft ze vier tips voor werkgevers:
• Start met een beperkte selectie voordelen
• Bepaal eerlijk en duidelijk de waarde van elk voordeel
• Communiceer vaak en met alle betrokkenen
• Denk ook aan morgen, zodat het een duurzame praktijk wordt
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier