Door onwetendheid of gebrek aan tijd: kmo’s lopen massaal subsidies mis

Veel kmo’s en start-ups zouden voor hun investeringen wel subsidies kunnen krijgen, maar lopen die mis omdat ze het te druk hebben of uit onwetendheid. Bepaalde subsidies veranderen jaarlijks en vereisen een gespecialiseerde opvolging. “Wij gidsen kmo’s door het subsidieoerwoud”, vertelt Geert Spapen van A-Chief.

Een groot deel van de ondernemerssteun waarin de Vlaamse overheid voorziet, komt terecht bij 25 grote bedrijven. Dat meldde het ondernemingsloket en sociaal verzekeringsfonds Xerius een tijd geleden. Sectorgenoot Liantis erkent dat en werkt daarom samen met de gespecialiseerde externe subsidieadviseur A-Chief uit Schoten. Dat bureau begeleidt ondernemers en kmo’s bij het speuren naar relevante subsidies en het opstellen en indienen van de aanvraagdossiers.

“Veel bedrijven zien door de bomen het bos niet meer, en missen vaak de nodige expertise en kennis voor het uitwerken van subsidiedossiers”, merkt Geert Spapen, bestuurder bij A-Chief. “Die materie is vaak zelfs voor boekhouders, ondernemersloketten en sociale verzekeringsfondsen complex. Daarom sturen zij hun klanten onze richting uit.”

De vragen over subsidies die A-Chief van ondernemers krijgt, zijn heel divers. Er zijn bijvoorbeeld ondernemingen die willen digitaliseren, automatiseren of robotiseren, en willen weten op welke overheidssteun ze daarvoor aanspraak kunnen maken. “Sommige bedrijven willen internationaliseren of rekruteren, andere zetten in op innovaties en nieuwe productontwikkelingen. Veel ondernemingen zijn bezig met duurzaamheidstrajecten of initiatieven rond circulaire economie. Zo goed als elk domein waarin ze investeren, komt in bepaalde mate in aanmerking voor het aanvragen van een subsidie”, zegt Geert Spapen.

Eigen specialisten

A-Chief begint altijd met een vrijblijvende subsidiescan van de onderneming. Dat gebeurt op basis van digitale gegevens van het bedrijf en een doelgericht overleg met de bedrijfsleiders. Daaruit blijkt welke subsidies interessant kunnen zijn voor de kmo.

“Bepaalde ondernemingen kunnen meteen een aanvraag indienen voor specifieke projecten. Maar soms zitten hun plannen nog in een embryonale fase en wordt dat pas later relevant”, vertelt Spapen. A-Chief schakelt eigen specialisten in, zoals ingenieurs, hr-, duurzaamheids-, groei- en transformatiespecialisten. “We blijven alle subsidies nauwgezet opvolgen, want het subsidielandschap is heel dynamisch. Er komen er jaarlijks nieuwe bij, sommige vallen weg, andere krijgen extra regels of criteria. Dit is een voltijdse baan.”

Een subsidiespecialist als A-Chief zorgt er dus voor dat ondernemers zich ongestoord kunnen focussen op hun kernactiviteiten. Ze hoeven zich niet te bekommeren om het vinden van hun weg tussen subsidies, steunmaatregelen, instanties, gewesten, provincies, voorwaarden, procedures en administratieve verplichtingen. A-Chief werkt voor die service op basis van een vooraf overeengekomen commissie of percentage. “Bedrijven zijn ons slechts een vergoeding verschuldigd wanneer we voor hen succesvol een subsidie hebben kunnen aanvragen”, besluit Geert Spapen. “Als een dossier niet goedgekeurd wordt, rekenen wij niets aan.”

Kruispuntbank van Ondernemingen

Willen kmo’s minder subsidies mislopen, dan is ook een juiste en volledige inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), het vroegere handelsregister, cruciaal. “Sommige kmo’s hebben coronasteun gemist doordat hun hoofdactiviteit verkeerd geregistreerd stond in de KBO”, weet Patrick Cleys, adviseur voor starters en zelfstandigen bij het hr-dienstenbedrijf Acerta. Voor het corona-overbruggingsrecht was dat minder een probleem, omdat de sociale verzekeringsfondsen de opdracht kregen naar de daadwerkelijke activiteiten te kijken. Als de ondernemer niet helemaal correct stond ingeschreven in de KBO, maar uit een praktijkcheck of de website bleek dat hij die activiteit wel degelijk uitoefende, kon het overbruggingsrecht toch worden uitbetaald.

Voor andere subsidies en premies is het vaak een heel ander verhaal. “Wij schrijven de activiteiten van nieuwe ondernemingen altijd in op het adres van de vestigingseenheid: dat is de plaats waar de activiteiten worden uitgeoefend. Maar sommige overheidsdiensten, waaronder de btw en de RSZ, schrijven activiteiten in op het niveau van de onderneming. Dat kan verwarrend overkomen voor andere diensten die gegevens uit de KBO nodig hebben, zoals overheidsdiensten die over subsidies of premies moeten beslissen.”

Met die NACE-codes, zeg maar de officiële Europese lijst van activiteitsomschrijvingen, waarmee de RSZ, de btw-administratie en de ondernemingsloketten bedrijven indelen in sectoren, loopt nog meer mis. Elke lidstaat kan er om de vijf jaar toevoegen of herzien, afhankelijk van sectorevoluties of de introductie van nieuwe producten of activiteiten. “Soms gaat een vijfcijferige code over naar een zevencijferige code”, vertelt Patrick Cleys. “Daar loopt het in de praktijk verkeerd bij het toekennen van vergunningen of subsidies, omdat bedrijven daardoor soms foutief niet vallen onder bepaalde vereiste onderliggende subcodes.” Cleys pleit voor een correcter gebruik van de KBO, ook door de overheidsdiensten. “Sommige gebruikers hebben hier echt te weinig kennis over. Dat creëert fouten en problemen.”