Maatwerk voor de overheid

Het bedrijfsleven lijkt stilaan het belang van een professioneel vastgoedbeleid en -beheer te beseffen. En dat je daarvoor soms het best gaat aankloppen bij een vastgoedconsultant, staat ook niet meer ter discussie. Maar hoe zit dat bij onze overheidsadministraties? Een voorbeeld ter toelichting.

Binnenkort zal de Financiëntoren nog slechts een verre herinnering zijn voor de duizenden ambtenaren die er ooit werkten. De verhuizing naar de NorthGalaxy in de Noordwijk zal tegen december voltooid zijn. Vanaf dan zal de Federale Overheidsdienst (FOD) Financiën in een nieuwe toren huizen die bijna helemaal op maat werd uitgerust. Het dossier werd vlot afgehandeld, maar er gingen wel vele uren denkwerk aan vooraf.

Keuze uit twee gebouwen

We keren even terug in de tijd. Bij het begin van de zoekprocedure naar een nieuwe locatie voor de ambtenaren van de FOD Financiën, keek de Regie der Gebouwen tegen twee constructies aan: een complex van Eurostation in het Zuidkwartier en de North Galaxy, een initiatief van privé-ontwikkelaars dat vandaag eigendom is van Cofinimmo. De Regie besloot een beroep te doen op een extern adviseur, meer bepaald DTZConsulting, om de twee dossiers te bestuderen, zodat ze haar beslissing op een objectieve basis kon nemen.

“Onze opdracht bestond er vooral in om nog eens heel duidelijk te omschrijven wat er gevraagd werd,” zegt Jean– LucStavaux, bestuurder bij DTZ Consulting “Hoeveel oppervlakte was er nodig? Aan welke functies moest die toegewezen worden? Een belangrijk punt van de studie was ook de inrichting van een uiterst doeltreffende computerruimte. En het is vooral dat element dat de balans heeft doen overhellen in het voordeel van de North Galaxy.”

In een tweede fase nam de consultant de binneninrichting van het gebouw (150.000 m2, kelders inbegrepen) onder de loep en dit in functie van het organigram van de overheidsdienst: de huisvesting van de verschillende departementen, de verdeling in open en gesloten ruimten, de inrichting van een restaurant enzovoort. “Overigens maakte het ministerie van de gelegenheid gebruik om alle diensten, die vroeger op verschillende plekken verspreid zaten, op één site samen te brengen,” merkt Jean-Luc Stavaux op.

Daarna werden de interne behoeften omlijnd en werden aanbestedingen uitgeschreven voor de onderaannemers en andere consultants. Er werden in het totaal een dertigtal bestekken opgesteld. De coördinatie van het project bleef weliswaar in handen van DTZ Consulting, maar vijf gespecialiseerde studiebureaus en een tiental bedrijven werden bij het programma betrokken.

200 euro per vierkante meter

Zo schaarde bijvoorbeeld ook Connectimmo, het verzelfstandigde vastgoedfiliaal van Belgacom dat tegenwoordig zijn eigen dienstengamma aanbiedt, zich in de rij als verantwoordelijke voor de organisatie van de verhuis van de Financiëntoren naar de North Galaxy. Bij de overgang zijn 2200 personen betrokken. Tegen het midden van december zal het oude gebouw van de FOD leeg staan en kan daar de renovatie beginnen.

Uiteindelijk werd het hele programma ingeschreven in een budget van 29 miljoen euro, wat neerkomt op iets minder dan 200 euro per m2. De helft van dat bedrag werd besteed aan de kantoorruimte, de andere helft aan de sokkel (waarin zich ook de computerzaal bevindt). Dankzij de uiterst zorgvuldige voorbereiding werd de oorspronkelijke budgettaire enveloppe trouwens niet overschreden en werden alle termijnen nageleefd.

Véronique Pirson