LOTUS. Word Pro zit goed in de groep

Het failliet van de WordPerfect-strategie van Novell biedt perspektieven voor andere tekstverwerkers. Microsoft Word profiteert er uiteraard van, maar ook Lotus Word Pro is kandidaat. Word Pro, de opvolger van AmiPro, is een tekstverwerker voor groepen.

Lotus’ nieuwe tekstverwerkingsprogramma Word Pro mikt minder op de eenzaat achter zijn pc, dan wel op de teamwerker met netwerktoegang. Dat hoeft niet te verwonderen. Tenslotte ligt daar de toegevoegde waarde (en de winst) en werpt Lotus zich met Notes al op als dé specialist van de toepassingen voor het werken in groep, de zogenaamde groupware. Word Pro, dat het verouderde AmiPro vervangt, biedt gebruikers tal van funkties die bedoeld zijn om het groepswerk te vergemakkelijken.

Stel u voor dat u op kantoor een rapport moet indienen bij uw rechtstreekse superieur. U wilt dat uw team of in elk geval bepaalde leden ervan het rapport kunnen nakijken, er hun kommentaar aan kunnen toevoegen of het zelfs kunnen aanpassen. Dit is een typisch voorbeeld van groepswerk.

REVIEW.

Word Pro biedt u de gelegenheid om een lijst van gebruikers op te stellen die uw ontwerprapport mogen lezen, bekommentariëren of wijzigen. Deze eerste funktie is vervat in het onderdeel dat TeamReview heet. De auteur van het dokument kan bepalen welke gebruikers toegang krijgen tot het gemaakte bestand, wat ze eraan mogen wijzigen en wat ze ermee mogen doen. Zo kunt u een bepaald lid van het team de toelating geven het dokument na te lezen en te wijzigen, zonder echter de door u gekozen stijlen te veranderen. Iemand anders mag de tekst bekijken en zijn kommentaar geven, maar niets veranderen. U kunt deze personen bijvoorbeeld ook beletten het dokument af te drukken. Het aantal mogelijkheden is talrijk. Laatste stap : u kunt het dokument verspreiden onder andere revizoren, door het op het computernetwerk van het bedrijf in een map te plaatsen die voor alle groepsleden toegankelijk is. Bovendien kunt u hen een berichtje sturen, zodat ze weten wat u van hen verwacht.

REVISIES BEVESTIGEN.

Zodra de groepsleden de tekst ter beschikking krijgen (vergeet niet hen te waarschuwen met een e-mailtje, een telefoontje… of zelfs door even hun kantoor binnen te lopen), kunnen ze aan het werk en mogen ze de wijzigingen aanbrengen die u hebt toegelaten.

In de volgende faze geeft Word Pro u de gelegenheid om de verschillende versies van de tekst te vergelijken en het einddokument samen te stellen. Deze funktie wordt verzorgd door het onderdeel TeamConsolidate. Eerst geeft u de bestanden op die u wilt vergelijken. Vervolgens krijgt u één enkele tekst op het scherm waarin alle varianten zijn opgenomen. Elke gewijzigde paragraaf is gemerkt met de initialen van de persoon die de veranderingen heeft aangebracht. Binnen de paragraaf zijn de gewijzigde letters, woorden of zinnen doorstreept, terwijl het alternatief in een andere kleur wordt weergegeven. Als “meester” van het dokument staat het u vrij de voorgestelde aanpassingen te aksepteren of af te wijzen. Een speciale knoppenbalk geeft u de kans om de wijzigingen stuk voor stuk, voor één bepaalde paragraaf of voor heel de tekst te aksepteren of te weigeren. Na deze laatste herziening kunt u het rapport opslaan, afdrukken en versturen naar de personen die er recht op hebben.

Het voordeel van de metode is dat ze in één enkel dokument alle wijzigingen weergeeft die de verschillende korrektoren hebben aangebracht. U hoeft dus niet van het ene dokument op het andere over te springen. Bovendien weet u van wie elke aanpassing afkomstig is. De tijdwinst is aanzienlijk.

WERKEN MET MODELLEN.

Afgezien van deze specifieke werkgroepfunkties beschikt Word Pro over alle traditionele tekstverwerkingsmogelijkheden. U kunt stijlbladen maken en toepassen. In zo’n stijlblad bepaalt u onder meer de gebruikte letter (lettertype en grootte), de uitlijning van de paragrafen, de ruimte tussen de regels en de paragrafen… Een klassieke tekstverwerkingsfunktie.

Wanneer u Word Pro opstart, hebt u de keuze tussen het openen van een bestaand dokument of het maken van een nieuw. Er zijn verscheidene modellen beschikbaar : een brief, een memo, een fax, enzovoort, die u allemaal in miniatuur kunt bekijken. Uiteraard kunt u aan de lijst nieuwe modellen toevoegen die beter passen bij uw bedrijf of uw gewoonten.

Bij het werken met lange dokumenten kan Word Pro het bestand in verscheidene subdokumenten verdelen, die u apart bewerkt. Met een klik op een hoekje bovenaan het tekstvenster stapt u van het ene deel over naar het andere.

SMARTSUITE.

Tenslotte moeten we nog vermelden dat Word Pro dezelfde werkbalk heeft als de SmartSuite suite van Lotus, waarvan het trouwens een onderdeel vormt. De werkbalk geeft toegang tot funkties die de samenwerking vergemakkelijken met andere elementen van de suite maar ook met Lotus Notes. Dat zijn eigen produkten met elkaar kunnen samenwerken, is wel het minste wat u van een zelf-benoemde kampioen van de groupware mag verwachten.

F.C.

Word Pro kost officieel 5450 frank zonder BTW.

Word Pro VAN LOTUS Tekstverwerker voor groepen laat de keuze tussen diverse dokumentmodellen.