Leg uw gebouw eens in de watten (en bespaar een aardige duit)

De tijd dat de afdeling facilitymanagement een veredelde onderhoudsploeg was, ligt achter ons. Vandaag wordt deze discipline serieus genomen, ook door het topmanagement. De toegenomen aandacht voor rentabiliteit en transparantie is daar niet vreemd aan. Intussen wint de tendens om de ondersteunende diensten maximaal uit te besteden aan belang.

Facilitymanagement blijft voor velen nog altijd een mysterieus begrip. De definitie is nochtans eenvoudig: het beheer van alle functies die de hoofdactiviteit ondersteunen. Maar die ondersteunende functies verschillen wel van sector tot sector en van bedrijf tot bedrijf. En ze kunnen soms ook erg breed uitwaaieren. Vandaar misschien de verwarring.

Facilitymanagement krijgt ook nog niet zo heel lang de aandacht die het verdient. Neem het voorbeeld van het technische beheer (onderhoud van het gebouw, exploitatie, onderhoud van de installaties, sitebeheer, …), een van de klassieke pijlers van het facilitymanagement. Meer dan dertig jaar was het technische beheer van vastgoed een uiterst discrete activiteit die in de schaduw stond van alles wat met nieuwbouw had te maken.

Tot midden jaren zeventig deden de verantwoordelijken voor het bedrijfsbeheer ook vooral hun best om de ‘edele’ functies van de bedrijfsactiviteit te optimaliseren. De functies waarmee ze marktaandeel konden verwerven, innove-ren, nog meer produceren… Vastgoed was toen vooral een kwestie van imago. Met beheersverplichtingen en -kosten werd nauwelijks rekening gehouden.

De vraag naar rentabiliteit en transparantie heeft dat echter veranderd. Logisch: vóór de energiecrisis wogen vastgoedkosten niet echt op de resultatenrekening. De eisen van de decision makers waren navenant. Er waren twee opeenvolgende olieschokken en enkele decennia van globalisering voor nodig om van de werkingskosten een managementprioriteit te maken.

Uitvoeren of laten uitvoeren?

In de Verenigde Staten, en later in Engeland en Nederland, waren de ondersteuningsfuncties al snel het voorwerp van systematische uitbesteding bij externe leveranciers. Bij ons werden ze eind jaren negentig nog veelal toevertrouwd aan interne en weinig gewaardeerde teams. “Toen ik in 1998 bij Siemens overstapte naar het departement facilitymanagement, noemden de meeste collega’s dat nog de onderhoudsdienst,” herinnert Roland De Coninck zich, voormalig vicevoorzitter van de Belgische IFMA-tak (International Facility Management Association) en vandaag mobility manager bij Siemens. “Dat was een ander tijdperk. Facilitymanagement heeft er eerst toe bijgedragen dat een beleid voor het beheer van het vastgoedpatrimonium op de sporen werd gezet. Later werd een nieuwe aanpak voor de globale mobiliteitsstrategie uitgewerkt en geïmplementeerd. Bij Siemens is facilitymanagement nu een departement dat meetelt.” En wel in die mate dat het bedrijf zijn knowhow terzake commercialiseert. Volgens De Coninck toont een dertigtal bedrijven interesse.

Maar terwijl sommigen facilitymanagement nu als een versterkte rentabiliteitsmotor ervaren, zien anderen het nog altijd gewoon als een zuivere kostenpost. “En toch: bedrijven die met externe leveranciers werken, kunnen eisen formuleren over de resultaten en boetes opleggen als deze niet conform de bepalingen van het contract zijn,” benadrukt Stanislas de Pierpont, algemeen directeur van Axima Services, een filiaal van Sueztak Energy Services dat gespecialiseerd is in het technisch en energiebeheer van gebouwen. Axima Services kiest resoluut voor de praktijk van resultaatsverbintenissen ( service level agreements).

Eén tendens lijkt echter duidelijk: ondernemingen trachten zich te concentreren op hun kernactiviteit en ontdoen zich van secundaire functies zoals de algemene diensten. De strijd tussen doen en laten doen, wordt stilaan beslecht in het voordeel van het Angelsaksische model.

De mentaliteit verandert ook, en sommigen zien daarin de hand van de beroepsvereniging IFMA. “De Belgische IFMA-tak bestaat nochtans al sinds 1990. Maar de organisatie heeft lang gezwoegd om uit de coulissen te komen,” betreurt Marcel Eeckhout, IFMA-voorzitter van 2000 tot 2005 en oprichter van MCS, een Antwerps bureau dat gespecialiseerd is in de ontwikkeling en implementatie van allerlei facilitymanagementsoftware.

Het beste bewijs voor deze toenemende invloed is het aantal IFMA-leden: van 30 naar 350 in amper vijf jaar. “Die verandering is te danken aan een veel doelgerichter informatiebeleid. Onze thema’s – benchmarking, energie-efficiëntie van gebouwen, mobiliteit, … – spreken de bedrijven en hun beheerders direct aan,” merkt Marcel Eeckhout op. En het zijn overigens niet alleen de bedrijven die interesse tonen. “We krijgen ook veel vragen naar informatie van ministeries, gemeentebesturen en universiteiten,” somt Eeckhout op. “Vele daarvan lijken klaar om over te schakelen naar de operationele fase.”

Nu komt het er nog op aan de regels voor dat outsourcen goed te integreren. Want dat is volgens sommige gespecialiseerde operators vandaag nog niet altijd het geval. Met de ontwikkeling van alsmaar performantere beheerondersteunende software denken veel opdrachtgevers dat het volstaat een licentie te kopen en enkele trainingssessies te volgen om hun facilitymanagement te regelen. “Dat is een misrekening,” waarschuwt Pascal Hendrickx, directeur van consultancybureau Sophia Management. “Hoe goed die software ook is, zonder ondersteuning is het waardeloos. Om te slagen, moet een globaal beheersconcept worden opgezet.”

“Ons doel is niet zozeer software te verhandelen, maar echte partnerships op te zetten met de klant, om de tool zodanig te verfijnen dat het de bedrijfseigen problematiek zo goed mogelijk aansnijdt,” vervolgt Eeckhout. Zijn bureau verdiende vooral zijn sporen met de ontwikkeling van enterprise facility management software, die al werd geïmplementeerd bij grote bedrijven zoals Belgacom, Siemens, Vedior Interim, Creyf’s, Nationale Loterij, Arcelor en DHL.

Meer dan vastgoed

Vaak wordt facilitymanagement nog vereenzelvigd met diensten die verbonden zijn met het vastgoedpark. Maar ook de personeelsgebonden diensten komen in aanmerking. En ze winnen overigens aan belang. “De lijst van diensten die in deze context worden aangeboden, is vrijwel eindeloos,” verduidelijkt Anne-France Simon, marketing & communication manager bij vastgoedadviseur Atisreal. “Het gaat van het eenvoudige beheer van drank- of snackautomaten tot het aanbieden van vers fruit of wasserijdiensten. Kortom, al die kleine extra’s waarmee de werknemers zich op de ene site beter voelen dan op een andere werkplek.”

Atisreal doet het beheer van de Brusselse IT Tower, die algemeen geldt als het kantoorgebouw dat zijn vele gebruikers de meest uitgebreide dienstenwaaier van heel Brussel aanbiedt (wasserij, fitness, café-restaurant, …). En toch vindt Atisreal, net zoals andere grote agenten op de Brusselse kantoormarkt, dat zijn basisopdracht inzake propertymanagement veeleer gericht is op juridisch en administratief beheer van vastgoed voor rekening van een eigenaar. “Voor mij is de grens tussen property en facility flinterdun,” stelt Micheline De Munck, service management manager bij Atisreal. “Er is bijna geen verschil tussen de twee soorten diensten. Ik ben ervan overtuigd dat ze op korte termijn met elkaar zullen versmelten. We wagen ons nu al geregeld verder dan het beheer van gemeenschappelijke delen van een gebouw. Als de huurders ons dat vragen, verzorgen we ook diensten in hun deel van het gebouw.”

Diensten maken het verschil

Als er een kantoortype is waar de dienstverlening aan personeelsleden bijzonder rijk gestoffeerd is, dan is het wel die van de bedrijvenparken. Dat geldt vooral als ze zich moeten onderscheiden van de concurrentie of als ze nieuwe klanten moeten aantrekken. De overproductie van kantooroppervlakte in de grootste Europese steden heeft de eigenaars-investeerders ertoe aangezet hun verhuurstrategie opnieuw te bekijken. En wogen vroeger de ligging en de architecturale en technische kwaliteit zwaar door als argument, dan is vandaag een aantrekkelijke werkomgeving een belangrijke factor in de concurrentiestrijd.

Vandaag, zo nemen velen aan, wordt de motivatie van een werknemer sterk bepaald door zijn omgeving. De ontwikkelaars aarzelen dus niet om zwaar te investeren in dit soort diensten. Daardoor ziet men zowat overal servicecentra – met restaurant, crèche, fitness… – ontluiken. “Vooral grote internationale groepen zoeken bij voorkeur naar dergelijke complexen,” stelt Pierre Colette, hoofd van het kantorendepartement bij vastgoedadviseur Cushman & Wakefield. “Dat is niet toevallig. Bij gelijk comfort maken die diensten het verschil.”

Jo Jacoby