Kan ik die kaviaar aftrekken?

“Ja, het was champagne. En echte kaviaar, zoveel je wou! Niet moeilijk natuurlijk, als je de kosten van zo’n feestje gewoon kan aftrekken van de belastingen!” Soms – en vooral op recepties – hoor je de wildste verhalen over aftrekbare beroepskosten. Trends zet de mogelijkheden op een rijtje.

Werknemers en zelfstandigen (bedrijfsleiders, handelaren of beoefenaars van een vrij beroep) hebben het recht om hun beroepskosten van hun beroepsinkomsten in min te brengen. Vaak is het echter niet mogelijk om die kosten ook effectief te bewijzen (bijvoorbeeld wegens gebrek aan bewijsstukken). In dat geval kan men zich beroepen op een wettelijk kostenforfait (dit forfait is trouwens automatisch van toepassing als men geen of onvoldoende kosten kan bewijzen).

begin tabel

BEREKENINGSWIJZE VAN DE FORFAITAIRE KOSTEN

(werknemers en vrije beroepen (“), aanslagjaar 2000 – inkomsten 1999)

Beroepsinkomsten*Forfaitaire beroepskosten*Bedrag*Gecumuleerd bedrag

1-167.000 frank*20%*33.400 frank*33.400 frank

167.000-333.000 frank*10%*16.600 frank*50.000 frank

333.000-555.000 frank*5%*11.100 frank*61.100 frank

Meer dan 555.000 frank*3%**111.000 maximaal

Omdat de meeste bedragen in ons Wetboek van de inkomstenbelastingen (opnieuw) worden geïndexeerd, moet voor het inkomstenjaar 2000 (aanslagjaar 2001) rekening worden gehouden met respectievelijk 168.000 frank, 337.000 frank en 561.000 frank.

(“) Voor de bezoldigingen van bedrijfsleiders (zaakvoerders, bestuurders…) wordt het forfait bepaald op 5% van hun beroepsinkomsten.

einde tabel

Wie echter wél kan aantonen dat het bedrag van de werkelijke kosten dat van het kostenforfait overstijgt, heeft er alle belang bij om zijn werkelijke beroepskosten aan te geven:

Nu het fileprobleem almaar dramatischer proporties aanneemt, zit thuiswerken in de lift. Het is dan ook niet meer dan normaal dat een bepaald gedeelte van de algemene kosten van de woning die verband houden met de beroepsactiviteiten in min worden gebracht. Tot voor kort wilde de administratie niet altijd deze kosten aanvaarden, maar de jongste tijd wordt ze bij een weigering meer dan geregeld door de rechtbanken teruggefloten.

Bij de berekening van de aftrekbare kosten moet u de verhouding tussen het privé- en beroepsgedeelte oordeelkundig invullen. Vergelijk de oppervlakte van de werkruimte tegenover die van het hele woonhuis. Stel dat uw woning 200 vierkante meter groot is en dat het bureau daarvan 40 vierkante meter inneemt, dan kunt u voor de gemaakte kosten één vijfde professioneel in min brengen. Deze verhouding kan nog worden aangepast voor belastingplichtigen die thuis klanten ontvangen. Zo mag ook rekening worden gehouden met de gemeenschappelijke ruimtes die toegang verlenen tot de woning (gang, inkom, traphall, WC).

begin tabel

DE VOORNAAMSTE KOSTEN VOOR ONROERENDE GOEDEREN

Verhoudingsgewijze aftrekbare kosten

afschrijvingen (3%, 5% voor een nijverheidsgebouwen)

(basis: aankoopprijs gebouw)

(grond wordt niet afgeschreven)

(er is betwisting in de rechtspraak of bijkomende aankoopkosten van de grond aftrekbaar zijn)

registratierechten of BTW

ereloon notaris

ereloon architect

kosten van opmeting

onroerende voorheffing 1999

interesten van hypotheeklening

elektriciteit en water

verwarming

premies verzekering tegen brand en diefstal

inrichtingswerken – af te schrijven

grote herstellingen (dak) – af te schrijven

onderhoudsproducten

huisvuilbelasting

einde tabel

Ook de huurkosten van een (bureau in een) woning kunnen in aanmerking komen als aftrekbare beroepskosten. En net zoals bij een koopwoning kunnen ook hier bepaalde kosten (elektriciteit…) in mindering worden gebracht. Let er wel op dat de huurovereenkomst een bepaling inhoudt die het beroepsgebruik voorziet.

begin tabel

AFTREKBARE BEROEPSKOSTEN HUURWONING

huur

huurlasten, contractueel ten laste van de huurder

algemene kosten met betrekking tot het onroerend goed (onderhoud, verlichting, verwarming, verzekering…)

huur tussen echtgenoten, op voorwaarde dat:

1. het verhuurde goed een persoonlijk goed is van de echtgenoot-verhuurder;

2. het goed wordt gebruikt voor de beroepsactiviteit van de echtgenoot-huurder;

3. de echtgenoot-verhuurder geen mede-exploitant is (indien de huurder een zelfstandige is);

4. er werkelijk een huurprijs wordt betaald.

huur van een tweede verblijfplaats in de nabijheid van de plaats van tewerkstelling, zonder dat het goed geheel of gedeeltelijk wordt aangewend voor de uitoefening van zijn beroepswerkzaamheid. Volgens het Hof van Cassatie kunnen kosten met betrekking tot het huren van een bijkomende verblijfsgelegenheid zodanig door de uitoefening van de beroepswerkzaamheid vereist zijn dat het niet langer om privé- maar wel degelijk om beroepskosten gaat. De administratie sluit zich bij deze rechtspraak aan, maar stelt een aantal bijkomende voorwaarden:

– uit de omstandigheden van de zaak moet blijken dat de kosten noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid;

– men moet kunnen aantonen:

ofwel dat de werknemer door het huren van de bijkomende woongelegenheid een abnormaal lange of ongewoon moeilijke pendel vermijdt;

ofwel dat de werknemer permanent kan worden opgeroepen om naar de werkplaats te komen en zijn normale woonplaats te ver verwijderd is om aan deze verplichting te voldoen.

huur van een onroerend goed dat gedeeltelijk wordt gebruikt voor de uitoefening van het beroep: alleen de huurprijs en de huurlasten in verband met het beroepsmatig gebruikte gedeelte van het onroerend goed zijn aftrekbaar. De contractuele bepaling van de huurovereenkomst, waarin een verdeling van de huurprijs is opgenomen tussen het beroepsmatig en het voor privé-gebruik aangewend gedeelte is evenwel niet voldoende.

huurwaarborg (slechts vanaf het ogenblik waarop die werkelijk verloren is).

einde tabel

De interesten van kapitalen die u van derden ontleent en die worden aangewend in uw onderneming of voor uw beroep, zijn in principe aftrekbaar. Ook de interesten van een lening, aangegaan om de voorafbetalingen op de personenbelasting te financieren of om de personenbelasting te betalen zijn aftrekbaar, maar telkens in de mate dat de personenbelasting slaat op de beroepsinkomsten. Interesten op een lening die wordt afgesloten om achterstallige belastingen te betalen, zijn niet aftrekbaar.

De interesten van leningen die gedeeltelijk worden gebruikt voor de uitoefening van uw beroepswerkzaamheid zijn aftrekbaar, al moet ook hier in principe de verhouding worden bepaald tussen het beroepsgedeelte en het privé-gedeelte (bijvoorbeeld een deel van de woning dat gedeeltelijk voor de uitoefening van het beroep wordt gebruikt). Het gerechtelijke instanties evenwel vinden dat de belastingplichtige niet steeds tot de opsplitsing privé/beroepsmatig moet overgaan: de hoven van beroep hebben al meermaals beslist dat de interesten toch volledig aftrekbaar zijn als de belastingplichtige het bewijs levert dat de lening exclusief bestemd is voor het beroepsgedeelte van de investering. Dat het privé-gedeelte met liggende (privé-) gelden zou zijn betaald, doet er niet toe.

Let er wel op dat een loutere intentieverklaring van de belastingplichtige of van een derde (bijvoorbeeld een leningmaatschappij) in een document in dit geval niet voldoende is. Volgens de fiscus moeten de verklaringen worden gestaafd met bewijselementen over de werkelijke aanwending van de gelden. Maar volgens het hof van beroep in Gent mag de administratie niet het onmogelijke eisen van de belastingplichtige. Concreet mag de administratie niet verwachten dat elke factuur wordt opgesplitst. Kan u de opsplitsing tóch vragen (omdat u nog aan het bouwen bent bijvoorbeeld), doe het dan toch maar veiligheidshalve.

Bedrijfsleiders van een

vennootschap (vroeger aangeduid met de term bestuurder of werkend vennoot) kunnen de interesten van leningen die zijn aangegaan om aandelen te verkrijgen aftrekken als beroepskosten. Het moet dan wel gaan om interest van schulden aangegaan bij derden, met het oog op het verkrijgen van aandelen van een Belgische vennootschap waaruit de bedrijfsleider een belastbare bezoldiging ontvangt. Inschrijving op nieuwe aandelen (bij de oprichting of een kapitaalverhoging) komt niet in aanmerking. Het moet gaan om de overdracht van bestaande aandelen.

Autokosten zijn in principe maar voor 75% aftrekbaar. Deze regel geldt voor alle categorieën van belastingplichtigen die hun werkelijke beroepskosten bewijzen. De beperkte aftrekbaarheid is uitsluitend van toepassing voor personenwagens, auto’s voor dubbel gebruik en minibussen.

Voertuigen die uitsluitend worden gebruikt voor taxidiensten en autorijlessen, of personenwagens die alleen worden verhuurd aan derden zijn volledig aftrekbaar.

Voor alle andere soorten voertuigen is de aftrekbeperking niet van toepassing. Er is dus geen 75%-beperking voor motorfietsen.

De beperkte aftrek van de autokosten slaat op alle gebruikskosten (ook huur, bezit, aankoop en onderhoud) van het voertuig. De zakenreizen met de auto in het buitenland konden vroeger voor 100% worden afgetrokken. Maar na een beslissing van de minister van Financiën is deze aftrek teruggebracht tot 75%.

Voor de berekening moeten alle particuliere kosten vooraf uit het totaal van de betrokken autokosten worden verwijderd. Doorgaans gebeurt deze opsplitsing in functie van het aantal kilometers dat jaarlijks wordt afgelegd voor beroepsdoeleinden en voor privé-doeleinden.

In de mate van het beroepsgebruik zijn de volgende kosten evenwel voor 100% aftrekbaar:

* brandstofkosten (deze worden in beginsel vastgesteld op basis van het aantal afgelegde kilometers, het vermoedelijk verbruik van de wagen en de gemiddelde kostprijs van de brandstof (*) tijdens het belastbare tijdperk).

* kosten voor de installatie en het gebruik van een mobilofoon in de wagen, en;

* financieringskosten.

(*) Voor het jaar 1999 is deze gemiddelde prijs (inclusief BTW) per liter:

begin tabel

superbenzine (met lood) 40,20 frank

loodvrije benzine normaal 36,88 frank

loodvrije benzine 95 oct. 37,15 frank

loodvrije benzine 98 oct. 37,89F frank

diesel 26,46 frank

LPG 11,49 frank

einde tabel

Kosten woon-werkverkeer

Voor de verplaatsing tussen woonplaats en werkplaats (het zogenaamde woon-werkverkeer) zijn de beroepskosten slechts aftrekbaar voor een forfaitair bedrag van 6 frank per afgelegde kilometer. Deze regel is van toepassing op alle belastingplichtigen (zowel zelfstandigen, vrije beroepen, bedrijfsleiders als werknemers) die met hun personenwagen de afstand overbruggen van hun woonplaats naar een vaste plaats van tewerkstelling. Of de belastingplichtige in die woonplaats ook een beroepswerkzaamheid uitoefent, speelt volgens de administratie geen rol. Zo zijn de verplaatsingen die een advocaat doet met zijn wagen tussen zijn woning, waarin hij een kabinet heeft, en het kantoor waar hij samen met zijn vennoten een praktijk uitoefent geen verplaatsing van werkplaats naar werkplaats, maar gaat het hier wel degelijk om woon-werkverkeer.

Het forfait van 6 frank per kilometer dekt alle kosten van de wagen (zowel gebruikskosten als afschrijvingen), met uitzondering evenwel van de financierings- en mobilofoonkosten. Deze twee laatste kosten blijven dus 100% aftrekbaar. Bovendien is het forfait alleen van toepassing als de verplaatsing wordt gedaan met een voertuig dat eigendom is van de belastingplichtige (of van zijn echtgenoot of ouder). Komen evenwel ook in aanmerking: de voertuigen die bestendig of gewoonlijk krachtens een huur- of leasingovereenkomst ter beschikking worden gesteld van de belastingplichtige (of de echtgenoot of de ouder) of die toebehoren aan de werkgever of de vennootschap zodat er in hoofde van de belastingplichtige een voordeel wordt belast wegens het gebruik van het voertuig.

Het forfait mag bovendien maar aan één enkele belastingplichtige worden toegekend in het geval dat echtgenoten gezamenlijk de afstand tussen woning en werkplaats afleggen.

Voor de belastingplichtigen die ‘s middags thuis eten kan het traject tussen de woning en de werkplaats vier maal per dag in rekening worden gebracht. Maar wanneer een zorgzame belastingplichtige over de middag huiswaarts keert om zijn zieke echtgenote bij te staan, gaat het volgens het hof van beroep in Bergen niet langer om beroepsmatige verplaatsingen: in dit geval wordt de aftrek verworpen.

Bij het berekenen van uw autokosten moet u gelijktijdig rekening houden met kosten van woon-werkverkeer (6 frank per kilometer), privé-verplaatsingen (0% aftrek) en de pure beroepsverplaatsingen (75% aftrek), hetgeen wel eens tot gevolg kan hebben dat fiscaliteit erg dicht gaat aanleunen bij hogere wiskunde…

Herstellingskosten na een ongeval

Ingevolge een administratieve beslissing van 26 mei 1998 zijn autoherstellingskosten voor 75% aftrekbaar in de mate dat die wagen beroepsmatig wordt gebruikt. Voor ongevallen tijdens de verplaatsing van woning naar werk wordt ervan uitgegaan dat de herstellingskosten in het forfait van 6 frank zitten. Een kwestie van timing dus…

Directiewagens

Voor de nieuwe voertuigen die constructeurs, invoerders en handelaars tijdelijk aan hun voorraad onttrekken om ze hoofdzakelijk te gebruiken voor proefritten en demonstraties staat de administratie een afwijking toe op de 75%-aftrekregeling. Men aanvaardt dat 60% van de gebruikskosten als verkoopkosten worden beschouwd zodat de aftrekbeperking daarop niet van toepassing is

Voordelen van alle aard: firmawagen

Als een werkgever een personenwagen ter beschikking stelt van zijn werknemer, die op zijn beurt de wagen ook voor privé-doeleinden gebruikt, ontstaat er in hoofde van de werknemer een belastbaar voordeel van alle aard. Er is dan een wettelijk vermoeden dat de werknemer de wagen voor minstens 5000 kilometer voor privé-doeleinden gebruikt. De fiscus kan evenwel steeds trachten te bewijzen dat er meer privé-kilometers zijn afgelegd (dus een hoger voordeel). Maar in de praktijk lijkt dit eerder de uitzondering te zijn: de fiscus aanvaardt dat de kosten die de werkgever voor firmawagens draagt, zonder enige beperking aftrekbaar zijn, in de mate dat de wagen op zijn beurt een belastbaar voordeel vormt voor de werknemer. De werkgever zorgt er voor dat de waarde van het voordeel op de individuele fiche van de werknemer wordt aangeduid.

Let echter op: voor de kostenbewijzende zelfstandige, die geen firmawagen heeft maar een eigen voertuig, moet de administratie blijven bewijzen hoeveel reële privé-kilometers er zouden zijn afgelegd. Het forfait van 5000 kilometer geldt immers alleen voor de berekening van voordelen van alle aard.

Wat met de niet-aftrekbare BTW?

Ook de BTW, die niet in aftrek kan worden gebracht als BTW-belastingplichtige, is voor 75% aftrekbaar (weliswaar via afschrijvingen) en wordt als volgt bepaald:

In een eerste fase splitst men de gehele BTW in een beroeps- en een privé-gedeelte. Uiteraard is dit laatste nooit aftrekbaar. Vervolgens bepaalt men hoeveel BTW de belastingplichtige via zijn BTW-aangifte heeft kunnen terugwinnen. Nadien wordt de al gerecupereerde BTW afgetrokken van de BTW die op het professioneel gedeelte van het voertuig slaat. De eventuele resterende BTW (op het beroepsgedeelte van de factuur) is een aftrekbare kost, maar slechts voor 75%.

begin tabel

AFTREKPERCENTAGES BEROEPSVERKEER

75% aftrekbaar

afschrijvingen (aankoopprijs, inbegrepen niet gerecupeerd BTW-deel)

kosten tot onderhoud en herstelling

belasting op de inverkeerstelling (BIV)

premies autoverzekering

verkeersbelasting

radiotaks

kosten automobielinspectie

verlies wagen bij diefstal of vernieling

huurprijs van garage

kosten parkeermeters, -automaten, parking

carwash

100% aftrekbaar

brandstof

installatie en gebruik mobilofoon

financiering

Deze kosten zijn slechts voor 50% als beroepskosten aftrekbaar. De aftrekbeperking slaat zowel op de kosten die de belastingplichtige zelf rechtstreeks maakt als op de kosten die hij eerst door derden laat maken aan wie hij daarna een terugbetaling doet.

Deze maatregel is van toepassing op alle belastingplichtigen (bedienden, zelfstandigen, …) die hun werkelijke beroepskosten bewijzen.

begin tabel

50% aftrekbaar

kosten van maaltijden die worden opgediend in een restaurant, met inbegrip van de erbij geserveerde warme en koude dranken en rookwaren;

kleine maaltijden die in drankgelegenheden worden opgediend

restaurantkosten voor het ontvangen van zakenrelaties bij de belastingplichtige thuis

sinds 1 januari 1999 restaurantkosten gemaakt tijdens culturele en sportieve manifestaties (vroeger tegen 100%!)

100% aftrekbaar

restaurantkosten die de vertegenwoordigers van de voedingssector maken

restaurantkosten gemaakt tijdens buitenlandse zakenreizen

hotel – en restaurantkosten van buitenlandse zakenrelaties.

restaurantkosten die deel uitmaken van een hotelrekening die een Belgische ondernemer betaalt omdat hij buitenlandse klanten, leveranciers of zakenrelaties naar België heeft uitgenodigd (restaurantkosten die de buitenlandse klant buiten het hotel maakt en die ook door de Belgische ondernemer worden betaald, zijn slechts voor 50% aftrekbaar).

restaurantkosten tijdens seminaries, studiedagen, colloquia

kosten van maaltijden voor het personeel (‘sociale maaltijden’)

aan derden terugbetaalde restaurantkosten

aan derden doorgerekende restaurantkosten

Tot de receptiekosten kunnen worden gerekend: alle kosten van drank, voedingswaren, de inrichting van de lokalen en de personeelskosten voor ontvangst van klanten, leveranciers en zakenrelaties binnen en buiten de onderneming. Kosten van huwelijksfeesten waarop zakenrelaties zijn uitgenodigd, zijn nog altijd een gevoelig punt voor de fiscus. Over het algemeen mag men aannemen dat een gedeelte van de kosten als beroepsmatig mag worden aangezien. Maar veel hangt natuurlijk af van de lijst van genodigden.

begin tabel

50% aftrekbaar

kosten voor externe beroepsrelaties (klanten, leveranciers, zakenrelaties in of buiten de onderneming)

kosten naar aanleiding van de opening van een nieuwe zaak (deze kwestie wordt momenteel opnieuw onderzocht)

100% aftrekbaar

personeelsrecepties naar aanleiding van sinterklaas, Kerstmis, nieuwjaar of een patroonsfeest en naar aanleiding van de pensionering van, of de uitreiking van decoraties aan personeelsleden (andere personeelsrecepties zijn in hoofde van de werkgever niet aftrekbaar en zijn voor de werknemers een vrijgesteld sociaal voordeel).

De kosten voor relatiegeschenken zijn ook maar voor 50% aftrekbaar. Het zijn voorwerpen van een zekere waarde die periodiek of toevallig worden aangeboden in het kader van beroepsrelaties. De fiscus ziet het groot: het gaat van wijn, champagne over reukwaren naar koelkasten, en zelfs filmcamera’s en televisietoestellen. Het is wel aan te raden dat u precies weet aan wie u wat heeft gegeven. Het bijhouden van (huwelijks)aankondigingen of uitnodigingen kan het beroepsmatig karakter verhelderen.

De volgende reclameartikelen zijn 100% aftrekbaar:

* de artikelen die opvallend en blijvend de benaming dragen van de schenkende onderneming;

* de artikelen met een geringe waarde en die bestemd zijn voor een grote verspreiding en zeer duidelijk de naam (handelsmerk of logo) van de onderneming dragen. Voorbeelden hier zijn sleutelhangers, balpennen, kalenders, aanstekers…

Stalen

De stalen bedoeld om het publiek te laten kennismaken met een product van de onderneming zijn volledig aftrekbaar, wat niet meer dan logisch lijkt.

Over de aftrekbaarheid van kosten inzake bijscholing, studiekosten, studiereizen en -congressen is al heel wat fiscale inkt gevloeid. Gelet op hun persoonlijke aard zijn de onderwijskosten in beginsel niet aftrekbaar. Onderwijskosten zijn uitgaven die toegang tot een beroep verlenen (bijvoorbeeld: de universitaire opleiding van een jurist). Dienen deze kosten tot het behoorlijk uitoefenen van een huidig beroep, dan zijn deze wel aftrekbaar (bijvoorbeeld kosten voor bijkomende professionele opleiding, seminaries, studiedagen). Zorg er wel voor dat er een verband bestaat tussen de bijscholing en de beroepswerkzaamheid. Zo zijn de gemaakte kosten om toegang te krijgen tot een nieuw beroep niet aftrekbaar (bijvoorbeeld de advocaat die een cursus volgt om toegang te krijgen tot het beroep van immobiliënmakelaar).

Zodra de kosten van vakliteratuur verband houden met de uitoefening van het beroep zijn ze in principe aftrekbaar. De uitgave moet wel bijdragen tot het uitoefenen van de professionele activiteiten van de belastingplichtige. Van algemene dagbladen en tijdschriften daarentegen is het minder zeker dat ze als bedrijfskost in mindering kunnen worden gebracht. “Te vulgariserende” bladen zullen in ieder geval worden verworpen.

Tot een paar jaar geleden waren de kosten van fiscaal advies in hoofde van een particulier niet aftrekbaar. Inmiddels werd in deze zaak door rechtspraak klare wijn geschonken: de kosten voor fiscaal advies zijn aftrekbaar vanaf het ogenblik dat er een “noodzakelijk” verband bestaat tussen de kosten voor het invullen en optimaliseren van de belastingaangifte en de beroepsactiviteit van de belastingplichtige.

jos ruysseveldt leo de broeck didier van laere