Ondernemingen worden geconfronteerd met heel wat facturen die onbetaald blijven. Hoe krijgt u als zelfstandige of kmo uw geld vast van klanten die in gebreke blijven?
In Trends van 31 maart schreven we dat het percentage onbetaalde facturen in België door de coronacrisis steeg van 2 procent in 2018 naar 12 procent. Daar komt nu de oorlog in Oekraïne bovenop. Wanneer klanten in gebreke blijven, komen bedrijven in de problemen. Als zij door een vertroebelde cashpositie hun leveranciers of medewerkers niet meer kunnen betalen, wordt hun bedrijfscontinuïteit onzeker.
Intrum helpt bedrijven facturen makkelijker betaald te krijgen. “Door het invorderingsproces van je facturen uit te besteden, hoef je als ondernemer niet zelf te investeren in mensen en systemen”, zegt sales director Christophe De Boeck. “Wij gebruiken klassieke en digitale kanalen om debiteuren te bereiken. We bieden ook allerlei betalingsmogelijkheden aan die de drempel verlagen.”
Essentieel in het proces is meteen te identificeren waarom een klant niet betaalt. “Ofwel kan hij wel maar wil hij niet, ofwel wil hij wel maar kan hij niet”, stelt De Boeck. “De aanpak en het betalingsvoorstel verschillen naargelang de omstandigheid. Klanten willen gehoord en begrepen worden. Onze mensen zijn opgeleid om naar hen te luisteren en hen te doorgronden. Hun ervaring en empathische benadering krikken de klantbeleving op. Dat vertaalt zich op termijn in een hogere financiële return.”
De tijd van Napoleon
“In de praktijk zijn onbetaalde facturen vaak het gevolg van een slordigheidje”, zegt Bart Vandesompele. Hij is algemeen directeur van Socrem, een vzw die streeft naar sociaal en economisch verantwoord creditmanagement. “Maar dikwijls kán de klant niet betalen. Helaas gaan veel bedrijven met openstaande facturen er onterecht van uit dat de niet-betaling een gevolg is van onwil, of van een gebrek aan respect van de klant. Ze schakelen meteen een advocaat en een deurwaarder in.”
“Het systeem om via de gerechtelijke weg onbetaalde facturen te innen, dateert nog uit de tijd van Napoleon. Vandaag bestaat een efficiëntere en effectievere manier om je facturen betaald te krijgen: de minnelijke invordering. Overleg en communicatie spelen daarin een cruciale rol. Je spreekt onderling een afbetalingsplan af, op de maat van de klant en met begrip voor de situatie. Door het bedrag te spreiden over een bepaalde periode, voorkom je moedeloosheid en demotivatie. De kans op een volledige vereffening van de schuld is dan veel groter.”
“Zo’n minnelijke vereffening heeft nog meer voordelen. De kosten zijn lager dan die van een gerechtelijk traject, en de klant wordt niet behandeld als een mislukkeling of een misdadiger. Hij geniet zelfs continuïteit van de dienstverlening, terwijl die bij een gerechtelijke invordering wordt stopgezet. De minnelijke aanpak is ook eenvoudiger en sneller. Als leverancier hoef je de afrekening niet tot op het einde af te wachten: de gespreide betaling start meteen.”
‘White label’-service
Intrum kan ook instaan voor de eerste en belangrijke fase van het invorderingsproces. “Wij nemen de financial customer care van de opdrachtgever over, versturen zijn facturen, verwerken de betalingen, volgen onbetaalde rekeningen op en sturen reminders”, legt Christophe De Boeck uit. “Het gaat om een white label-dienstverlening. We handelen in naam van de onderneming, met respect voor haar waarden en cultuur. De opdrachtgever bepaalt de regels.”
Grote bedrijven zoals telecomspelers, ziekenhuizen en financiële instellingen kunnen er terecht voor een verregaande vorm van outsourcing. De aanpak verschilt naargelang de behoeften van de opdrachtgever. Kleinere bedrijven en zelfstandigen kunnen een beroep doen op een snel en makkelijk implementeerbare standaardoplossing. Alles gebeurt met respect voor de GDPR-regels en sectorspecifieke regelgeving zoals de wet op het consumentenkrediet.
Volledig online
Ook jongere spelers betreden de incassomarkt. Een voorbeeld is Unpaid, een onlineplatform dat bedrijven kunnen inschakelen voor openstaande facturen van bedrijven aan bedrijven. “Je vult een formulier in op onze website”, zegt CEO Dirk Dewulf. “Wij controleren of je dossier voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Vervolgens levert onze gerechtsdeurwaarder binnen de week een aanmaning tot betaling af bij je klant. Als die niet reageert, ontvangen wij een uitvoerbare titel waarmee de deurwaarder hem na een maand en acht dagen kan dwingen tot betalen.”
Het Unpaid-platform werd ontwikkeld in het advocatenkantoor waarvan medeoprichter Jeroen De Man partner is. Belgische of buitenlandse bedrijven betalen een voorschot dat varieert tussen 169,27 en 409,07 euro, afhankelijk van het openstaande saldo. Jeroen De Man: “De opdrachtgever krijgt dat bedrag integraal terug bij de uitbetaling van de openstaande factuur.”
Automatisering
Een andere jonge speler is Recovr: een fintechbedrijf dat het debiteurenbeheer van bedrijven automatiseert en hen zo helpt bij de invordering van onbetaalde facturen. Het systeem kan worden gekoppeld aan het vertrouwde boekhoudpakket van de opdrachtgever. De achterliggende software controleert de status van de facturen, en bij niet-betaling zet het de reactiemechanismen in gang. Dat kan een herinneringsmail of een aanmaning zijn, maar ook het verwittigen van een advocaat of een gerechtsdeurwaarder.
“Alle betrokkenen communiceren via eenzelfde platform”, legt CEO Alessandro Drappa uit. “De in gebreke blijvende klanten hebben er op elk moment toegang tot hun openstaande facturen, en kunnen die daar meteen betalen. De opdrachtgever betaalt geen commissie, maar wel een vast maandelijks bedrag, dat varieert naargelang de hoeveelheid facturen. Voor maximaal vijftig stuks per maand betaal je 82 euro. De betalingstermijn van de uitgaande facturen van onze gebruikers daalt gemiddeld met 30 tot 50 procent.”
Mail to Pay centraliseert het incassoproces op één onlineplatform en mikt op bedrijven die grote hoeveelheden betaalverzoeken versturen. “Dankzij machinelearning weet onze software hoe de klant het liefst benaderd wil worden”, legt managing director Luc Verstraete uit. “Het juiste kanaal, op het juiste moment en met de juiste toon. De geautomatiseerde debiteurenprocessen garanderen een optimale klantbeleving, van de factuur over de aanmaning tot de minnelijke incasso.”
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier