Hoe ondertekent u e-mails?

Een vaste handtekening onderaan uw e-mails kan tijd besparen. Dan hoeft u niet telkens opnieuw standaard-zinnetjes als ‘Met vriendelijke groeten’ en uw naam en contactgegevens in te tikken.

Door Roel Van Espen

Als u Outlook Express gebruikt als mailpakket, vindt u via het menu ‘Extra’, ‘Opties’ een aparte tab ‘Handtekeningen’. Daar kunt u een tekst intikken die onder aan elke uitgaande mail moet verschijnen. Als u de optie ‘Handtekening aan alle uitgaande berichten toevoegen’ aanvinkt, wordt die signature automatisch toegevoegd aan elke mail die u verstuurt. Als u liever zelf kiest voor wie zo’n handtekening bestemd is (uw zakenrelaties) en voor wie niet (uw kennissen), dan laat u die optie open. U moet de signature dan wel manueel in een uitgaande e-mail plakken via het menu ‘Invoegen’, ‘Handtekening’.

Ook handig is dat u meerdere handtekeningen kunt aanmaken, bijvoorbeeld voor uw professionele contacten en uw privécorrespondentie. Dat is vooral leuk als u meerdere mailaccounts gebruikt. Want dan kunt u bijvoorbeeld instellen dat uitgaande e-mails via uwnaam@uwbedrijf.be een zakelijke handtekening krijgen, terwijl het er bij mails via bijvoorbeeld uwnaam@telenet.be minder formeel aan toe gaat.

Gebruikt u niet Outlook Express, maar de meer geavanceerde Outlook? Hier stelt u een handtekening op via het menu ‘Extra’, ‘Opties’, ‘E-mailindeling’, ‘Handtekeningen’. Outlook staat dan wel hoger aangeschreven dan Outlook Express, toch kent het minder mogelijkheden op het gebied van signatures. Meerdere handtekeningen aanmaken behoort bijvoorbeeld niet tot de mogelijkheden, en er is minder flexibiliteit in het manueel toevoegen ervan. Wél ondersteunt deze grotere broer het gebruik van de zogenaamde vCard. Meer uitleg hierover vindt u op de website van Microsoft (support. microsoft. com/kb/290840).

Grafisch bestand

Wilt u een grafisch bestand toevoegen, zoals uw bedrijfslogo of een scan van uw echte handtekening? Dan is Outlook wél uw meest flexibele partner. U kunt dit bestand namelijk – bij het creëren van een nieuwe signature – rechtstreeks in het tekstvak plakken (u moet het eerst vanuit een andere applicatie kopiëren). U kiest hierbij wel best voor een efficiënt formaat zoals jpg of (nog beter) gif. Erboven of eronder kunt u uiteraard ook tekstgegevens (naam, contactgegevens …) plaatsen. Heel wat e-mailprogramma’s en firewalls laten trouwens geen grafische bestanden door. Behoud voor alle zekerheid dus ook de gewone tekstboodschap in uw signature.

In Outlook Express is het heel wat omslachtiger. Eerst moet u een nieuw e-mailbericht aanmaken en via ‘Opmaak’ de optie ‘Rich Text (HTML)’ selecteren. Dan importeert u het grafische bestand via ‘Invoegen’, ‘Afbeelding’. Zorg ervoor dat in het ‘Beeld’-menu de optie ‘Bronbewerking’ aangevinkt is. Klik vervolgens onderaan op de tab ‘Bron’ en kopieer de volledige code. De volgende stap: open het programma Kladblok (via ‘Start’, ‘Alle programma’s’, ‘Bureauaccessoires’) en plak hier de gekopieerde code. Bewaar het bestand als sig.html. Als u daarna in Outlook Express een nieuwe handtekening aanmaakt, moet u de optie ‘Bestand’ aanvinken en het sig.html-bestand selecteren. U moet dan wel eerst onderaan als bestandstype ‘html’ kiezen. Zoals u merkt: een hele klus. Maar gelukkig is die slechts eenmalig.