Hoe creëert u een mobiel kantoor?

De manager van vandaag werkt steeds mobieler. Dat heeft hij te danken aan nieuwe technologieën en toepassingen. Ze evolueren echter razendsnel. Trends ging op zoek naar de opvallendste oplossingen voor de moderne, mobiele ondernemer. Gaat u mee de baan op?

Wie mobiel zegt, zegt draadloos. De goede oude kabel lijkt steeds vaker het onderspit te moeten delven voor technologieën als wifi en Bluetooth. Wifi (voluit: wireless fidelity) kennen we vooral van het draadloos internetten – zowel in huis, op kantoor als via zogenaamde hotspots onderweg. Zulke publieke hotspots treft u steeds vaker aan: in hotels, luchthavens, restaurants, tankstations enzovoort. Sommige bieden gratis toegang tot internet, maar soms moet u ter plaatse een voorafbetaalde kaart kopen – te vergelijken met een prepaid gsm-kaart. U moet dan inloggen met de gebruikersnaam en het wachtwoord die op de kaart vermeld staan.

De meeste moderne laptops zijn overigens standaard uitgerust met wifi. Is dat niet het geval met de uwe, dan kunt u zich steeds een draadloze netwerkkaart aanschaffen. Die vindt u in de computerzaak voor zo’n 30 euro.

Voor wie overal en op elk moment op internet wil – dus ook wanneer er geen hotspot in de buurt is – bieden Telenet (Mobile Data Card) en Proximus (Vodafone Mobile Connect) goede oplossingen aan. Daarmee hebben we u nog recent laten kennismaken in onze e-Trendsrubriek. U hoeft alleen een specifieke datakaart of USB-modem (voorzien van een simkaart) in uw laptop te schuiven, en u krijgt permanente toegang tot het ‘beste’ beschikbare draadloze netwerk (HSDPA, UMTS, edge of GPRS).

En als u van plan bent om zich een nieuwe laptop aan te schaffen, dan moet u zeker eens bij Proximus aankloppen. Want deze provider biedt notebooks aan die volledig op maat van de mobiele ondernemer zijn gemaakt. Het gaat om toestellen van Fujitsu Siemens, Hewlett Packard en Toshiba. Dankzij een ingebouwde 3G-breedbandmodem, de nodige software en de simkaart zijn ze gebruiksklaar. U kunt er dus onmiddellijk mee op internet of op uw bedrijfsnetwerk. De goedkoopste laptop kost 1350 euro (alle vermelde prijzen zijn inclusief btw). Houd er wel rekening mee dat de abonnements- en gebruikskosten niet gering zijn.

Bluetooth: voor diverse toepassingen

Naast wifi is ook Bleutooth een populaire draadloze standaard. Deze technologie wordt vooral gebruikt voor de communicatie tussen verschillende toestellen: laptops, gsm’s, printers enzovoort. Niet alleen op kantoor, maar ook onderweg. Het is een radioverbinding voor het uitwisselen van data en spraak over korte afstanden. Het belangrijkste verschil met infrarood – eveneens een draadloze technologie – zit in de gevoeligheid voor hindernissen. Bij infrarood (denk maar aan de afstandsbediening van uw televisietoestel) mag de straal niet gehinderd worden. Bij Bluetooth vormt een obstakel geen probleem.

Ten opzichte van wifi zijn de bandbreedte en het bereik een stuk kleiner. Maar het energieverbruik ligt dan weer veel lager. Dat scheelt aanzienlijk op het vlak van batterijverbruik. Bovendien werd onlangs de nieuwe versie 2.1 gelanceerd. Een belangrijk kenmerk hiervan is het nog zuiniger verbruik, waardoor batterijen in kleinere apparaten tot tien keer langer kunnen meegaan. Maar ook de beveiliging is beter, en het aan elkaar koppelen van toestellen gaat eenvoudiger. Op de commercialisering van 2.1 is het nog even wachten. Voorlopig zijn Bluetoothapparaten nog steeds uitgerust met versie 2.0.

Vandaag hebben vier op vijf Belgische ondernemers een of ander toestel dat is uitgerust met Bluetooth. Maar slechts 4 % zou die functie ook echt gebruiken. En dat is zonde. Want de technologie kent heel wat mogelijkheden die de mobiliteit aanzienlijk ten goede komen. Vooral de draadloze carkits in de auto vinden wij handig. Het gaat om een doosje – al dan niet ingebouwd in de wagen – waaraan een microfoon wordt gekoppeld, en dat wordt verbonden met het luidsprekersysteem. Via dit systeem maakt uw Bluetooth-gsm automatisch contact met de carkit, terwijl hij bijvoorbeeld in uw vestzak zit opgeborgen.

Bluetoothcarkits vindt u bij gsm-merken zoals Nokia en Sony Ericsson. Die laatste heeft intussen al een aanzienlijk Bluetoothgamma uitgebouwd. Zo zijn er de populaire draadloze headsets. Maar er is bijvoorbeeld ook het MBW-100- Bluetoothhorloge (275 euro) dat samen met uurwerkmaker Fossil werd ontworpen. Dat staat permanent (draadloos) in verbinding met uw gsm. Bij een inkomend gesprek verschijnt de naam van de beller op een klein display onder de wijzerplaat. Met een discrete druk op de knop kunt u het gesprek afwijzen. Maar bellen moet nog steeds met uw gsm zelf.

Maar daarnaast zijn er dus ook de Bluetoothcarkits van Sony Ericsson, zoals de HCB-reeks. Neem nu de HCB-700: oproepen beantwoorden of iemand opbellen kan handenvrij via spraaksturing. Geen cijfers meer intikken, maar gewoon hardop het telefoonnummer zeggen. Bevindt het nummer zich al in uw adresboek, dan zegt u simpelweg de naam. U vraagt, de HCB-700 draait. Leuk extraatje: de kleur van het display is aanpasbaar aan die van de dashboardverlichting. Het inbouwen is overigens eenvoudiger dan bij traditionele carkits, want er is geen houder of antenne vereist. U doet er wel goed aan om wat te ‘shoppen’, want de prijzen voor deze HCB-700 durven al wel eens te variëren (tussen 100 en 200 euro).

Deze Sony Ericssoncarkit is overigens niet merkgebonden: hij kan ook overweg met Bluetooth-gsm’s van onder meer Nokia, Motorola en Siemens. Maar daarnaast brachten ook sommige onafhankelijke merken zulke carkits op de markt, die compatibel zijn met meerdere Bluetoothtypes van diverse gsm-fabrikanten. Zo heeft Parrot de CK3000-reeks (vanaf 100 euro), die zowat alle merken aankan. Zulke universele carkits hebben nog een belangrijk voordeel: meerdere familieleden of collega’s – met elk een Bluetooth-gsm van een ander merk of type – kunnen dezelfde auto(carkit) gebruiken. En als u later een nieuwe Bluetooth-gsm koopt, hoeft u uw carkit niet te vervangen.

Veel meer dan een gsm

Nog zo’n leuke ontwikkeling voor de mobiele manager: de Blackberry. En die is intussen een eigen leven gaan leiden. Alleen al in het tweede kwartaal van dit jaar zijn er 20 miljoen van verkocht. Het is een toestelletje – wat groter dan een klassieke gsm – dat e-mail, internet, gsm, sms en een organizer combineert. En de mogelijkheden worden steeds uitgebreider. Als u gewoon bent om met een pda (Palm of Pocket PC) te werken, dan kan de Blackberry misschien een beetje ontgoochelen: de functies – zoals de adressenlijst, de kalender en surfen op internet – zijn doorgaans beperkter. Maar vooral handig is dat uw e-mails continu naar het toestel worden doorgestuurd. Dat komt omdat het permanent in contact staat met een zogenaamde mailserver. Volgens een studie kan intensief gebruik van de Blackberry u tot één uur tijdwinst per dag opleveren. Alleen al omdat u op elk ‘dood moment’ – bijvoorbeeld in de file of in de luchthaven – uw mails kunt checken.

Zowel mailen als surfen op internet met de Blackberry verloopt vlot. De dekkingsgraad is bovendien goed. Hiervoor hebt u dan wel een specifiek Blackberrytoestel nodig. Dat vindt u onder meer bij onze gsm-operatoren. Proximus biedt al de Blackberry Pearl 8100 aan voor 299 euro. Enkele functies: voice dialing, conference calling en Bluetoothondersteuning. En dankzij de trackball scrollt u met één vinger doorheen het menu. Ook bij Mobistar kunt u terecht voor Blackberrytoestellen: hier vonden wij bijvoorbeeld het 8100-model voor exact dezelfde prijs. Bij Base is dat toestel tien euro goedkoper.

Voor het gebruik ervan hebt u naast uw reguliere gsm-abonnement ook nog een specifiek Blackberryabonnement nodig. De drie operatoren rekenen daarvoor ongeveer 18 euro per maand aan, inclusief een datavolume van 100 MB. Wat opvalt, is dat hun tarieven intussen erg op elkaar zijn afgestemd. In het verleden waren de verschillen een stuk groter. Als u echter de limiet van 100 MB overschrijdt, dan is Base wel veel duurder dan de andere: 2,42 euro per extra MB, tegenover zo’n 0,35 euro bij Proximus en Mobistar. De operatoren bieden trouwens ook een duurder abonnement aan voor wie zijn Blackberry wil integreren met de mailserver van zijn bedrijf. Het voordeel daarvan is dat u geen nieuwe e-mailaccount krijgt, maar dat u uw vertrouwde e-mailadres kunt blijven gebruiken.

Word, Excel en PowerPoint

Naast de Blackberry zijn er ook de smartphones. Dat zijn eigenlijk gesofisticeerde gsm’s waarmee u eveneens kunt bellen, surfen en mailen. De bekendste is wellicht de iPhone, maar op de officiële lancering in België is het voorlopig nog wachten. Wél beschikbaar in ons land zijn bijvoorbeeld de Palm Treo 700 en de Nokia E90 Communicator. Maar vooral leuk vinden wij de HTC Touch. Hiermee kunt u uiteraard bellen, e-mailen en surfen op internet. Dit apparaat heeft echter heel wat meer in huis: een agenda, een takenlijst, een adresboek, een calculator, naast de mobiele Officetoepassingen Word, Excel en PowerPoint. U kunt zelfs handgeschreven ‘notes’ bewaren. Daarnaast zijn er ook een video- en mp3-speler, en een digitale camera. De HTC Touch is vooral bijzonder vanwege het aanraakscherm, waarmee u het toestel bedient – eigenlijk zoals de iPhone. Zo krijgt u snel toegang tot de populairste toepassingen (e-mail, kalender enzovoort). En dankzij de ‘vingervriendelijke’ menu’s kunt u ook gemakkelijk personen opbellen, door simpelweg op de foto van die persoon te drukken. De HTC Touch kan overweg met wifi en Bluetooth, maar heeft helaas geen 3G-technologie in huis om extra snel te kunnen internetten. U vindt dit toestel al voor minder dan 400 euro. (T)

Door Roel Van Espen