GOOGLE CALENDAR: AL UW AFSPRAKEN ONLINE

Misschien noteert u uw afspraken nog op traditionele wijze: op papier. Of maakt u gebruik van een pda. Maar hebt u al eens stilgestaan bij het nut van een onlineagenda? Wij testten de populaire en uiterst gebruiksvriendelijke Google Calendar.

De gratis Google Calendar (http://www.google.com/calendar/) is een 100 % onlinedienst. U hoeft dus geen software te installeren op uw computer. Deze kalender geeft u een overzicht per dag, per week of per maand. Afspraken, taken of gebeurtenissen kunt u op verschillende manieren toevoegen. Dat kan bijvoorbeeld door links bovenaan op Create Event te klikken, of door simpelweg een tijdsblok te selecteren. Ook erg praktisch vonden wij de Quick Add-link. Als u hierop klikt, krijgt u een invulvakje te zien. Daarin kunt u in ‘gewone taal’ – weliswaar voorlopig alleen in het Engels – een afspraak intikken. Tikt u dus bijvoorbeeld ‘tomorrow lunch with Piet at 1 pm’ in, dan wordt uw etentje automatisch op de juiste plaats in uw agenda ingepland. Daarna kunt een afspraak nog steeds aanpassen: verslepen naar een andere plaats, het tijdsblok langer of korter maken enzovoort.

Mogelijkheden

De ‘events’ die u toevoegt, kunnen uiteraard eenmalig of herhalend zijn. Handig is dat u andere personen voor bijvoorbeeld een afspraak kunt uitnodigen via e-mail. Dat doet u door simpelweg hun e-mailadres aan het event toe te voegen. Zij ontvangen dan een mailtje met alle praktische details. Optioneel kunt u om een confirmatie vragen. De genodigden kunnen dan in de e-mail aanklikken of ze al dan niet aanwezig zullen zijn. Dit wordt vervolgens automatisch opgenomen in uw agenda. Ter informatie: die genodigden hoeven geen Google Calendargebruikers te zijn om uw afspraak te kunnen bevestigen. Zij kunnen zelfs reacties plaatsen bij het event, die voor alle andere genodigden zichtbaar zijn. Want aan elke gebeurtenis is een soort van nieuwsgroep verbonden. Hierin kunnen alle genodigden van gedachten wisselen. Dat is bijvoorbeeld handig om nog even in groep te overleggen in welk restaurant u wilt gaan eten.

Ook makkelijk is dat u zich kunt laten herinneren aan een bepaalde afspraak. Dat kan onder meer via e-mail. U hoeft dus niet noodzakelijk voortdurend zélf uw agenda te raadplegen om niets uit het oog te verliezen. Een ander pluspunt vinden wij het feit dat u meerdere agenda’s kunt beheren: een voor het werk, een privé, een voor uw hobby enzovoort. Voor elke agenda kunt u instellen of u die openstelt voor anderen of niet. En u kunt uw verschillende agenda’s afzonderlijk maar ook samen weergeven – bovenop elkaar dus. Zo ziet u onmiddellijk wanneer u nog vrij bent, en of er bijvoorbeeld geen overlappingen zijn. Elke agenda wordt overigens in een andere kleur weergegeven in het totaaloverzicht.

Bovendien kunt u ook de agenda’s van anderen integreren – bijvoorbeeld van uw collega’s of van uw partner. U kunt zelfs afspraken van de ene agenda overnemen in de andere. En via Other Calendars kunt u onder meer officiële vakantiedagen toevoegen aan uw persoonlijke agenda.

Gmail

Om gebruik te kunnen maken van Google Calendar moet u (gratis) geregistreerd zijn bij Google. Maar inschrijven kan met eender welk e-mailadres. U hoeft dus niet noodzakelijk een Gmail-account te hebben. Als u echter toch gebruikmaakt van deze e-maildienst van Google, dan willen we u nog even wijzen op de synchronisatie tussen Google Calendar en Gmail. Nadat u voor het eerst hebt ingelogd op Google Calendar, beschikt u in uw Gmail-account namelijk over enkele agendafuncties. Tijdens het opstellen van een e-mail kunt u uw bericht zo makkelijk omzetten in een nieuwe afspraak (via Add event info). Gmail verstuurt uw bericht dan naar alle uitgenodigde deelnemers, en voegt tegelijkertijd de afspraak toe aan uw agenda.

Roel Van Espen