Goedkoop bellen met Skype: ook voor uw bedrijf?

Telefoneren is duur, vooral voor bedrijven. De opkomst van internettelefonie is hun dan ook niet ontgaan. Het populaire Skype heeft langzaam maar zeker een plaatsje veroverd in het kantoor. Hoe werkt het? En vooral: is het nuttig voor uw onderneming?

Tijdens een gemiddelde werkdag wordt 34 % van de tijd besteed aan telefoongesprekken. Resultaat: een bedrijf met meer dan twintig mensen is jaarlijks ruim 9000 euro kwijt aan vaste telefoniekosten. Het kan echter anders. Via internettelefonie – ook wel voice over IP of kortweg VoIP genoemd – is het mogelijk om spraakdata over een IP-netwerk te transporteren. Met andere woorden: met een computer en een breedbandverbinding kunt u een telefoongesprek voeren via het internet. Zonder extra telefoonkosten. In het begin kon VoIP op weinig enthousiasme rekenen, want lang niet iedereen vindt het handig om via een computer te bellen. Maar toen kwam Skype, een dienst waarmee je van een pc naar een gewoon telefoontoestel kan bellen.

Hoe werkt Skype?

Skype is simpel. Eerst installeert u de gratis software die u kunt downloaden van de website van Skype (www.skype.com). Daarna maakt u een account aan. U sluit een microfoon en eventueel luidsprekers (of een headset) aan op uw computer, en klaar is Kees. Nu kunt u gratis bellen naar iedereen die ook Skype op zijn pc heeft. Waar ook ter wereld. Momenteel telt Skype al meer dan 100 miljoen klanten. De kans is dus niet onbestaande dat u uw klanten, zakenpartners of collega’s via deze dienst gratis kunt bellen. Met een breedbandverbinding is de geluidskwaliteit overigens meestal uitstekend. Een conference call opzetten is kinderspel, en ook een chatfunctie – vergelijkbaar met ICQ en MSN Messenger – behoort tot de mogelijkheden.

Maar daarnaast kunt u met Skype ook naar een gewoon vast of mobiel telefoontoestel bellen. Daarvoor werd SkypeOut ontwikkeld. Deze dienst is weliswaar niet gratis, maar duur is anders. U betaalt namelijk een heel laag tarief per minuut, op eender welk moment. Abonnementskosten zijn er niet. Voor twintig populaire belbestemmingen geldt een vast tarief van 2 eurocent per minuut (met btw). Dat geldt onder meer voor landen als België, de Verenigde Staten, Frankrijk, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Een volledige tarieflijst vindt u op de website van Skype. U moest steeds een prepaidbelwaarde kopen met uw kredietkaart.

Er is ook SkypeIn: een dienst waarmee u opgebeld kunt worden op een gewoon telefoonnummer (dus geen Skypenummer). Maar momenteel is zo’n nummer nog maar mogelijk in twaalf landen: de VS, Groot-Brittannië, Brazilië, Denemarken, Estland, Finland, Frankrijk, Duitsland, Hongkong, Polen, Zweden en Zwitserland. SkypeIn is handig als u bijvoorbeeld in een van die landen veel klanten hebt: ze betalen het lokale tarief wanneer ze u bellen.

Maar echt bruikbaar wordt het uiteraard pas wanneer ook Belgische nummers verkrijgbaar zijn. En daar wordt volgens Skype aan gewerkt. Deze SkypeIndienst is niet gratis: 10 euro per drie maanden of 30 euro per jaar. Let wel, de service bevindt zit nog in testfase. Skype vermeldt op de website dan ook dat ‘er wel eens een kink in de kabel kan zitten, en dat het misschien ook niet altijd even stabiel is’.

Als u een SkypeInnummer hebt, krijgt u er wel gratis Skype Voicemail bij. Dat antwoordapparaat is ook apart verkrijgbaar voor 5 euro per drie maanden of 15 euro per jaar. Daarmee kunnen bellers een bericht achterlaten wanneer u niet opneemt, wanneer u in gesprek bent of wanneer uw computer niet verbonden is met het internet.

Skype voor bedrijven

Al deze toepassingen zijn heel bruikbaar in de bedrijfswereld. Om dat extra te benadrukken, heeft Skype een apart internetportaal opgericht (www.skype.biz). Dat richt zich specifiek tot professionele gebruikers. Hier vindt u dezelfde diensten als voor privégebruik terug, plus enkele extra’s. Zo wordt er bijvoorbeeld een zogenaamd ‘bedieningspaneel’ voorgesteld om verschillende Skypeaccounts binnen één bedrijf te organiseren. Op een andere site (share.skype.com/directory/productivity) vindt u overigens nog meer add-ons die ontwikkeld werden door derden. Die kunnen bijdragen tot een hogere productiviteit in uw bedrijf dankzij de integratie van Skype. Zo is er bijvoorbeeld een tool waarmee ontwikkelaars hun software met Skype kunnen laten communiceren in hun webapplicaties.

Heel grote bedrijven hebben sowieso vaak al eigen VoIP-oplossingen, zodat ze onder meer het interne telefoonverkeer over hun eigen netwerken laten lopen. Maar voor kmo’s is een dienst als Skype erg nuttig. Zo ook voor Apogado, een consultancybedrijf uit Sint-Niklaas. Dit informaticabedrijf specialiseert zich in het verhogen van de efficiëntie door integratie, zowel binnen bedrijven als tussen bedrijven onderling. Apogado zette twee jaar geleden al de stap naar Skype. Vandaag verloopt 15 % van alle telefoongesprekken via deze VoIP-technologie. Maar voor interne communicatie loopt dat op tot 30 %. “Meestal gebruiken we de gratis dienst,” zegt Lieven Heuninck, managing partner bij Apogado. “Maar soms werken we ook met SkypeOut, om niet-Skypeklanten op een goedkope manier te kunnen bereiken.”

De installatie en integratie in het bedrijf verliep uiterst vlot. Heuninck: “Gewoon downloaden en installeren, meer is niet nodig. Voor onze medewerkers hebben we een headset met USB-aansluiting aangeschaft. Het voordeel hiervan is de aparte geluidskaart: het belsignaal komt gewoon door de luidsprekers van je computer. Je hoeft je headset dus niet de hele tijd te dragen.”

De lage tarieven waren voor Apogado de belangrijkste reden om Skype op de werkvloer te integreren. Na een aantal tests waren ze snel overtuigd van de goede kwaliteit van de gesprekken, en van de eenvoud waarmee een conference call kan worden opgezet. “We horen bij zo’n conference call met meer dan drie personen wel eens een vertraging op de stem,” zegt Heuninck. “Maar dat euvel is meestal snel verholpen door het gesprek opnieuw te laten opzetten door een andere deelnemer.”

Internationale gesprekken

Ook Debant Packaging is sinds een jaar overtuigd van de voordelen van VoIP, en meer bepaald van Skype. Dit tweemansbedrijf verkoopt industriële verpakkingen uit Turkije, en werkt intens samen met een firma in dat land. Met deze Turkse contacten wordt meestal alleen nog via Skype gecommuniceerd. Gedelegeerd bestuurder Sonja Permentier: “Ik gebruikte de dienst al langer voor privédoeleinden,” zegt ze. “Het was dan ook mijn idee om Skype te integreren in ons bedrijf. Ik heb aan onze externe IT-verantwoordelijke gevraagd om het programma te installeren, en toen konden we aan de slag. We hoefden alleen nog een headset van Logitech aan te schaffen.”

Net als bij Apogado worden ook hier de lage tarieven en de helderheid van de gesprekken als belangrijkste voordelen aangehaald. Permentier: “Vooral voor onze internationale gesprekken loont het echt de moeite. Heel soms horen we wat echo op de gesprekken, maar verder geen kwaad woord over Skype.”

Roel Van Espen