De NAVO wil tegen 1 juli haar veertien agentschappen omvormen tot drie. Omdat de herstructurering te snel verloopt, dreigen interne antifraudeprocessen minder efficiënt te werken. Scott Cohen, de interne auditor van het agentschap NATO Airlift Management Agency, bindt de bel aan.
Van bij zijn start, twee jaar geleden, belichaamt secretaris-generaal Anders Fogh Rasmussen de verandering van de NAVO. De alliantie werkt aan een verregaande herstructurering. Naast een hervorming van de commandostructuur wordt ook het aantal agentschappen, die diensten verlenen aan de NAVO en de leden, op 1 juli drastisch beperkt van veertien naar drie.
Scott Cohen sprak in eigen naam op een conferentie van de Association of Certified Fraud Examiners in Londen. “Het tempo van de herstructurering is belangrijker dan de manier waarop die gebeurt. Een aantal essentiële processen om fraude te bestrijden is nog niet vastgesteld. Er zijn geen tekenen dat voor juli nog zo’n controle wordt uitgewerkt. Het kan niet anders dan dat dit gebrek fraudepraktijken in de hand werkt.”
De herstructurering van de agentschappen werd beslist op de Top van Lissabon in november 2010. Ze past in een brede bijsturing van de commando- en beheersstructuur. De NATO Agencies Review moet leiden tot meer controle door de NAVO en een besparing van 22 procent. In een eerste fase fuseren de veertien agentschappen tot een Agency voor ICT, een voor toelevering en een voor ondersteuning.
In 2013 zouden de drie agentschappen fuseren tot twee, om in 2016 tot één organisatie te komen. Het moet ertoe leiden dat de IT-, wettelijke, financiële en leveringsdiensten worden gepoold en er een beter overzicht komt op de werking.
Driehoek van verhoogd frauderisico
Het NATO Airlift Management Agency (NAMA) zal vanaf 1 juli opgaan in het NATO Support Agency (NSPA). Het fuseert met het Central Europe Pipeline Management Agency en het wapensysteembeheerder NATO Maintenance and Supply Agency.
In principe kan Scott zich best in de fusie vinden, maar de uitwerking verloopt niet volgens de regels van goed management. “In deze reorganisatie – zeg gerust: elke reorganisatie – denken veel beleidsverantwoordelijkheden maar aan één ding: het behoud van hun job. Interne politieke spelletjes overheersen en de efficiënte organisatie dreigt in de overgang verloren te gaan. Zo wordt de klassieke driehoek van het verhoogde risico op fraude realiteit: druk, rationalisering en opportuniteit.”
De medewerkers van de agentschappen staan onder druk omdat ze hun job dreigen te verliezen of een andere functie krijgen. Dat creëert frustratie en de rationalisering van eventuele fraude. De trouw aan het oude agentschap is weg of fraude lijkt voor sommige medewerkers geoorloofd omdat ze zich oneerlijk behandeld voelen. Factor nummer drie is de toenemende kans om fraude te plegen, omdat de controlesystemen nog niet op poten staan of de nieuwe verantwoordelijken het antifraudebeleid onvoldoende onder de knie hebben.
Cohen: “Ik verneem dat bij de fusie van de andere agentschappen gelijkaardige problemen bestaan. Deze herstructurering is een voorbeeld uit een managementhandboek van hoe een veranderingsproces verkeerd kan lopen. Ik zal een en ander in een witboek aankaarten bij de bevoegde diensten.”
De fraudebestrijder voorspelt bijvoorbeeld meeruitgaven. Scott: “Onderaannemers zullen veel te dure systemen kunnen verkopen en de kostprijs van projecten zal de pan uitswingen door een gebrek aan kennis van de nieuwe verantwoordelijken. De controle op de rekeningen zal minder efficiënt gebeuren, met een risico op financiële uitwassen. Budgetrapportering dreigt een slag in het water te worden. Het personeelsbeleid kan worden ondermijnd door te hoge lonen, schijnwerknemers, overdreven reisverloven en nutteloze postjes. Kortom: de verhoopte besparing met een vijfde dreigt door het gebrek aan organisatie niet gehaald te worden.”
Scott besluit dat de procedure tegen eventuele misbruiken in de nieuwe organisatie beter had moeten zijn uitgewerkt, eer ze op 1 juli op de wielen wordt gezet. Uiteraard heeft hij deze situatie intern aangekaart. Scott: “Ik kreeg te horen dat zo’n grondige bijsturing het risico inhield dat de hervorming niet op tijd zou klaar zijn. Als interne auditor vind ik het onaanvaardbaar dat ik moet werken in een omgeving waar de kans op fraude hoog is door gebrekkige managementprocessen.”
Een NAVO-woordvoerder reageert dat de stroomlijning van de agentschappen het gewenste tempo volgt. De hervorming zal de alliantie leniger, doelgerichter en meer efficiënt maken in tijden van krappe budgetten. “In het overgangsproces blijven we voorzichtig en waakzaam om fraude te detecteren en te vermijden”, klinkt het. “We hebben geen indicaties dat er enige fraude gebeurt.”
HANS BROCKMANS
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier