Een flexibele werkplek is er 2 waard

Een werkomgeving die veel meer kwaliteit biedt ondanks minder vierkante meters – dat is de grote verdienste van het nieuwe kantoorgebouw van Alcatel-Lucent aan het Antwerpse Kievitplein. Het project werd bekroond met de Facility Award 2006.

De Facility Award van de International Facility Management Association (IFMA) heeft een mooie plek gekregen in het atrium van het nieuwe kantoorcomplex. In de lente van 2006 nam – toen nog – Alcatel Bell afscheid van zijn vertrouwde stek aan het Frans Wellensplein in Antwerpen. Alcatel Bell had er ongeveer 70.000 vierkante meter in gebruik. Op de nieuwe locatie aan het Kievitplein doet het fusiebedrijf Alcatel-Lucent het met amper 40.000 vierkante meter.

Minder vierkante meters betekent minder kosten. En daar was het Alcatel Bell, toen het in 2001 de huisvestingssituatie onder de loep nam, in hoofdzaak om te doen. Het telecombedrijf richtte een wedstrijd in voor de ontwikkeling van een nieuw Belgisch hoofdkantoor. Het koos uiteindelijk voor het Kievitproject (een ontwerp van M & J-M Jaspers – J. Eyers & Partners) van de Brusselse projectontwikkelaar Robelco. Naast de strategische ligging, vlak bij het Antwerpse Centraal Station, was ook de campusformule die Robelco voorstelde doorslaggevend. “Die formule laat ons toe om een aantal faciliteiten en diensten, zoals een businesscentrum, de beveiliging, de catering – te delen met andere gebruikers,” vertelt Jan De Kesel, director general services bij Alcatel-Lucent. “En ook dat drukt natuurlijk de kosten.”

Alcatel Bell had ook nood aan een flexibelere kantooromgeving. Telecom is bij uitstek een branche waar er veel beweegt en nog meer verandert. Herstructureringen, het afstoten van afdelingen, overnames, het opstarten van nieuwe activiteiten, fusies… bij Alcatel en Lucent kunnen ze erover meepraten.

Denken in projecten

Bovendien was/is de Belgische afdeling van de Frans-Amerikaanse telecomgigant in grote mate een projectorganisatie. Verschillende projecten, gemiddeld vijftig tot zestig, lopen er naast elkaar. En terwijl het ene project in de opstartfase zit, draait het andere op volle toeren en loopt een derde op zijn laatste benen. Het brengt met zich mee dat er constant medewerkers van het ene team naar het andere verhuizen en dat het aantal externe medewerkers sterk kan wisselen.

“De klassieke kantooroplossing met vaste werkplekken, werkt niet in zo’n complexe context,” stelt De Kesel. “Je bent dan immers voortdurend bezig met mensen te verhuizen. Dat is tijdrovend en kostelijk. En het is vooral hinderlijk voor de betrokken medewerkers. Want ze moeten wachten op een nieuwe plek, op de aansluiting van hun computer enzovoort.”

De flexibiliteit verhogen en tegelijkertijd fors snoeien in de kantoorruimte, dat was de dubbele opdracht waarmee Alcatel Bell kwam aankloppen bij het adviesbureau Wice Consulting. “We zijn op zoek gegaan naar een generieke oplossing,” legt Germain Verbeemen van Wice Consulting, uit. “Een kantooromgeving die geschikt is voor alle, soms zeer verschillende, afdelingen. In zo’n snel wijzigende context als bij Alcatel heeft het weinig zin om te vertrekken vanuit de organisatiestructuur en de tijdelijke samenstelling van de afdelingen. Want op het moment dat je plannen klaar zijn, is de bedrijfsrealiteit al helemaal anders. De organisatorische context was en is ook te complex om alles te willen plannen. Een systeem waarbij je een werkplek of een besprekingsruimte moet reserveren, zou hier wellicht tot veel conflicten en ergernis leiden.”

Activiteiten meten

De zoektocht naar de generieke oplossing startte bij het in kaart brengen van de activiteiten van de medewerkers: wat doen ze op hun werkplek, wanneer, hoeveel tijd zijn ze daarmee bezig en dies meer? Uit de meetresultaten bleek onder meer dat nooit meer dan driekwart van de medewerkers tegelijkertijd in het kantoorgebouw was. En ook dat de gemiddelde Alcatelmedewerker slechts 47 % van zijn werktijd doorbracht aan de eigen werkplek. “Dat waren voor ons toch wel verrassende bevindingen,” geeft De Kesel toe.

“We stelden ook vast er veel tijd wordt besteed aan communicatie,” pikt Verbeemen in. “Dat hoeft niet echt te verwonderen: door de toegenomen complexiteit is er meer nood aan overleg en teamwerk. Dat zie je ook bij andere bedrijven en in andere sectoren. Maar de meeste kantoren zijn niet geschikt voor die realiteit. Er is te weinig vergaderruimte. En de vergaderruimten zijn veelal te groot. Want meestal zit je samen met een paar mensen, terwijl er in de doorsneevergaderruimte al gauw plaats is voor tien personen.”

Op basis van de activiteiten en de tijdsbesteding van de Alcatelmedewerkers werkte Wice Consulting één standaardlay-out uit (de generieke oplossing) die samengesteld is uit elementen voor verschillende manieren van (samen)werken en voor verschillende vergaderformules. De kantooromgeving is dus een verzameling van functionele activiteitsblokken. En de werknemer kiest zijn werkplek afhankelijk van de activiteit die hij gaat doen. Gedaan dus met de eigen werkplek.

De standaardlay-out, met een oppervlakte van ongeveer 300 vierkante meter, wordt in het gebouw 68 keer herhaald. Om monotonie te vermijden, werd gewerkt met verschillende houtsoorten en kleuren. Elke verdieping baadt ook in de sfeer van een ander continent: op de eerste verdieping voel je de Afrikaanse warmte. Wie op zoek is naar zenachtige rust, kiest wellicht voor een werkplek op de Aziëverdieping.

Voorbeeldproject

Het afstaan van de eigen, vaste werkplek wordt in veel organisaties moeilijk verteerd. En vaak komt nog de meeste tegenwind van het (top)management. Want een eigen kantoor – hoe hoger de rang, hoe ruimer – is ook een statussymbool. “Dit is natuurlijk een changeproject,” reageert De Kesel. “En veranderingen roepen onvermijdelijk weerstand op, dat was hier niet anders. Maar de uiteindelijke toepassing van het nieuwe concept is bijzonder vlot verlopen. Dat heeft wellicht ook met onze bedrijfscultuur te maken: we staan er nogal op dat iedereen een teamplayer is.”

“Dat Alcatel-Lucent een telecombedrijf is, maakt het ook wel gemakkelijker,” vult Verbeemen aan. “Het bedrijf staat vooraan in het gebruik van nieuwe technologieën. Digitale en gedeelde informatie is voor dit concept cruciaal. Papier wordt tot een absoluut minimum beperkt.”

En hoe zit het met de initiële kostendoelstelling? “We hebben dankzij dit project de operationele kosten kunnen halveren,” antwoordt De Kesel, die er nog aan toevoegt dat er binnen Alcatel-Lucent interesse is om het Antwerpse project ook in andere vestigingen toe te passen.

Laurenz Verledens