E-MAIL. De ware snelpost

Het Internet maakt elektronische post even populair als de telefoon.

Als elektronische post zo eenvoudig is, waarom is hij dan niet eerder doorgebroken ?

Mocht deze vraag u verbijsteren u gebruikt al jàren e-mail dan werkt u bij een informaticabedrijf, óf bij een universiteit, óf uw elektronische post kwam nooit buiten de grenzen van uw onderneming. Want, geef toe, buiten die omgevingen zijn e-mail-adressen op naamkaartjes een zeer recent fenomeen.

E-mail of elektronische post heeft nochtans onmiskenbare voordelen tegenover “gewone” post : hij is enorm snel een antwoord binnen enkele minuten behoort tot de mogelijkheden ; hij is milieuvriendelijk (tenzij de ontvanger alle boodschappen afdrukt) ; hij laat toe eenvoudige virtuele vergaderingen op te zetten tussen verscheidene mensen die misschien ver van elkaar verwijderd zijn ; en in de meeste gevallen behoort de verzending van grafische en andere niet-tekstuele bestanden tot de mogelijkheden.

Vóór Internet en andere on line-diensten gehyped werden, was elektronische post echter vooral een interne zaak voor bedrijven die een beetje bij de pinken waren. Bij IBM bijvoorbeeld gebruikt men al sinds 1985 een professioneel e-mail-systeem. De Profs-software maakt het iedere IBM-medewerker met een scherm mogelijk om boodschappen uit te wisselen met bedrijfsgenoten. Marianne Schouten, verantwoordelijk voor mediarelaties bij IBM Belgium : “Het gaat om zo’n 20.000 boodschappen per maand, waarvan er zo’n 65 % binnenkomende berichten zijn. ” Maar pas sinds begin 1995 hebben alle IBM’ers ook een Internet- en X.400-adres en kunnen ze allen kommuniceren met externe e-mail-gebruikers.

Dat de kloof tussen de interne e-postsystemen en de buitenwereld zo diep bleef, was deels te wijten aan fysieke beperkingen wanneer kocht u uw eerste modem, wanneer de eerste gateway (sluis) voor uw lokaal netwerk ? deels aan software-restrikties. cc : Mail van Lotus, MS Mail van Microsoft en diverse Novell-produkten (b.v. WP Office, nu Groupwise) bouwden sterke posities op als interne postsystemen, maar vereisten tot voor kort dat uw korrespondent software van dezelfde leverancier in huis had en/of dat een gateway voor vertaling van de adresseringsgegevens (en zo meer) zorgde. Elektronische post was een klassiek geval van automatizeringseilanden en van een gebrek aan standaarden.

Het vergt weinig verbeelding om te zien dat deze periode voorbij is. Niet alleen is e-mail nu standaard ingebouwd in besturingssystemen als Windows 95 of Macintosh, het Internet en on line-diensten zoals CompuServe, The Microsoft Network of binnenkort Europe Online maken elektronische post even eenvoudig en algemeen verspreid als de telefoon. Wat inhoudt dat iedereen met gelijk welke e-mail-software bereikbaar zal willen zijn.

SMTP.

Daar bestaan ook standaarden voor, die nu door de meeste pakketten worden ondersteund : X.400 en SMTP/MIME (1). De eerste, X.400, is een zeer komplete, zeer officieel uitgewerkte standaard, die echter in de praktijk vooral op papier wordt ondersteund, behalve bij grote publieke e-mail-dienstenleveranciers zoals AT&T of MCI, die X.400 effektief gebruiken.

De tweede standaard, SMTP/MIME, is wat u in de dagelijkse Internet-praktijk meestal ontmoet. SMTP, het Simple Mail Transport Protocol, dateert al uit augustus 1982 maar is helaas tamelijk primitief. Zo primitief zelfs dat hij enkel tekstboodschappen met een 7-bits karakterset (US-ASCII) verwerkt. Dat is een karakterset zonder de gangbare Europese “speciale” tekens, waarvoor minstens een 8-bits karakterset is vereist. Als u dus in uw post “geonteresseerd” leest waar “geïnteresseerd” moest staan (andere verwisseltruuks zijn er voor de é’s, à’s, ù’s…), weet dan dat het niet om een tikfout gaat. Een andere beperking van SMTP is dat regels langer dan 70 karakters problemen opleveren. Twee suggesties dus voor wie elektronische post buiten de bedrijfsomgeving gebruikt :

– Stel de maximum regelbreedte van uw mail-pakket in op 70 tekens.

– Gebruik geen trema’s of aksenten : ze komen niet door.

MULTIMEDIA.

SMTP was oorspronkelijk ook beperkt tot gewone tekst. Daarin is verandering gekomen met de publikatie van de Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME) norm. Deze beschrijft hoe je een bestand als een aanhangsel (attachment) kan meesturen met je post. Dat aanhangsel kan gelijk welk type bestand zijn, inclusief video- of audio-bestanden. In dat geval worden deze files gekodeerd om over het Internet te gaan als gewone 7-bits ASCII-tekst. In de hoofding (header) van het postbericht die u net zoals een gewone tekst kan lezen wordt dan een “Content-type” gespecifieerd (b.v. text/plain of application/mac-binhex), naast andere informatie, zoals de gebruikte karakterset (charset=iso-8859-1 b.v.) of de toepassing waarmee het overgezonden bestand is aangemaakt (en die u dus meestal nodig heeft om het te “lezen”).

Dat lijkt redelijk overzichtelijk. In feite, stipt het vakblad CM Corporate in een artikel over de kwestie aan, “is het aantal kombinaties van mail-programma’s, mogelijke attachment-definities en mogelijke bestandsformaten een wirwar van jewelste. ” (2) Het blad advizeert om mail-software voor zover mogelijk strikt op MIME in te stellen en niet te stoeien met uuencoding (gangbaar in de Unix-wereld) of met binhex-encoding (Macintosh-omgeving).

Mocht u toevallig het populaire Eudora van Qualcomm gebruiken, dan kan u de MIME encodering instellen onder “Send attachments”, na selektie van de opties Special/Switches uit het hoofdmenu.

EXPANSIE.

Deze standaardizatie-problemen zijn volgens onze ervaring niet zodanig nefast dat een groot deel van de kommunikaties fout loopt. Ze verhinderen in elk geval niet dat elektronische post wereldwijd verder oprukt.

Bij Agfa-Gevaert in Mortsel werkt men met verschillende elektronische boodschappendiensten, waaronder ook koppelingen naar het Internet.

Rudy Janssens, e-mail verantwoordelijke : “We zijn met e-mail gestart in 1994. Meestal worden enkel korte berichten verstuurd, zelden bestanden. Initieel werd elektronische post gebruikt voor kommunikatie met onze dochtermaatschappijen. Nu wordt het ook meer en meer gebruikt voor interne kommunikatie. “

Velen moeten nog een drempel passeren om de service te gebruiken ter vervanging van telefoon en/of persoonlijk gesprek, bevestigt Rudy Janssens. “Maar het gebruik is sinds begin dit jaar toch met 25 percent gestegen. “

Alcatel Bell in Antwerpen, dat Mailto gebruikt op zijn Sun-werkstations, Vaxmail op zijn Vax-systemen en Eudora op zijn pc’s, streeft naar “100 % elektronische post”, zegt Gratien D’haese van de Switching Systems Division. “Iedere divisie heeft nu al zijn eigen postmeester (nvdr – de postmaster die verantwoordelijk is voor het onderhoud van het systeem en voor onduidelijk geadresseerde zendingen). Ikzelf doe de hele dag niet veel anders dan het lezen van elektronische post en het beantwoorden van die berichten vanuit de technische ondersteuning. ” Naast elektronische post, heeft Alcatel nog een News-dienst voor informatie-uitwisseling binnen speciale technische nieuwsgroepen, en verzendlijsten (mailing-lists) voor meer gesloten groepen. D’haese : “Het gebruik van elektronische post wordt niet aan banden gelegd, alhoewel er regels bestaan voor het gebruik ervan. “

MAILITIS.

Het loutere volume aan e-mail kan voor problemen zorgen. Voor papieren briefwisseling heeft elk bedrijf wel een systeem opgezet dat de verdeling en klassering van post afhandelt. Dat is niet noodzakelijk zo voor elektronische post.

Marc Nyssen, voorzitter van de Buug (Belgian Unix-systems Users Group) en werkzaam aan de VUB, zegt daarover : “Als iemand 100 elektronische brieven per dag krijgt, verliest hij inderdaad veel tijd met het lezen van die briefwisseling, maar dat is nog veel erger als het om papieren briefwisseling gaat. ” IBM, met tien jaar ervaring, gebruikt vandaag nog geen automatische trieersystemen en ook bij Agfa-Gevaert zijn de boodschappen voorlopig nog verwerkbaar. Al moet men volgens Rudy Janssens toch op termijn richting automatische verwerking. Filteren en automatisch sorteren van e-mail is perfekt mogelijk, onder meer met (zelfs vrij down te loaden) programma’s als Procmail, Deliver en Mailagent in de Unix-omgeving.

GROUPWARE.

Rudy Janssens : “E-mail lijkt mij naar de toekomst iets te zijn dat zo normaal wordt als nu een telefoon, een fax en een antwoordapparaat. Op bedrijven zal het e-mail-systeem een basis vormen om workflows te automatizeren. Wij onderzoeken trouwens momenteel Lotus Notes” (nvdr – een zogenaamde groupware, die verder gaat dan e-mail en onder meer uitstekend geschikt is om verkoopteams te koördineren). “Mensen zullen e-mail gebruiken zonder dat het voor hen echt duidelijk is dat zij een elektronisch dokument aan ‘t schrijven zijn, ” meent Janssens. IBM zelf bekijkt, uiteraard, na de overname van Lotus ook de introduktie van een Notes-systeem en is trouwens volop bezig om op basis van zijn IBM Global Network een wereldwijd commercieel Notes-netwerk op te zetten.

Alcatel Bell, dat geen Lotus heeft overgenomen, maar wel goed thuis is in publieke netwerken, ziet dat anders. Gratien D’haese : “Binnen ons bedrijf begint het World Wide Web (nvdr – het wereldwijde hypertekst-systeem dat de informatie op het Internet organizeert) sterk op te komen als kommunikatiemiddel, zowel voor het uitwisselen van informatie, als voor rapporten. Binnen de afdeling informatica-ondersteuning wordt WWW gebruikt voor het opvolgen van bugs (fouten in programma’s), QA (questions & answers), FAQ’s (Frequently Asked Questions), enz. “

De twee sluiten elkaar niet uit. Bruno Segers, algemeen direkteur van Lotus Benelux en een entoesiast Notes-gebruiker : “Binnen Lotus wordt alle informatie gestockeerd en verdeeld door Notes. Naar de konsumenten toe werken we op het Internet met een Web-site, die evenwel volledig automatisch door InterNotes produkten wordt gevoed. Onder meer de konversie van het Notes-bestandsformaat naar hypertext markup language (nvdr – de taal van het Web) gebeurt volautomatisch. De informatie die we naar de konsument vrijgeven, blijft echter volledig gestockeerd in Notes-formaat. “

Belangrijke innovaties zijn echter ook te verwachten door het min of meer “aktief” maken van e-mail-berichten. Interactive Inc. uit South Dakota, ziet brood in het meesturen van video- en audioclips binnen een e-mail-bericht in MIME-formaat. Eén klik en de video is vertrokken. Het koncept is aantrekkelijk voor adverteerders, maar zij moeten opboksen tegen een e-mail-kultuur waarin reklameboodschappen biezonder vijandig worden onthaald. Het Amerikaanse FreeMark wil dit euvel ondervangen door nog dit jaar een gratis privaat e-mail-netwerk-met-reklame op te starten, met de steun van enkele grote reklameagentschappen.

Het zijn ontwikkelingen die De Post de echte dan zorgen moeten baren, al stelt Marc Nyssen van de VUB vast : “E-mail is dan wel in volle opkomst, maar de binnenpost is nog verre van vervangen. “

ALPHONS EBERLIN

BNL

(1) U vindt meer informatie hierover in een aantal Internet-handboeken, onder andere in The Internet Unleashed van Sams Publishing.

(2) CM Corporate, Riverland Publications, 9 februari 1995, blz. 36 vv.

MARIANNE SCHOUTEN (IBM) E-mail sinds 1985, maar pas begin dit jaar open voor de buitenwereld.

BEDRIJFSBERICHTEN VIA E-MAIL ? CompuServe struikelt over de uuencoding in deze Microsoft Mail.