Van 1 januari af wil de Vlaamse overheid enkel nog gestructureerde digitale facturen krijgen van zijn leveranciers. De maatregel moet bedrijven doen inzien dat een pdf niet echt nuttig is en bijna alleen bij de verzender kosten bespaart.
“Je wint een gekke hoeveelheid tijd”, lacht Jean-François Calloud, de zaakvoerder van vier Ixina-franchises. Hij gebruikt een scanningproduct van het Brussels-Antwerpse Megabyte voor de digitalisering en verwerking van inkomende facturen. “Zodra de parameters in de software zijn ingevoerd, gaat de codering in de boekhouding veel sneller. Daarna vind je facturen onmiddellijk terug”, vertelt Calloud.
De BOB-Demat-oplossing van Megabyte, een van de vele in dematerialisering, blijft echter behelpen. De gouden graal voor efficiëntie is de digitale factuur in een gestructureerd formaat. Volgens een analyse van KPMG kost de verwerking van een papieren factuur 8,04 euro, die van een gestructureerde digitale factuur slechts 2,27 euro.
Pdf helpt niet veel
Maar daar wringt het schoentje. Calloud wisselt al gestructureerde facturen uit met logistieke partners, maar “dat zijn er nog niet veel. De meeste elektronische facturen zijn pdf’s.” En dat is een ander verhaal. Pdf’s worden snel per e-mail opgestuurd, maar hun verwerking kost volgens KPMG bijna evenveel als die van een papieren factuur: 7,68 euro. De besparing voor het ontvangende bedrijf is 36 cent of 4,5 procent. Programma’s voor tekstherkenning ‘lezen’ inderdaad pdf’s, maar er is geen garantie dat hun lectuur 100 procent correct is. Er is altijd manuele controle nodig. Pdf’s zijn vooral voordelig voor de verzender van de factuur, wijst KPMG. Voor hem is de besparing 73 procent. Een papieren factuur maken en versturen kost 4,44 euro, een pdf 1,2 euro.
“Veel ontvangers printen pdf’s nog uit. Uiteindelijk dragen pdf’s economisch en ecologisch niet veel bij”, vindt Dany De Budt, de Belgische countrymanager van Basware, de Finse beursgenoteerde e-facturatiedienstengroep met een miljoen gebruikers in meer dan 100 landen. Dat de voordelen van een pdf zo ongelijk zijn verdeeld, is volgens hem ook de reden waarom elektronische facturatie in 2015 plafonneerde.
KPMG schat dat er vorig jaar in België slechts 53 miljoen euro extra is bespaard door elektronische facturatie, tegen nog 310 miljoen in 2014 en 271 miljoen in 2013. Daarmee lag de efficiëntiewinst op het miljard facturen in België eind 2015 op 0,98 miljard euro, tegenover een potentieel van 3,37 miljard. “Mogelijk is het laaghangend fruit geplukt en zijn er nieuwe beleidsmaatregelen nodig”, vindt KPMG.
De Budt van Basware: “Aan de boekhoudpakketten ligt het niet. Het probleem zit bij de gebruikers en bij de bedrijven die de stap nog niet hebben gedaan.”
Sommige bedrijven hebben nog veel ruimte voor groei. Proximus factureert al meer dan 30 procent van zijn particuliere klanten elektronisch, maar minder dan 10 procent van zijn bedrijfsklanten, meldt het bedrijf.
Snelwegen met afritten
“Tegenstrijdige belangen doen de branche trager gaan dan de technologie toelaat”, signaleert Hans Leybaert, CEO van de Belgische e-facturatiepionier UnifiedPost. Hij voorziet dat er uiteindelijk een ecosysteem ontstaat. “Een digitaal schema waarin meerdere stakeholders hun plaats vinden met behoud van hun identiteit. De banken zijn uiteraard goedgeplaatst. Voor hen is e-facturatie de noodzakelijke stap naar online werkkapitaalvoorziening. Het kan de constante, realtime vinger-aan-de-pols zijn voor bedrijfsfinanciering. Maar ook een neutrale partij als de accountant moet een plaats krijgen in een digitaal schema. Online-accounting wordt de standaard. Nederland loopt daarin voorop. Daarnaast zijn er ook sectorspecifieke behoeften.”
Basware is in België actief sinds 2012 en timmert volop aan zo’n ecosysteem. Aan de basis is het een beveiligd facturatienetwerk met een ‘telefoongids’ van alle leveranciers wereldwijd. Bovenop draait een ‘van aankoop tot betaling’-oplossing om facturen automatisch te laten verwerken in boekhoudpakketten. Vorig jaar is daar een derde pijler bijgekomen: betalingsoplossingen, onder meer met krediet van MasterCard. Papieren facturen bezorgt Basware via printpartners. De Finnen willen het centrale aanspreekpunt worden in e-facturatie.
“Wij proberen de snelweg van de wereld te zijn. Afhankelijk van wat de ontvanger kiest, hebben wij exits. De leverancier hoeft daar niet wakker van te liggen. Wij moeten alleen weten waar de factuur naartoe moet.” Vanuit die filosofie sluit Basware Belgium nu allianties. Een eerste was met Doccle, de snelgroeiende coöperatieve ‘documentenkluis’. “Werken wij enkel naar bedrijven, dan missen wij de 57 procent van de facturen die naar particulieren gaan. Leveranciers zoeken een oplossing voor al hun facturen. Wij geven de grote leveranciers op ons netwerk – Proximus, Engie, enzovoort – toegang tot hun klanten op Doccle”, vertelt De Budt. Om dezelfde reden sloot Basware een alliantie met Koalaboox, een onlinefacturatiedienst voor kleine bedrijven, die betalingsfaciliteiten biedt via ING. Een derde alliantie is met Codabox, dat voor fiduciaires de verwerking van de bankuittreksels van hun klanten helpt te automatiseren. Zoomit, het digitale betalingsplatform van de Belgische grootbanken, zou een logische partner zijn voor Basware. Zoomit ontving volgens KPMG in 2014 7,6 procent van de facturen aan particulieren. “Wij hebben gesprekken gehad. Er is nog geen akkoord”, zegt De Budt over Zoomit.
Fintech heeft interesse
UnifiedPost is de grote tegenhanger van Basware. De Belgische nv is in handen van de holding UPM, en heeft bijna 200 werknemers en 18,3 miljoen euro omzet vorig jaar. Onder meer PE Group (familie Van Rompay), Cytifinance (Michel Delloye), fintechboegbeeld Jinvest (Jürgen Ingels) en Fortino (Duco Sickinghe) zijn aandeelhouder. UPM heeft grootse plannen met nu al 20 miljoen euro kapitaal en een toegestaan kapitaal van 124 miljoen. In Nederland nam de holding vorig jaar Zet Solutions over, met activiteiten in e-herkenning, e-facturatie en integratie. In een joint venture met Rabobank is Facturis Group gekocht, een zelfbedieningsplatform dat uitgaande en inkomende factuurstromen koppelt met de boekhouding. Rabobank brengt onder meer haar klanten in intensief beheer op het platform. UnifiedPost heeft in België zijn activiteiten uitgebreid met elektronische ondertekening en archivering van interimcontracten, naar aanleiding van een wetswijziging op 1 oktober. Interims hebben dan niet langer 48 uur de tijd om hun contract te tekenen. Het platform, inclusief app, is samen met de sectorfederatie Federgon ontwikkeld.
Dendermondenaar De Budt ziet een kentering aankomen in de elektronische facturatie. Hij draait dagen van 12-13 uur om overal in het land werkgevers te overtuigen digitaal te gaan. Vanaf 1 januari 2017 begint de Vlaamse overheid haar 14.000 leveranciers te verplichten gestructureerde facturen te sturen (zie kader Graag in xml). De federale overheid wil gestructureerde facturering vanaf 2018 opleggen.
Volgens projectleider Johan Van Steelandt bekijkt de Vlaamse regering nog of er behoefte is aan uitzonderingen of nuanceringen. De dienst van Van Steelandt organiseert extra infosessies boven op de vier die al waren gepland. Grote leveranciers krijgen begeleiding op maat, kleine kunnen terecht op overheid.vlaanderen.be.
De maatregel zal Namahn over de streep trekken, de Brusselse adviseur in gebruiksvriendelijk systeemontwerp. Met zijn negentien werknemers stuurt het hoogtechnologische Namahn slechts een paar honderd facturen per jaar uit, allemaal op papier. “Het volume verantwoordt geen doorgedreven automatisering”, zegt zaakvoerder Joannes Vandermeulen. “Maar de Vlaamse overheid is een grote klant van ons. Haar elektronisch factureren stelt geen probleem.”
Bruno Leijnse, fotografie Thomas Sweertvaegher
“Tegenstrijdige belangen doen de branche trager gaan dan de technologie toelaat” – Hans Leybaert, UnifiedPost
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier