Doe meer met uw mails

E-mail is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Toch kan het vaak nog een stuk efficiënter. e-Trends ging op zoek naar antwoorden op drie frequent voorkomende e-mailvragen.

1 Hoe routinemails vermijden?

Als u e-mails naar bijvoorbeeld uw klanten of leveranciers stuurt, dan bevatten die vaak dezelfde tekst. Door zulke nagenoeg identieke mails te moeten intikken, verspilt u heel wat kostbare tijd. Met een sjabloon – waarin u enkel de ‘variabele’ stukken tekst dient in te vullen – kunt u dit routinewerk vermijden. Als u met Outlook Express werkt, heeft u geen sjabloonfunctie. In Outlook gelukkig wel: hier opent u een nieuw mailtje, en daarin tikt u alle ‘vaste’ tekst. Daarna selecteert u uit het menu ‘Bestand’, ‘Opslaan als’ en kiest u onderaan voor ‘Opslaan als: Outlook-sjabloon’. Lukt dat niet, dan moet u eerst even via ‘Extra’, ‘Opties’, ‘E-mailindeling’ de optie ‘Microsoft Office Word 2003 gebruiken voor het bewerken van e-mailberichten’ uitvinken. Zodra u klaar bent met het creëren van uw sjabloon, mag u deze optie opnieuw inschakelen.

Uw sjabloon is nu aangemaakt. Maar hoe gebruikt u het concreet? In het menu bovenaan klikt u op ‘Extra’, ‘Formulieren’, ‘Formulier kiezen’. Naast het vakje ‘Zoeken in’ selecteert u de optie ‘Gebruikerssjablonen in bestandssysteem’. Hier vindt u de bewaarde sjabloon terug. U kunt de tekst dan verder aanvullen en de e-mail versturen. Weet ook dat u verschillende sjablonen kunt maken voor diverse soorten mails.

2 Hoe mails op een later tijdstip verzenden?

Soms is het handig om een e-mail op een later moment te versturen. Wist u dat Outlook een functie in huis heeft die deze taak automatisch voor zijn rekening kan nemen? Als u een nieuw mailtje aanmaakt, dan treft u in het venster een knop of een tab ‘Opties’ aan. Daarin kunt u een gewenst tijdstip ingeven. Een voorwaarde voor een goede werking is wel dat u Outlook heeft ingesteld om automatisch mails te ontvangen en te verzenden (via het menu ‘Extra’, ‘Opties’, ‘E-mailinstellingen’. Hou er ook rekening mee dat u uw pc en Outlook niet mag afsluiten.

Werkt u met Outlook Express, dan bent u aangewezen op bijvoorbeeld een webdienst als L8R (www.l8r.nu). Geef hier tijdens de registratie wel de juiste tijdzone aan, anders worden de geplande mails op een verkeerd tijdstip verstuurd. De gratis versie van L8R heeft een aantal beperkingen, zoals slechts één ontvanger per bericht en geen bijlagen. Die vallen weg als u betaalt – bijvoorbeeld 1,99 dollar (anderhalve euro) voor honderd e-mails.

3 Hoe een verwijderd mailtje terugvinden?

Pech! U heeft een belangrijke e-mail gewist. Wat nu? Als het niet te lang geleden gebeurd is, treft u hem nog aan in de map ‘Verwijderde items’. U kunt hem dan gewoon weer naar uw inbox slepen. Heeft u het mailtje echter al een hele tijd geleden gewist? Dan is het mogelijk dat het zich niet meer in de map ‘Verwijderde items’ bevindt.

Gelukkig kunt u in dat geval nog de hulp van een ‘recovery tool’ inroe-pen. ParetoLogic Data Recovery Pro (www.paretologic.com/products/datarecovery/pro/index.aspx) is zo’n tool. Dit programmaatje werkt voor Outlook en Outlook Express. De gratis testversie geeft u alvast een overzicht van alle e-mails die kunnen worden hersteld. Maar om uw mailtje ook echt te recupereren (inclusief eventuele attachments), moet u dit programma kopen. Daarvoor dient u 49,95 dollar (zo’n 37 euro) neer te tellen. Maar werkt dit nu echt? Wij deden enkele tests, en moeten toegeven: de slaagkansen zijn soms verrassend hoog. Desondanks geldt de vuistregel: hoe langer geleden het mailtje is gewist, hoe minder kans u maakt. (T)

Door Roel Van Espen