DE TELEWERKERS VAN BOREALIS

Met dit project wilden we al onze IT’ers kunnen behouden, ondanks de verhuizing.” Bart Berings, human-resourcesmanager van Borealis België is duidelijk: we mogen het thuiswerkproject in het chemiebedrijf zien als een staaltje van een vooruitstrevend facilitair beleid, maar het heeft vooral te maken met retentiemanagement. In 2001 besliste Borealis de ondersteunende diensten IT, boekhouding en verkoopsondersteuning te centraliseren in een nieuw kantoorgebouw op Mechelen Campus. “Vele medewerkers woonden dicht bij hun werk, dat zou plots veranderen. De situatie op de arbeidsmarkt was toen ook nog helemaal anders: vooral goede IT’ers vinden was allesbehalve eenvoudig.”

Meteen na de bekendmaking van de verhuizing bracht Borealis een communicatieproces op gang. In werkgroepen konden de zowat 30 IT’ers maatregelen voorstellen die de verhuizing voor hen aanvaardbaar zou maken. “We hebben iedereen aan bod laten komen,” zegt Berings. “Ik geloof dat betrokkenheid vooraf heel wat agitatie achteraf kan voorkomen.”

Uit die besprekingen sproot het idee telethuiswerk voort. Ten minste twee dagen per week moeten de IT’ers wel naar Mechelen. “Studies tonen aan dat voltijds thuiswerken niet aangeraden is,” weet Berings. “Als collega’s elkaar nog maar zelden zien, verloopt de communicatie stroever. Bovendien mag men de medewerkers niet laten vervreemden van het bedrijf.”

De IT’ers van Borealis mogen zelf bepalen wanneer ze thuiswerken, maar die uren liggen wel vast. Dat is ook een vereiste voor de verzekeraar: zonder een systeem van vaste uren zou men elk thuisongeval kunnen afwentelen op de arbeidsongevallenverzekering. “Maar men kan bijvoorbeeld wel kiezen om niet op woensdagnamiddag te werken en wel op zaterdag- of zondagvoormiddag,” aldus Berings. “Aanvankelijk werkten de meesten ook thuis tijdens de traditionele kantooruren, maar daar zijn ze al van afstapt. Zo zijn er nu veel mensen die nogal laat op de avond werken, bijvoorbeeld van 20 tot 22 uur. Ze stoppen dan wel al voor 16 uur, zodat ze de kinderen van school kunnen halen.”

Met de inrichting van het thuiskantoor bemoeit Borealis zich niet. Het bedrijf zorgt wel voor de nodige IT- en telefonie-infrastructuur (pc, breedbandinternetaansluiting, aparte telefoonlijn). In Mechelen hebben de thuiswerkers geen eigen werkplek, ze zoeken hun plek in de ruimte met gedeelde werkplekken.

Een goed jaar na de start van het project is Berings opgetogen over de resultaten. “Onze voornaamste doelstelling is volledig gerealiseerd: we hebben onze IT’ers kunnen behouden. Ongeveer 80 % maakt gebruik van de thuiswerkformule. De thuiswerkers zijn ook tevreden en ervaren minder stress. Toegegeven, hun feedback is geen hard cijfermateriaal, maar wat we wel exact kunnen meten, is hun output. En die is licht hoger dan voorheen. Het kostenplaatje dan: we hebben nu aanzienlijk minder vierkante meter kantoorruimte nodig. De communicatiekosten zijn dan weer behoorlijk gestegen.”

Do’s

Begin op tijd: verandering roept sowieso weerstand op en het vraagt tijd om die weg te werken.

Communiceer duidelijk en geargumenteerd dat een thuiswerkformule niet voor alle functies geschikt is.

Don’ts

Denk niet in zwart-wit: vijf dagen per week thuiswerken zorgt voor communicatieproblemen en sociale spanningen.

Beperk je niet tot algemene communicatie. Zorg ervoor dat de medewerkers op een individuele manier betrokken worden bij het project.