De spectaculaire gedaante verandering van De Post

De Post heeft een nieuw groot contract afgesloten. Deze keer met de FOD Justitie, die daarmee 300 werknemers uitspaart. Het is het zoveelste contract in een stilaan lange rij. Het geïntegreerde aanbod van verschillende diensten is de sterkte van De Post in de (soms internationale) strijd om dit soort contracten.

Zeventig bedrijven of instellingen zorgen voor 25 % van de omzet van De Post. De volgende 25 % wordt geboekt bij 800 bedrijven of instellingen. De 4,4 miljoen gezinnen zijn slechts goed voor 5 % van de omzet. Toch gaat de meeste energie naar die laatste categorie. En is de politieke verontwaardiging het grootst als er bijvoorbeeld ergens een postkantoor voor enkele honderden van die 4,4 miljoen gezinnen de deuren sluit. Het is de paradox van De Post.

De voorbije jaren heeft De Post wel een commerciële strategie uitgewerkt die mikt op de grote klanten. Dáár wordt het verschil gemaakt. Als een van die zeventig grootste klanten beslist zijn papieren facturen te vervangen door elektronische, dan komt de klap zwaar aan. Door de opkomst van e-mail en de stijgende concurrentie staat de omzet van De Post zwaar onder druk. En die druk zal de volgende jaren nog toenemen.

Het team van Bart Boschmans, salesmanager Advanced Solutions, speelt een cruciale rol. Boschmans – die er twee jaar bij General Electric en acht jaar bij British Telecom heeft opzitten – werkt sinds 2003 bij De Post. Hij is een van de topverkopers in het team van Dirk Oosterlinck, director Group Sales. Ook Oosterlinck heeft een mooie carrière in de privésector (Nielsen, Wegener, McKinsey) geruild voor de overheid: eerst op het kabinet van Rik Daems (VLD), toenmalig minister van Overheidsbedrijven, daarna bij minister van Binnenlandse Zaken Patrick Dewael (VLD) en sinds 2004 bij De Post. “Onze grootste uitdaging is het vinden van goede mensen om onze verkoopploegen te versterken,” zegt Oosterlinck.

Het vijfkoppige team van Bart Boschmans heeft de afgelopen twee jaar mooie resultaten geboekt. Het Rizivcontract (drukken en verdelen van getuigschriften) en het contract voor het EU Publications Office in Luxemburg zijn de paradepaardjes. Nu is er een nieuw contract: voor de FOD Justitie gaat De Post verschillende documenten centraal printen en verzenden.

“We werken geïntegreerde oplossingen op maat van de klant uit,” licht Oosterlinck toe. “De vuistregel is dat we kunnen zorgen voor 20 % kostenbesparing. Daarbij kijken we ruimer dan alleen de prijs van de postzegel. De totale kostprijs van een factuur, bijvoorbeeld, bedraagt 15 euro. De postzegel van nog geen halve euro is daar slechts enkele procenten van. Het maken en behandelen van de factuur is veel duurder. En daarop kan bespaard worden.”

Documenten voor Justitie

Het contract met de FOD Justitie werd begin september 2006 toegewezen na een openbare aanbesteding. Er waren drie kandidaten, allemaal Belgische groepen. Het contract werd binnengehaald door Speos, het filiaal van De Post dat instaat voor documentmanagement. Ook Certipost, de joint venture van De Post en Belgacom voor elektronische post, is erbij betrokken. Het is een contract voor één jaar, dat ten hoogste zeven keer verlengbaar is.

Het contract kadert binnen het Phenixproject bij Justitie. Dat moet zorgen voor de overgang van het papieren naar het elektronische dossier. “We starten als alles meezit in januari of februari 2007 met proefprojecten bij een aantal politierechtbanken en parketten,” zegt Ivan Verougstraete, voorzitter van het Hof van Cassatie en lid van de driekoppige stuurgroep van het Phenixprogramma. “In 2009 moet het hele programma uitgerold zijn.”

Vandaag worden er op meer dan 400 plekken gerechtelijke documenten geprint en verzonden. Het gaat om mededelingen, kennisgevingen (aangetekend) en betekeningen (via gerechtsdeurwaarder). Om hoeveel documenten het gaat, weet niemand echt goed. Honderdduizenden alleszins, maar tellingen in het verleden liepen sterk uiteen.

Eens het elektronisch dossier er is, ontstaat de mogelijkheid om alle documenten centraal te printen en te verzenden, en niet langer lokaal op elke griffie. Dat is de inhoud van het contract dat Justitie heeft gesloten met Speos en Certipost. “Phenix stuurt zijn output naar ons,” verklaart Bart Boschmans. “We versturen ofwel op papier met het logo van Justitie, ofwel via Certipost elektronisch.” Vanaf 2007 zullen advocaten en burgers een elektronisch adres kunnen aanvragen om documenten via het net te ontvangen, vanaf 2008 kunnen ook bedrijven dat doen.

Wat De Post aan dit contract zal verdienen, is nog onduidelijk. “Er zijn nog veel onzekerheden,” geeft Ivan Verougstraete toe. “Voor De Post qua kostprijs en voor ons qua mogelijke besparing. Dat komt omdat de startgegevens onduidelijk zijn. Het eerste jaar moet alleszins een blanco operatie zijn, daarna moeten we winst maken. We gaan met dit contract 300 werknemers kunnen uitsparen. Die zullen opgeleid worden voor andere taken, ze vloeien niet af.”

Getuigschriften voor dokters

Het Rizivproject kwam er nadat er grote problemen waren ontstaan bij de productie en verdeling van getuigschriften voor medici. De FOD Financiën was daarvoor verantwoordelijk en op een bepaald moment ontstond er een tekort, waardoor het medische traject verstoord geraakte. Het getuigschrift is immers voor de arts een factuur en voor de patiënt het document waarmee hij terugbetaling van de mutualiteit verkrijgt.

Het Riziv heeft eind 2005 een lastenboek uitgeschreven voor de uitbesteding van het bestellen, drukken en verzenden van de getuigschriften. Daar kwam een shortlist met drie uit. “Speos heeft het gehaald tegen consortia van grote privébedrijven,” zegt Boschmans. “Het contract werd in maart 2006 toegewezen en het systeem moest op drie maanden actief zijn. Uiteindelijk waren we nog iets sneller. Het gaat om een samenwerking tussen Speos, eXbo ( nvdr – het filiaal van De Post dat instaat voor het ophalen en verzenden van grote pakketten post), Certipost en Taxipost, met een sterke inbreng van ICT en het callcenter van De Post (dat zorgt voor de helpdesk).”

Het gaat om een contract voor vier jaar, dat verlengd kan worden. Het levert De Post een extra omzet van 4,5 miljoen euro per jaar op. De dokters kunnen hun getuigschriften nu bestellen via de door Speos gemaakte website www.medattest.be. Later moet de website – die volgens dezelfde principes als de E-shop van De Post is gebouwd – geïntegreerd worden in de portaalsite van de ziekteverzekering. De dokters loggen aan via een gebruikersnaam en paswoord of via hun elektronische identiteitskaart.

Zo’n 60 % tot 70 % van de 50.000 gebruikers van het systeem bestellen nu online. De andere blijven de traditionele bestelkanalen (brief of fax) gebruiken. De faxen en brieven gaan naar eXbo, die ze scant, digitaliseert en ze zo in dezelfde workflow als de onlinebestellingen brengt.

Na de bestelling moeten de dokters eerst betalen vooraleer de getuigschriften gedrukt worden. De dokters kunnen betalen via een klassieke overschrijving, creditcard, onlinebanking en straks ook Bancontact. Speos volgt de betaling zelf op. Het drukken gebeurt bij Speos: 80 miljoen getuigschriften en 50 miljoen kettingformulieren per jaar. Ze moeten uiterlijk negen werkdagen na betaling geleverd worden. “Dat worden er zeven in 2007,” belooft Bart Boschmans.

Boetes en EU-publicaties

Een ander project is de inning van de verkeersboetes voor de politie. De Post verzorgt die sinds 31 maart 2006. De regering heeft beslist de boetezegels af te schaffen en over te schakelen op een systeem van onmiddellijke inning. De politie blijft uiteraard de overtredingen vaststellen en ze stuurt elke avond de administratieve gegevens van de overtredingen door naar De Post. Daar worden de brieven en het bijhorende betalingsformulier afgedrukt met het logo van de politie en vervolgens verzonden naar de overtreder. Via een gestructureerde mededeling maakt De Post een link met het dossier van de politie. Eventuele betwistingen van de overtreding of het doorsturen van onbetaalde boetes blijft een taak van de politie.

Onlangs meldde de vakbond VSOA dat het computerprogramma niet goed werkt en dat niet-betalers geen herinnering krijgen, zodat ze hun straf ontlopen. De federale politie antwoordde dat het programma aangepast zou worden. Bij de lokale politie bleken er geen problemen te zijn.

Het politiecontract kadert in het beheerscontract tussen De Post en de overheid en genereert dus geen aparte omzet. Dat is wel het geval voor het contract met het EU Publications Office in Luxemburg. Dat werd toegewezen in juni 2006 na een internationale aanbesteding. “We hebben dit gewonnen van de grootste Europese postoperatoren,” zegt Dirk Oosterlinck trots. De Post zorgt voor de internationale zendingen van de officiële EU-publicaties die meer dan 50 gram wegen. Dat betekent een volume van 8 miljoen stuks per jaar. Het gaat om een contract van twee jaar, dat eenmalig verlengbaar is. Het levert De Post een omzet van 9 miljoen euro per jaar op.

Nog meer op komst

De Post heeft ook enkele eenmalige grote contracten gesloten: de verdeling van de spaarlampen voor Netmanagement (nu Eandis), de verdeling van de spaardouchekoppen voor Nuon of de verdeling van de elektronische identiteitskaartlezers aan twaalfjarigen voor Zetes in opdracht van Fedict.

De Post zorgt telkens voor veel meer dan louter verzending. Het beheert de hele logistieke keten. Hoeveel al die contracten bijbrengen aan de werkgelegenheid, is moeilijk in te schatten. Eens ze lopen, gaan de projecten in de normale business van de postbestelling. “Het is dus moeilijk te becijferen hoeveel extra jobs er gecreëerd worden, maar voor de filialen is het zeker een van de motors,” zegt Dirk Oosterlinck. “Ze genereren inkomsten en dat zal nog groeien in de toekomst.”

Probleem is dat België erg conservatief is op het vlak van outsourcing, onder meer onder syndicale druk. “Onze belangrijkste uitdaging is dan ook onze klanten te overtuigen dat outsourcen een goede zaak is,” weet Oosterlinck. De verkopers van De Post gaan alleszins actief op zoek naar nieuwe contracten. “Er lopen nog biedingen en er zullen nog contracten volgen,” aldus Oosterlinck. “We werken hier in volle concurrentie. Ons grote pluspunt is dat we een geïntegreerde oplossing kunnen bieden. We hebben nog niet veel deals verloren. Ons enige nadeel is dat we geen deel uitmaken van een internationale groep. Als een beslissing in een hoofdkwartier in New York of Tokio valt, is het voor ons moeilijker.”

Guido Muelenaer