Meer dan anders hebben bedrijven in economisch woelige tijden aandacht voor kostenbeheersing. Volgens de consultants van Expense Reduction Analysts (ERA) kunnen bedrijven gemiddeld een vijfde van hun kosten reduceren.
De Bel-20-bedrijven verspillen 4 miljard euro per jaar. Tenminste, dat berekende Expense Reduction Analysts (ERA) in 2008. ERA, een netwerk van consultants gespecialiseerd in kostenbeheersing, stelde toen vast dat zijn klanten ongeveer een tiende van hun omzet spendeerden aan algemene uitgaven. Van die 10 procent kon gemakkelijk een vijfde bespaard worden. Toegepast op de Bel-20 kwam dat overeen met die 4 miljard euro.
ERA, dat ondertussen twintig jaar actief is (zie kader Negen consultants in België), hanteert nog altijd de vuistregel dat een bedrijf gemiddeld een vijfde van zijn niet-strategische uitgaven kan reduceren. Vorig jaar wisten de consultants van ERA voor rekening van hun Belgische klanten meer dan 5 miljoen euro te besparen op hun niet-strategische of overheadkosten, een stijging van een kwart vergeleken met vorig jaar.
“Zeker in crisistijden vinden ondernemingen dat kostenbeheersing een deel moet uitmaken van de bedrijfsvoering”, zegt Johan Van Delm, managing partner van ERA in België. “Dat merken wij ook in België waar de ERA-consultants zo’n 70 miljoen euro niet-strategische uitgaven in portefeuille hebben. Dat is 40 procent meer in vergelijking met vorig jaar. Een bedrijfsleider gaat ervan uit dat de vermindering van de uitgaven de snelste manier is om extra winst te genereren. Het is eenvoudiger om uitgaven te optimaliseren dan meer omzet te halen.”
Bureaus die gespecialiseerd zijn in de verlaging en de optimalisering van de kosten hebben zich in het begin van de jaren tachtig ontwikkeld. Aanvankelijk hielden ze zich vooral bezig met bedrijven in moeilijkheden. Kostenverlaging werd toen gezien als een oplossing voor afnemende prestaties. Vervolgens breidde de praktijk zich uit tot de hele privésector. Er hebben zich in de loop van de jaren steeds meer adviesbronnen voor kostenverlaging aangediend, gaande van Business Cost Management (opgericht in 1993) tot de site costkiller.net (2003). Een toenemend aantal algemene adviesbureaus pakt uit met blogs over het onderwerp en zowel bij kmo’s als grote ondernemingen slaat de boodschap aan.
Een onderzoek van ERA toont aan dat in Europa 83 procent van de bedrijven de afgelopen drie jaar hun overheadkosten hebben geanalyseerd en zo geld konden sparen. In België lag dat percentage zelfs op 91 procent. “Maar de meeste bedrijven beschikken meestal niet over de tijd en de deskundigheid voor een diepgaande analyse. Met niet-strategische uitgaven hebben we het over kostenposten als energie, kantoormateriaal, telecom, zakenreizen, schoonmaak, drukwerk en afvalverwerking. Vaak wordt ten onrechte gedacht dat de prijszetting in deze kostencategorieën al concurrentieel is en dat een besparingsanalyse niet loont. Toch kan een bedrijf hier 15 tot 25 procent besparen.”
Consultant adviseert consultant
Een concreet voorbeeld is Brussels Airlines dat een tijd op zoek was naar manieren om de inkoopmarges te reduceren zonder afbreuk te doen aan de dienstverlening. Hoewel de uitgaven in niet-strategische categorieën zoals kantoorbenodigdheden en koerierskosten streng gecontroleerd werden, had de top van de Belgische luchtvaartmaatschappij het gevoel dat het nog rendabeler kon . Daarvoor deed het een beroep op ERA. Brussels Airlines slaagde erin om in korte tijd 17 procent te besparen op kantoor- en koerierskosten.
Een ander voorbeeld is Decathlon Benelux. De marketingafdeling van de sportketen besteedde de opmaak, de druk en de distributie van promobrochures uit. Na een studie raadde ERA aan om de druk toe te vertrouwen aan een andere onderneming. Er werd prijs gevraagd bij vier aanbieders, waaronder de oorspronkelijke leverancier. Resultaat: een vijfde minder kosten of een besparing van 260.000 euro per jaar. Opvallend, een van de bedrijven in België die een beroep deden op ERA is… een consultant. Ernst & Young vroeg het beheer van zijn wagenpark met 1000 wagens te analyseren. E &Y bespaarde 250.000 euro door betere aankoopvoorwaarden te verkrijgen bij minder leveranciers.
Na de kostenbesparingen gaan de vrijgekomen middelen naar de verhoging van de winstmarge (bijna 73 %) en efficiëntie (bijna 67 %). 36,7 procent investeert deze middelen in bestaande markten en 17,9 procent investeert de middelen in O&O. Van alle Europese bedrijven gebruiken de Belgische ondernemingen de vrijgekomen middelen het meest om hun winstmarge te verhogen (85 %).
No cure, no pay
Dat er in toenemende mate een beroep wordt gedaan op consultancybedrijven valt deels toe te schrijven aan hun attractieve verloningswijze, de success fee. Ze betalen zichzelf volgens resultaat. Als ze geen besparingen opleveren, rekenen ze hun klanten niets aan. In het andere geval nemen ze ongeveer de helft, zeggen ze. “Dat is duidelijk in het voordeel van de klant. Voor hem is het winst, voor ons omzet”, zegt Van Delm. “Als de mogelijke besparingen een onvoldoende financieel volume halen, komen we zelfs niet tussenbeide. Dat is niet in ons voordeel of in dat van de klant.”
“Ook grote consultancybedrijven behalen resultaten als het over besparingen gaat. Maar ze rekenen hiervoor wel grote kosten aan, zonder te weten wat het eindresultaat zal zijn”, zegt de Brit Fred Marfleet, oprichter van ERA. “Dat is misschien haalbaar voor grote ondernemingen, maar kmo’s zijn meer op zoek naar praktische ondersteuning.”
Toch krijgen de specialisten in kostenreductie geregeld kritiek en staat hun nut ter discussie. De raadgevingen in blogs en op websites zijn vaak gewoon een kwestie van gezond verstand: ‘s nachts het licht in de kantoren uit laten, recto verso afdrukken, toestellen zo vlug mogelijk in de slaapstand zetten, enzovoort. Om zo’n advies na te komen, is nauwelijks het bezoek van een consultant nodig, zullen sommigen zeggen.
“Voor alles wat te maken heeft met gedragingen lijkt dat elementair, maar je weet niet altijd hoe je het kan doen toepassen”, voert Florent Hainaut van Bridgewater, een bedrijf gespecialiseerd in kostenreductie aan. “We geven de managers suggesties, zoals de invoering van incentives. We weten bovendien wat de best practices zijn in andere ondernemingen en ook wat werkt.”
ERA haalt het voorbeeld aan van een klant waar de consultants al drie keer tussenbeide kwamen. Het feit dat er nog altijd besparingen mogelijk zijn, verrast Van Delm niet. “Een studie van McKinsey wees uit dat in vier op de vijf gevallen een onderneming een jaar na de interventie geen besparingen meer doet. In de eerste plaats omdat het moeilijk is om het uitgangspunt te bepalen, maar ook omdat de onderneming zich op andere initiatieven gaat concentreren en de druk op de kosten afneemt.” Volgens hem doen bedrijven vaak pas een beroep op ERA nadat ze intern al een aantal wijzigingen hebben doorgevoerd. Ze verwachten dus creatievere oplossingen.
Besparen ten koste van anderen?
Er zijn ook niet-strategische kosten waarop intern moeilijk kan ingewerkt worden bij gebrek aan knowhow. Bernadette Bouckaert, countrymanager bij Alma Consulting Group Belgium, legt de nadruk op de complexiteit in de sector waarin zij werkt, de vastgoedfiscaliteit. “Het is een uiterst ondoorzichtig domein met heel weinig wetgeving. Intern kan niemand onze graad van competentie ontwikkelen. Onze strategie bestaat er dan ook in om toegevoegde waarde te bieden in zeer specifieke niches.”
Een andere kritiek is dat er bij een kostenbesparing niet overal winnaars zijn. Als een bedrijf na een bezoek van consultants kosten weet te besparen, dan is dat ten koste van de leveranciers. Van Delm ontkent dat. “Die hebben intussen begrepen dat we ook voor hen een opportuniteit vormen. In 70 procent van de gevallen blijft de leverancier op post. We zijn er vooral om de dialoog te bevorderen, om ervoor te zorgen dat de bestekken geoptimaliseerd worden. Als dat allemaal goed verloopt, nemen we ze op in onze referenties. We nemen dan opnieuw contact met hen op als we een aanbesteding doen in een ander dossier.”
ALAIN MOUTON
“Het is eenvoudiger om uitgaven te optimaliseren dan meer omzet te halen” Johan Van Delm, ERA
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier