De handigheidjes die het verschil maken

Het internet vormt het ideale platform om zelf uw zakenreizen in elkaar te knutselen. Houd er wel rekening mee dat niet alle professionals uit de sector dezelfde diensten aanbieden. Een overzicht.

Uw eigen vliegtuigplaats kiezen

Nu al wordt 30 % van alle tickets van Brussels Airlines via internet gekocht. Het papieren ticket wordt trouwens stilaan vervangen door een ‘gedematerialiseerd’ biljet. Om in de luchthaven verder te komen, zult u in de toekomst alleen maar met uw paspoort moeten zwaaien en eventueel uw instapkaart tonen, die u dan zelf op voorhand geprint hebt.

Bij Brussels Airlines is er nog een extraatje: u kunt via het internet uw plaats in het vliegtuig kiezen en reserveren. Die mogelijkheid werd eerder al geboden door Virgin Express, maar dan wel met een toeslag van 10 euro.

www.brusselsairlines.be, www.britishairways.com, www.lufthansa.com, www.airfrance.fr

Elite onder de elite

Gold, Platinum, Senator, Elite, … De luchtvaartmaatschappijen hebben graag dat hun zakenklanten zich belangrijk voelen. De maatschappijen bieden voor hun frequent flyers sowieso de volgende diensten aan: aparte check-in, toegang tot de lounge en een grotere tolerantie wat bagage betreft. Maar er zijn er ook die innoveren. Zo stellen Air France en KLM de professionals uit de petroleumsector voor om lid te worden van de Petroleum Club. Dat lidmaatschap geeft recht op kortingen bij de partners (Sofitel, Le Méridien, Hertz enzovoort) in alle bestemmingen die iets met de sector te maken hebben. Emirates en Sri Lankan bieden dan weer een specifieke dienst aan waardoor u sneller voorbij de immigratiedienst op de luchthaven van Dubai geraakt. Dankzij een eenvoudige elektronische identificatie kunt u dan de internationale zone op welgeteld 5 seconden binnen- of buitenglippen.

Maar de echte ‘must’ voor de frequent flyer is de Hon Circle, een initiatief van Lufthansa in samenwerking met Swiss en andere maatschappijen. Een lidkaart geeft u recht op een limousinedienst aan de luchthaven, een hotline die de klok rond beschikbaar is en 15 extra kilo toegestane bagage voor uw golfuitrusting! Om lid te worden van de Hon Circle moet u wel duchtig reizen: de drempel ligt op 300.000 miles per jaar.

www.miles-and-more.com, www.skywards.com, www.privilege.brusselsairlines.com, www.airfrance.fr

Luxe op de hst

Ook Thalys en Eurostar hebben getrouwheidsprogramma’s ontwikkeld die in niets moeten onderdoen voor die van de luchtvaartmaatschappijen. Met Cybelys wordt vanaf vier trips met de Thalys per jaar komaf gemaakt met het afhalen van tickets en worden het nummer van de wagon en de zitplaats per sms meegedeeld.

De Frequent Travellerkaart van Eurostar, geïnspireerd op het paspoort voor regelmatige zakenreizigers, is verkrijgbaar vanaf een bestelling van een retourkaartje van meer dan 190 euro of twee enkele reizen vanaf 95 euro tijdens de voorgaande drie maanden. Net als bij de vliegtuigpassagiers biedt het lidmaatschap voordelen die vooral gericht zijn op het instapcomfort, zoals toegang tot de businesslounge of een express check-in in tien minuten.

www.cybelys.com, www.eurostar.com

Overnachten zoals thuis

Als u op zoek bent naar een onderkomen, kunt u meestal eveneens terecht op de reserveringssites voor vliegtuig- of treintickets. Dat is echter niet altijd de goedkoopste oplossing. Om een overnachting te boeken in een grote hotelketen en toch te kunnen genieten van dezelfde flexibiliteit (geen voorschot, annulering mogelijk), kunt u beter de tussenpersonen uitschakelen en rechtstreeks reserveren op de site van de major van uw keuze, want die wil maar al te graag de bezoekers aanlokken met een veelzijdig dienstenaanbod.

Neem nu Accor: dankzij een partnership met Orange is internettoegang in alle businesshotels van de groep schering en inslag geworden. Via wifi kunt u vanop de kamer, een vergaderzaal of de bar rustig surfen en dat vanaf 4,50 euro per uur. Voor 2008 wordt bovendien een nog snellere internetverbinding beloofd.

www.accor-hotels.com, www.radisson.com, www.starwoodhotels.com

Geruststellende polissen

U bent dan wel op uw bestemming aangekomen, maar uw bagage is dat niet: uw dassen en zorgvuldig gestreken hemden bent u kwijt en u moet dringend nieuwe spullen kopen. Dekking tegen dat soort voorvallen, net als voor de annulering van de reis of de repatriëring na een ongeval, wordt zowat door elke verzekeringsmaatschappij geboden. Er is weinig verschil tussen al die producten, tenzij dan bij Touring, dat de klok rond een lijn openhoudt om in geval van probleempjes met de gezondheid het advies van een arts te kunnen inwinnen, of Aviabel, dat de dekking uitbreidt tot het risico op aanslagen of terrorisme.

A-la-carteformules zoals die van Mondial Assistance bieden het voordeel dat een dekking die al geboden wordt door bijvoorbeeld een creditcard of een bijstandsmaatschappij niet overlapt wordt, wat niet alleen kosten bespaart maar ook vermijdt dat er bij een eventuele tussenkomst conflicten optreden.

Voor vergaderzuchtigen

Voor standaardmeetings (beperkt aantal personen, overheadprojector, eenvoudige versnaperingen) is het hotel zelf vaak nog de beste leverancier van vergaderruimte. U hebt daar immers ‘all inclusive’-formules vlak bij de hand, internetverbinding, fax, telefoon en videoprojector incluis.

Als de behoeften wat ingewikkelder worden (meerdere zalen tegelijk, omvangrijker maaltijden, vestiaire enzovoort) kan een internetadresboek als www.bedouk.com u de weg wijzen naar congreszalen of seminariecentra.

Voor de kattensprongetjes

De korte verplaatsingen zijn niet altijd de gemakkelijkste. Het ideaal is gebruik te maken van de pendeldienst van het hotel. Als uw onderkomen een dergelijke dienst niet aanbiedt, denk er dan aan dat de luchthaven wellicht een privéshuttle heeft. Die zal vaak goedkoper uitvallen dan de plaatselijke taxi’s.

Een voorbeeld: Parishuttle brengt u voor 16 euro van Charles de Gaulle naar het centrum van Parijs. U moet dan wel de shuttle met minstens vijf personen delen. Er is nog een andere mogelijkheid: als lid van een ‘frequent flyer’-club kunt u allicht gebruikmaken van een pendeldienst, tenminste voor verplaatsingen van en naar de luchthaven. Wilt u tijdens uw zakenreis een specifieke trip maken, bijvoorbeeld om een industrieterrein aan te doen, dan zijn er gespecialiseerde firma’s die een limousine of een minibus met chauffeur ter beschikking stellen.

www.businessmobility.be, www.btlgroup.be, www.bejingcarservice.net (CHINA), www.parishuttle.com

Nog iets vergeten?

Hoe laat is het in Bangkok? Welke inentingen heb ik nodig voor Zuid-Afrika? Hoeveel staat de Canadese dollar? Antwoorden op dergelijke vragen vindt u op een heleboel sites. Een van de meest praktische webstekken voor reizen met verschillende tussenlandingen is www.bcdtravel.be (rubriek travel tools).

Door Gilles Quoistiaux en Jo Jacoby