Boekenbank: achter de schermen van het boekenvak

De Boekenbank brengt uitgevers, distributeurs en boekhandelaars samen op het net. Een prestatie die jaloerse blikken vanuit Nederland én goud bij de ICT Trends Awards 2004 oplevert.

Jarenlang droomden Vlaamse boekenverkopers van de Nederlandse situatie, waar het Centraal Boekhuis – een servicebedrijf opgezet door de sector zelf – voor de verspreiding van bijna alle beschikbare boeken zorgt. Met één contact en één bestelbon heeft elke boekhandel meteen toegang tot de producten van meer dan 500 uitgeverijen. “Het Nederlandse model is weliswaar aanlokkelijk voor boekhandels, maar weinig interessant voor distributeurs. Die zien een echte centralisatie niet zitten,” weet Jef Maes, projectleider bij de sectorvereniging Boek.be.

Alleen internet kon de Vlaamse partijen samenbrengen. Op 1 januari 2000 werd Boekenbank gelanceerd, een project dat alle informatiestromen samenbrengt. Boekenbank maakt daarvoor gebruik van een centrale databank die informatie bevat over beschikbare titels. Men komt er bijvoorbeeld te weten hoeveel bladzijden een nieuw boek telt, wie het schreef en bij welke van de 60 tot 70 Vlaamse leveranciers het boek te verkrijgen is. Die laatste informatie is zelfs niet meer relevant. Boekverkopers kunnen hun order immers ingeven via de site, waarna achter de schermen het puzzelwerk begint. De informatie wordt automatisch doorgespeeld naar de betrokken partijen. Of twintig titels nu uit één magazijn moeten komen of van bij twintig verschillende distributeurs, de boekenverkoper merkt geen verschil. “Op commercieel en logistiek vlak hoeft er niets te veranderen, alleen verloopt de informatieverlening veel sneller en doorzichtiger,” legt Maes uit. “Kortom, één centraal informatie- en bestelsysteem, gecombineerd met een decentrale levering.”

Waarom Boekenbank werkt

Boekenbank kende een voorloper in de jaren negentig, het Centraal Informatie- en Bestelsysteem ( CIBS). Maes blikt terug: “Er ontbrak vooral een neutrale partij die de belangen van elke deelnemer kon verdedigen.” CIBS kende een sluimerend bestaan tot het einde van de jaren negentig. “Toen werden we geconfronteerd met de millenniumbug, een goede aanleiding om opnieuw na te denken over de rol van informatica in ons vak. Omdat internet ondertussen een vaste waarde geworden was, opteerden we voor een herlancering van CIBS onder de naam Boekenbank.be. Vier jaar later stellen we met plezier vast dat we onze Nederlandse collega’s voorbijgestoken hebben als het over de informatisering van de boekensector gaat. Het is een succesverhaal omdat we de drie partijen en hun specifieke verwachtingen op één platform hebben kunnen samenbrengen met voordelen voor elk van hen.”

Na 1 januari 2000 werden almaar nieuwe functies toegevoegd. Jef Maes wijst onder meer op de automatische verwerking van een aantal administratieve verplichtingen. De databank wordt zelfs gebruikt voor het aanvragen van een ISBN-nummer (een uniek identificatienummer voor elke titel) en het bijhouden van informatie over reproductierechten.

Informatie uit Boekenbank komt ook in de Boekenbrief terecht, een gratis nieuwsbrief voor het grote publiek, die maandelijks bijna 15.000 verstokte lezers bereikt. “Een mooi marketinginstrument,” meent Maes, die het ook een prima manier vindt om de informatie correct en up-to-date te houden: “Uitgevers weten dat de door hen ingevulde fiches ook naar potentiële kopers verstuurd worden.”

Wie betaalt en wie verdient eraan?

Boekenbank werd gerealiseerd door ABSI, een Brusselse ontwikkelaar van e-businesstoepassingen. “We hadden ook zelf informatici in dienst kunnen nemen, maar vonden het beter om onze eigen knowhow van het vak te combineren met de technische kennis van een externe partner,” aldus Jef Maes. Boekenbank werkt met een jaarlijks budget van 1,8 miljoen euro. Twee derde van de kosten wordt door de uitgevers en distributeurs gedragen, een derde door de boekverkopers.

De individuele bijdrage wordt berekend aan de hand van de omzet en loopt uiteen van ongeveer 200 tot 2000 euro. “Hoe meer deelnemers Boekenbank telt, hoe interessanter het project voor iedereen wordt. Daarom willen we de bijdrage bewust laag houden,” vertelt Jef Maes. Het is een investering die zichzelf snel terugbetaalt: “Bij het aanvragen van een ISBN-nummer op de klassieke manier komt heel wat papierwerk kijken. Boekenbank maakt dat allemaal overbodig en bespaart uitgevers zo al snel 5 euro per titel. Ook het elektronisch verwerken van bestellingen zorgt voor reële besparingen. Momenteel krijgen grotere distributeurs al 40 tot 75 % van hun bestellingen via Boekenbank binnen.” Binnenkort kunnen boekhandels via Boekenbank ook de status van hun bestellingen bekijken. In een latere fase moet elektronische facturatie mogelijk worden.

Boek kopen of uitlenen?

Ondertussen wordt gepraat met de Franstalige tegenhanger. “In Franstalig België is de situatie complexer omdat men daar cultureel sterk op Frankrijk gericht is, maar tegelijkertijd een eigen commerciële politiek en prijzenbeleid volgt. Uiteindelijk werd La Banque des Livres uitgewerkt op basis van een Frans platform. We streven ernaar dat de Vlaamse boekhandel automatisch toegang krijgt tot La Banque des Livres en omgekeerd.”

Ook met de Vlaamse bibliotheken worden de banden aangehaald. Momenteel werkt de overheid aan een nieuwe centrale catalogus. Bedoeling is om de informatie over nieuwe boeken niet onnodig te dupliceren en de bibliotheken toegang te geven tot Boekenbank. “Uiteindelijk is dit ook een marketinginstrument. Lezers kunnen op Boekenbank terecht voor informatie over titels en dan beslissen of ze het boek willen kopen of uitlenen. In het eerste geval plaatst men via de site een bestelling bij een lokale boekhandel, in het tweede geval zoekt men op in welke bibliotheek het boek te verkrijgen is,” schetst Maes. Een situatie die werkelijkheid wordt in 2007 of 2008.

Raphael Cockx