Inschrijvingen staatsbon verwerken: hoe gebeurt het en zijn fouten mogelijk?

Van 1 tot met 3 september handelt de Dienst van de Grootboeken alle inschrijvingen van de staatsbons af. Op 4 september moet dan het bedrag te zien zijn in uw onlineportefeuille. Maar is het “nachtwerk” waar topman Jean Deboutte over spreekt, gevoelig voor fouten?

“De mails komen met tientallen tegelijk binnen en de telefoon staat nog steeds niet stil”, zegt Jean Deboutte, directeur van het Agentschap van de Schuld. Het is voor hem just another day at the office sinds vorige week het startschot werd gegeven voor de inschrijvingen van de eenjarige staatsbon.

Hij en zijn personeel schrikken niet terug voor het nachtwerk dat hun te wachten staat van 1 tot en met 3 september. Handmatig moeten ze een deel van de inschrijvingen voor de staatsbon koppelen aan overgeschreven bedragen om de aankoop te voltooien. Inschrijven voor de staatsbon kan tot en met 31 augustus. Vanaf 1 september moet het bedrag op de rekening van het agentschap van de schuld zijn geschreven.

“Als mensen de overschrijving maken met een correcte gestructureerde mededeling, dan gebeurt het koppelen van de inschrijving met de overschrijving automatisch”, legt Deboutte uit. “Dat gebeurt gelukkig bij de overgrote meerderheid van de inschrijvingen, maar een perfecte wereld bestaat natuurlijk niet.”

Is het handmatig werk dat u verricht gevoelig voor fouten?

JEAN DEBOUTTE. “De meest voorkomende reden dat we tussenbeide komen, is dat een fout in de gestructureerde mededeling is geslopen of dat ze ontbreekt. Dan koppelen we de aankoop handmatig aan de inschrijving. Dat zal in de meeste gevallen zonder problemen lukken met de gegevens die we hebben, maar het kost wel tijd. Dit keer hebben we meer dan honderdduizend inschrijvingen, dus de kans dat toch één iemand minder goed bediend wordt, is natuurlijk wel groter dan vroeger.”

Wat zijn nog omstandigheden die voor manueel werk zorgen?

DEBOUTTE. “Als we geld te laat ontvangen, zullen we het bedrag logischerwijs terugstorten. Net als wanneer er geen inschrijving is, maar er wel is overgeschreven. In het omgekeerde geval, wanneer we een inschrijving opmerken zonder geldstorting, dan beschouwen die als inactief.

“En dan zijn er nog situaties waarbij mensen denken dat een overschrijving niet gelukt is, en ze meerdere overschrijvingen hebben gedaan voor één inschrijving. Dan storten we het teveel terug.

“Er zijn heel wat verschillende situaties mogelijk. Een overschreven bedrag kan ook helemaal niet overeenkomen met de inschrijving. In al die gevallen is de fout niet meer recht te zetten, want er is een duidelijke deadline. Dat was ook al zo bij de eerdere uitgiftes. Het zal voorkomen dat we in de loop van het weekend telefonisch contact opnemen met mensen, om de zaken uit te klaren. We hebben de voorbije dagen ook al regelmatig zelf contact gezocht met mensen.”

U zegt dat de banken uw agentschap extra werk bezorgen, doordat meerdere inschrijvingen per klant gebeuren.

DEBOUTTE. (Snel) “We zijn zelfs al gebeld door bankbedienden – terwijl de klant bij hen zit – met de vraag een inschrijving te annuleren, omdat ze een fout hebben gemaakt. Het is jammer dat het voor sommige banken moeilijk blijkt hun limieten op overschrijvingen uit te breiden. Dat bezorgt hun klanten stress, en dat is ook voor ons niet prettig om te horen.

‘Met de Leterme-bon hebben we drie maanden lang de inschrijvingen verwerkt. Met 3.000 rechtstreekse inschrijvingen zouden we vandaag lachen’

Jean Deboutte, directeur van het Agentschap van de Schuld

“Sommige mensen doen daardoor meerdere inschrijvingen en het kost ons meer tijd om die in goede banen te leiden. Zulke gesplitste bedragen bij overschrijvingen kunnen we wel samenvoegen, maar het is eigenlijk niet de bedoeling.”

Hoe weten mensen of de aankoop van staatsbons is gelukt?

DEBOUTTE. “Vanaf 4 september moet het bedrag verschijnen in het gedeelte ‘Portefeuille’ op de website van de Dienst van de Grootboeken. De mensen controleren ook het best voor het verstrijken van de deadline of het bedrag van hun rekening is gegaan.

“Maar ik wil benadrukken dat het grootste deel geautomatiseerd gebeurt. In de tijd van de Leterme-bon was dat anders. Toen hebben we drie maanden lang de inschrijvingen verwerkt. Met 3.000 rechtstreekse inschrijvingen zouden we vandaag lachen.”

Lees ook: