Administratieve last UBO-meldingsplicht is een doorn in het oog

Bedrijven, verenigingen en stichtingen moeten aan de overheid melden wie bij hen de touwtjes in handen heeft. Dat gebeurt via het UBO-register. Sinds 11 oktober 2020 gelden er bijkomende verplichtingen.

Het UBO-register werd vorig jaar in het leven geroepen als wapen in de strijd tegen witwaspraktijken, fraude en terrorisme. In dat register moeten vennootschappen en andere juridische entiteiten aangeven wie hun ‘uiteindelijke begunstigden’ of ‘ultimate beneficial owners’ (kortweg UBO) zijn. Dat zijn niet alleen de oprichters en de bestuurders, maar ook de aandeelhouders die meer dan 25 procent van de effecten in handen hebben. Deze meldingsplicht wordt door Europa opgelegd in alle lidstaten.

“De verplichting om bewijsstukken te verstrekken is een onontbeerlijke maatregel om de transparantie van rechtspersonen en juridische constructies te vergroten”, zegt Florence Angelici, woordvoerder van de FOD Financiën. “Ze draagt ook bij tot de bestrijding van het witwassen van geld en de financiële criminaliteit, en beschermt ons financiële stelsel, onze instellingen en onze democratie. Deze verplichting wordt dan ook door alle regelgevende instanties in Europa als een noodzakelijke en logische maatregel aanvaard.”

De regels voor de oprichting van het UBO-register in ons land werden al vastgelegd in de antiwitwaswet van 18 september 2017. De deadline voor de eerste effectieve inschrijving was aanvankelijk 31 maart 2019, maar die werd nog twee keer uitgesteld – eerst tot 30 september en daarna tot 31 december. De registratie gebeurt via een onlinetoepassing op het MyMinfin-portaal. Ook uw accountant kan dit via een mandaat in orde brengen. Toch heeft één op de tien Belgische ondernemingen zich tot op heden nog altijd niet geregistreerd, aldus de Federale Overheidsdienst Financiën.

Digitaal aandelenregister

Vennootschappen die gebruikmaken van het digitaal effectenregister eStox – dat een tool van de Federatie van het Notariaat (Fednot) en het Instituut van de Belastingadviseurs en Accountants (ITAA) – hoeven in principe niet wakker te liggen van deze verplichting. Van hieruit worden de vereiste inlichtingen over de uiteindelijke begunstigden namelijk automatisch verzonden naar het UBO-register. Toegang tot eStox verkrijgt u via uw accountant, belastingadviseur of notaris. Die zorgt dan voor het digitaliseren van het bestaande effectenregister in zijn papieren vorm.

“Het elektronisch aandelenregister geeft zekerheid over wie de aandeelhouders zijn, sinds wanneer dat het geval is, hoe zij hun effecten gekregen hebben en welke participatie ze precies bezitten”, klinkt het bij Fednot. “De accountant of de notaris garandeert een correcte registratie of wijziging van de informatie. Deze werkwijze verlicht de administratieve verplichting voor de bestuurders. De gegevens worden elektronisch bijgehouden, waardoor ze altijd toegankelijk zijn, steeds up-to-date zijn en niet meer verloren kunnen gaan.”

“De registratieverplichting blijft evenwel de eindverantwoordelijkheid van de bestuurders, ongeacht de wijze waarop de registratie is uitgevoerd”, benadrukt Florence Angelici van de FOD Financiën.

‘Administratieve rompslomp’

Het Instituut van de Belastingadviseurs en Accountants maakte begin november de resultaten bekend van zijn jaarlijkse bevraging bij bijna 2.000 leden. Uit deze ITAA-barometer blijkt dat zij de UBO-registratie beschouwen als de meest frustrerende administratieve rompslomp. Maar liefst 84 procent zet die verplichting op nummer één in de lijst. Verrassend is dat de formaliteiten rond de coronamaatregelen slechts op de derde plaats komen (70 procent). De administratie omtrent de antiwitwaswetgeving staat op nummer twee (72 procent).

De Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) hekelde eerder al de bijkomende administratieve lasten voor bedrijven die gepaard gaan met de UBO-registratie. De totale kostprijs voor Belgische ondernemingen loopt op tot 55,1 miljoen euro. In het rapport lezen we ook dat 55 procent van 1.000 bevraagde Unizo-leden de registratie uitbesteedt. Wie het zelf doet, doet daar gemiddeld 54 minuten over. Dat is opmerkelijk, want volgens een YouTube-video van de FOD Financiën kan het in minder dan vijf minuten.

Diezelfde FOD Financiën betwist overigens het verslag van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging. “De gepubliceerde cijfers stemmen niet overeen met de recentere gegevens die wij aan deze instelling heeft meegedeeld”, klinkt het. “Bovendien kunnen ondernemingen, (i)vzw’s en stichtingen zich bij de registratie van hun uiteindelijke begunstigden gratis en telefonisch door ons laten begeleiden. Dit proces duurt slechts enkele minuten, afhankelijk van de situatie en van het feit of alle informatie beschikbaar is. Rechtstreeks contact opnemen kan via e-mail of telefonisch op 02/572.57.57.”

Bijkomende verplichting

Sinds 11 oktober 2020 geldt bovendien een extra verplichting in het kader van de UBO-registratie. U moet nu ook elk document toevoegen dat aantoont dat de informatie over de uiteindelijke begunstigden in het register ‘toereikend, accuraat en actueel’ is. Telkens als in dit register aanpassingen worden doorgevoerd, moet u dus via de MyMinfin-toepassing de bewijzen daarvan uploaden. Denk aan aandeelhoudersregisters, overzichten van aandeelhoudersstructuren, aandeelhoudersovereenkomsten en uittreksels uit schenkingsakten.

Bedrijven of entiteiten die vóór 11 oktober 2020 al in het UBO-register opgenomen waren, hebben tot 30 april 2021 de tijd om deze documenten op te laden. Wie zijn registratie na 11 oktober 2020 in orde brengt, moet ze meteen toevoegen.

“De cijfers uit onze barometer houden nog geen rekening met deze bijkomende verplichting”, zegt Bart Van Coile, voorzitter van het ITAA. “In de plaats van overbodige en kostelijke formaliteiten af te bouwen, wordt de UBO-registratie steeds meer hét voorbeeld van administratieve rompslomp. We roepen de nieuwe regering dan ook met aandrang op om werk te maken van een vereenvoudigde registratie.” Het ITAA beraadt zich ook om deze nieuwe formaliteiten aan te vechten bij de Raad van State.

‘Vooral positieve feedback’

De FOD Financiën is het niet eens met deze kritiek. “De recente wijzigingen werden ingevoerd om de transparantie van rechtspersonen en juridische constructies verder te vergroten en de financiële criminaliteit nog doeltreffender te bestrijden”, zegt Florence Angelici. “Uit de directe contacten tussen onze administratie en de praktijk leiden wij vooral positieve feedback af. Na de eerste registratie en het verzamelen van de vereiste documenten zien gebruikers het gemak en de snelheid als belangrijke troeven van het UBO-register.”