De eerste stap is het identificeren van alle mogelijke communicatie en samenwerking binnen een bedrijf en binnen het management- en bestuursniveau van dat bedrijf. Hoe verloopt het momenteel, hoe kan het beter en hoe maken we het future-proof? Hoe worden documenten gedeeld, kan er papierloos vergaderd worden? Wie kan op welke manier bestuursdocumenten raadplegen? Hoe wordt een (digitale) vergadering voorbereid en georganiseerd?

De tweede stap is de controle van de beveiliging van deze manier van werken. Welke hardware en software wordt er gebruikt? Waar zitten de zwakke plekken in het systeem? Zo gaat u automatisch naar de volgende stap: welke risico's zijn er en wat zijn de gevolgen wanneer bepaalde risico's realiteit worden? Wat als uw raad van bestuur een overname bespreekt, en dit lekt uit? Of wat wanneer een herstructurering van het bedrijf te snel bekend raakt bij het personeel?

Met deze analyse in de hand kan vervolgens gezocht worden naar de best mogelijke oplossingen voor iedere handeling en ieder soort informatie.

Gratis

De grote jongens in de tech-wereld bieden heel wat gratis apps en programma's aan: om documenten te bewaren en te delen en om met elkaar te communiceren. Deze online tools zijn zeker geschikt voor heel wat toepassingen.

Een raad van bestuur heeft echter andere noden. Er worden documenten gedeeld, berichten uitgewisseld en stemmingen georganiseerd. Dit alles moet veilig kunnen en moet op een efficiënte, vlotte, gebruiksvriendelijke manier kunnen.

Welke vragen moeten bestuurders zich stellen over de tools die ze moeten/zullen gebruiken? Ten eerste, wordt alle informatie versleuteld? Door 'gewone teksten' om te zetten in code, zijn die teksten veel minder kwetsbaar voor alle vormen van cyber-attacks wanneer ze gecommuniceerd (verplaatst) worden. Ook het gebruik van andere beveiligingstechnieken is belangrijk, zoals de mogelijkheid om boodschappen terug te trekken of documenten enkel in 'view-only' weer te geven.

De tweede vraag is of die tools allemaal geïntegreerd zijn. Er is het document management system, de uitwisseling van berichtjes, eventueel een chatfunctie, stemregistratie. Wanneer alle info her en der verspreid wordt, stijgt de kans op lekken. Een geïntegreerd systeem beantwoordt ook makkelijker aan de derde prioriteit: gebruiksvriendelijkheid. Kunnen de leden van uw raad van bestuur snel aan de slag met de diverse tools en kunnen die bestuurders doen wat ze willen doen?

Niet alleen de informatie moet beveiligd worden, ook de toegang moet gecontroleerd worden. Wie krijgt welke rechten in het systeem? Waar wordt de informatie bewaard? Wat wanneer een portable vergeten wordt op hotel of trein, kan de informatie dan gewist worden, op afstand?

Digitale bestuursvergaderingen zijn een onderdeel van de toekomst, van de manier waarop we in de toekomst zullen werken. 'Secure work' vraagt daarom aandacht voor de digitale risico's. Aandacht ook op het hoogste niveau van een organisatie.

Dirk De Wilde

Diligent werd wereldberoemd met zijn boardportal, software waarin alle handelingen van raden van bestuur veilig en efficiënt verlopen. Intussen is de dienstverlening opgeschaald tot de zogenaamde Governance Cloud, een volledige, digitale omgeving om organisaties optimaal te besturen. 'Secure Work' is daar een onderdeel van. Hier leert u er meer over. Diligent Boards is gekoppeld met onder meer Diligent Messenger en Diligent Secure File Sharing & Meeting Workflow.

De eerste stap is het identificeren van alle mogelijke communicatie en samenwerking binnen een bedrijf en binnen het management- en bestuursniveau van dat bedrijf. Hoe verloopt het momenteel, hoe kan het beter en hoe maken we het future-proof? Hoe worden documenten gedeeld, kan er papierloos vergaderd worden? Wie kan op welke manier bestuursdocumenten raadplegen? Hoe wordt een (digitale) vergadering voorbereid en georganiseerd?De tweede stap is de controle van de beveiliging van deze manier van werken. Welke hardware en software wordt er gebruikt? Waar zitten de zwakke plekken in het systeem? Zo gaat u automatisch naar de volgende stap: welke risico's zijn er en wat zijn de gevolgen wanneer bepaalde risico's realiteit worden? Wat als uw raad van bestuur een overname bespreekt, en dit lekt uit? Of wat wanneer een herstructurering van het bedrijf te snel bekend raakt bij het personeel?Met deze analyse in de hand kan vervolgens gezocht worden naar de best mogelijke oplossingen voor iedere handeling en ieder soort informatie.De grote jongens in de tech-wereld bieden heel wat gratis apps en programma's aan: om documenten te bewaren en te delen en om met elkaar te communiceren. Deze online tools zijn zeker geschikt voor heel wat toepassingen.Een raad van bestuur heeft echter andere noden. Er worden documenten gedeeld, berichten uitgewisseld en stemmingen georganiseerd. Dit alles moet veilig kunnen en moet op een efficiënte, vlotte, gebruiksvriendelijke manier kunnen.Welke vragen moeten bestuurders zich stellen over de tools die ze moeten/zullen gebruiken? Ten eerste, wordt alle informatie versleuteld? Door 'gewone teksten' om te zetten in code, zijn die teksten veel minder kwetsbaar voor alle vormen van cyber-attacks wanneer ze gecommuniceerd (verplaatst) worden. Ook het gebruik van andere beveiligingstechnieken is belangrijk, zoals de mogelijkheid om boodschappen terug te trekken of documenten enkel in 'view-only' weer te geven.De tweede vraag is of die tools allemaal geïntegreerd zijn. Er is het document management system, de uitwisseling van berichtjes, eventueel een chatfunctie, stemregistratie. Wanneer alle info her en der verspreid wordt, stijgt de kans op lekken. Een geïntegreerd systeem beantwoordt ook makkelijker aan de derde prioriteit: gebruiksvriendelijkheid. Kunnen de leden van uw raad van bestuur snel aan de slag met de diverse tools en kunnen die bestuurders doen wat ze willen doen?Niet alleen de informatie moet beveiligd worden, ook de toegang moet gecontroleerd worden. Wie krijgt welke rechten in het systeem? Waar wordt de informatie bewaard? Wat wanneer een portable vergeten wordt op hotel of trein, kan de informatie dan gewist worden, op afstand?Digitale bestuursvergaderingen zijn een onderdeel van de toekomst, van de manier waarop we in de toekomst zullen werken. 'Secure work' vraagt daarom aandacht voor de digitale risico's. Aandacht ook op het hoogste niveau van een organisatie.Dirk De Wilde