Succesvolle offertes hebben een goede structuur

Omvangrijke of ingewikkelde offertes moeten voor de klant heel toegankelijk zijn. Welke elementen bieden houvast?

– Als uw offerte meer dan vijf pagina’s telt en veel verschillende elementen bevat, is een inhoudsopgave een must.

– Bij lange en ingewikkelde offertes is een samenvatting soms noodzakelijk, vooral als over uw offerte moet worden beslist door managers die weinig van de technische merites van uw voorstel afweten.

– Een inleiding kan de herkenning van de structuur bevorderen.

– Splits de offerte in een begeleidingsbrief en een (aantal) bijlage(n). In de brief kunt u verwijzen naar de hoofdpunten van de offerte.

– Met titels en tussentitels kunt u de rode draad van uw tekst ondersteunen en voor de klant zichtbaar maken.

– Behandel per alinea slechts één thema. Zet de belangrijkste informatie in de eerste regel.

– Gebruik typografische middelen om de structuur te verduidelijken, zoals vet, cursief en onderlijnen. Zo kunt u kernwoorden of kernpassages accentueren.

Bron: Ron Plattel, ‘Succesvolle offertes’